Situation et position : Basé à Luanda, le poste est sous la responsabilité hiérarchique directe de la Coordinatrice des Fonctions Transversales (CFT) de l'Unité Support Projets (USP) et en liaison avec les services financiers et administratifs du siège à Paris. L'USP est composée des services achats, logistique, finances et ressources humaines, nécessaires à la mise en œuvre des projets.

En collaboration avec la CFT, elle/il interviendra au sein du bureau de Luanda dans le but de décentraliser les services sur le terrain. Ses principales responsabilités sont :

• La.le responsable administratif et financier assure le management du pôle administratif et financier de l'USP, et est en lien fonctionnel avec la direction des affaires financières du siège.
• La.le responsable administratif et financier est chargé.e de mettre en place un service administratif et financier efficace pour les projets.
• Elle/il est chargé.e de l’application et du suivi des procédures de gestion administrative et financière au niveau du pays, ainsi que du déploiement efficace des outils (Sage X3) et des nouveaux outils de gestion interne
• Elle/il doit maîtriser l’ensemble des règles et bonnes pratiques financières, de la gestion de la trésorerie à l’émission des rapports financiers.
• Elle/il supervise l’équipe administrative et financière (caissier, comptable, responsable financier, RH, etc.)
• Elle/il est responsable de la gestion de la trésorerie (transferts d’argent, paiements aux donateurs, etc.) au niveau du bureau.
• Elle/il est chargé(e) de préparer les rapports financiers internes et externes et les audits y afférents.
• Elle/il est chargé.e du suivi du budget de l’USP.
• Elle/il supervise la gestion administrative du bureau (procédures, archivage, factures, obligations administratives nationales, etc.)

Missions détaillées : 

En lien constant avec les équipes projets, les missions principales du/de la Responsable administratif et financier sont les suivantes : 

1. Gestion financière et budgétaire :
   -    Assurer la disponibilité des informations contractuelles et financières ;
   -    Préparer et suivre le suivi financier, selon les formats établis à Expertise France ;
   -    Contrôler le suivi financier mensuel (affectation des dépenses, consommations, prévisions, etc.) ;
   -    Assurer la préparation des rapports internes sur une base mensuelle pour les chefs de projet ;
   -    Assurer la préparation des rapports externes (bailleurs de fonds) ;
   -    Préparer et soutenir tout audit ou contrôle ;
   -    Assister les exercices budgétaires mensuels et annuels des projets (budget initial, budget révisé et prévisions d'atterrissage) ;
   -    Suivre les allocations analytiques des centres de coûts et du personnel pour les différents projets ;
   -    Proposer et mettre en œuvre les contrôles nécessaires pour assurer la fiabilité des données financières ;
   -    Soutenir les projets dans la préparation de leurs prévisions de dépenses ;
   -    Assister le CFT et le personnel opérationnel dans la préparation des budgets pour les nouveaux projets ou les amendements budgétaires ainsi que pour les analyses internes de rentabilité ;
   -    Assurer le suivi financier et comptable des subventions ;
   -    Superviser la gestion des salaires.

2. Gestion de la comptabilité : 
   -    Veiller à la mise en œuvre des procédures de paiement et des bonnes pratiques d'enregistrement comptable ;
   -    Contrôler les journaux de banque et de caisse, y compris la mise en œuvre de contrôles inopinés ;
   -    Préparer et envoyer le dossier comptable mensuel au service Trésorerie du siège d'Expertise France ;
   -    Contrôler les pièces comptables avant leur envoi au siège ;
   -    Vérification de la cohérence des données comptables (description, codes comptables, codes analytiques, taux de change, etc : ERP et fichiers Excel) ;
   -    Superviser le contrôle des pièces comptables ;
   -    Assurer le respect de la politique d'archivage des documents comptables ;
   -    Préparer les documents de clôture comptable mensuels, trimestriels et annuels ;
   -    Effectuer les clôtures comptables semestrielles avec l'équipe administrative et sous la supervision du CFT (dépenses engagées et imputations analytiques et comptables, dons en nature, immobilisation de matériel, etc.).

3. Gestion des comptes bancaires :
   -    Superviser l'élaboration des prévisions de trésorerie pour chaque projet ;
   -    Après validation par la CFT, les envoyer au siège et suivre la réception des fonds avec le comptable-trésorier.

4.  Gestion Administrative : 
   -    Superviser et contrôler la mise en œuvre des règles et procédures administratives, financières et RH ;
   -    Proposer et participer à l'élaboration ou à l'amélioration des procédures administratives ;
   -    Superviser et contrôler le respect du calendrier administratif ;
   -    Superviser l'archivage physique et numérique ;
   -    Assurer le suivi des contrats de bureau (location, accords-cadres, etc.) en collaboration avec le service des achats et les services concernés du siège ;
   -    Apporter un soutien aux équipes logistiques et achats (procédures, évaluation, négociation, etc.) ;
   -    Suivre l'évolution des lois et politiques comptables et financières nationales ;
   -    Coordonner les déclarations et le paiement des taxes ;
   -    Assister la CFT dans la préparation et le développement de projets.

5.  Gestion d’équipe et management : 
   -    Préparer et suivre les calendriers pour les équipes administratives et financières ; 
   -    Évaluer les performances du personnel sous sa supervision directe ;
   -    Superviser la bonne mise en œuvre des plannings de son équipe ;
   -    Former les équipes administration-finance aux procédures ;
   -    Organiser des ateliers de formation sur des thèmes en fonction des besoins identifiés;
   -    Participer au briefing des nouveaux arrivants.