Basé·e à Paris et sous la supervision du chef de projet MEET Africa 3, basé également à Paris, le·la chargé·e SERA et appui opérationnel aura pour principaux objectifs :

·       Contribuer à la gestion et à la mise en œuvre effective et efficace du projet en mettant en place la stratégie de suivi-évaluation du projet et en en assurant la mise en œuvre en conformité avec les exigences de la politique SERA d’Expertise France et en lien avec les partenaires institutionnels et opérationnels ;

·       Assurer l’appropriation et l’utilisation des outils de suivi-évaluation par les parties prenantes ;

·       Appuyer la gestion administrative, budgétaire et logistique dans le cadre de la mise en œuvre opérationnelle de l’ensemble des phases du cycle de projet. 

Les principales missions confiées au/à la chargé·e SERA et appui opérationnel sont les suivantes :

1)    Volet SERA

Mise en place du dispositif de suivi-évaluation

·       Participer à la finalisation du cadre méthodologique et des outils de suivi et d’analyse du projet (revue de la théorie du changement et du cadre logique, mise en forme du fichier de suivi des indicateurs), dans le respect des obligations contractuelles dont le cadre logique ;

·       Rédiger et mettre à jour continuellement le plan SERA ;

·       Planifier et coordonner l’étude baseline ;

·       Participer à la préparation des réunions techniques de coordination ;

·       Appuyer l’organisation des missions terrain de supervision.

Collecte de données

·       Appuyer le démarrage de la collecte des données (qualitatives et quantitatives) et du renseignement des outils par les personnes et structures concernées ;

·       Assurer la compilation des données collectées et leur saisie dans les bases de données dédiées sur une base mensuelle ;

·       Vérifier la cohérence et la qualité des données collectées ;

·       Détecter les données manquantes ou les redondances et proposer les améliorations possibles.

Analyse des données

·       Formaliser la sortie des données sous forme de notes synthétiques incluant des éléments d’analyse (y compris sous format digital) ;

·       Suivre le niveau d’atteinte des résultats du projet ;

·       Alerter le chef de projet sur les problèmes rencontrés et les retards potentiels et proposer des ajustements pour améliorer la pertinence et l’efficacité de notre intervention en fonction des résultats obtenus.

Reporting

·       Veiller à la régularité des rapports techniques des partenaires de mise en œuvre du projet, des bénéficiaires et des experts ;

·       Rendre compte périodiquement du déroulement des activités menées par les différents acteurs de mise en œuvre du projet ;

·       Produire des rapports de suivi trimestriel ;

·       Participer à la rédaction des rapports bailleurs.

Archivage des données

·       Mettre en place le classement des questionnaires, des données informatiques, les synthèses et les rapports ;

·       Sauvegarder régulièrement les données saisies et les résultats.

Evaluation

·       Contribuer à la planification et à la mise en œuvre des évaluations externes, intermédiaire et finale : rédaction des termes de référence, recrutement des consultants, pilotage…

Capitalisation

·       En lien avec le chef de projet, contribuer à la démarche de capitalisation et d’amélioration des méthodes, outils et pratiques en matière de suivi-évaluation du projet ;

·       En lien avec le chef de projet, appuyer la capitalisation des acquis du projet, y compris à travers des supports de communication, ainsi que leur dissémination ;

·       Former/briefer l’équipe projet aux techniques de suivi-évaluation et leur apporter un soutien sur ces thématiques au quotidien.

2)    Volet appui opérationnel

Gestion logistique

·      Assurer et/ou appuyer l’organisation logistique d’événements (comités de pilotage, événements/ateliers, missions, voyages d'études...) ;

·      Contribuer à programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions en lien avec les interlocuteurs concernés : déplacements (ordre de mission, billets d’avion…), hébergement, per diem, visa,etc. ;

·      Gérer un portefeuille de prestataires : pré-identification, suivi des prestations, négociation des devis, traitement de la facturation (hôtel, repas, services de traduction, etc.) ;

·      Appliquer les procédures d’achat interne et externe.

Gestion administrative/contractuelle

·       Gérer les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle du projet (rédaction de termes de référence, analyse des candidatures, PV…) ;

·       Appuyer la préparation des appels d’offre et des marchés publics/subventions ;

·       Participer aux processus de recrutement des experts ;

·       Préparer les contrats d’expertise et les contrats de prestation de service ;

·       Assurer la vérification des prestataires sur la base de l'outil de conformité (compliance) interne.

Gestion financière

·       Vérifier la conformité des pièces justificatives relatives aux dépenses réalisées dans le cadre du projet ;

·       Saisir les demandes de paiement et les suivre (avances, acomptes, soldes…) ;

·       Contribuer à l'élaboration des rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation) et des exercices comptables et budgétaires internes (clôture ...) en collaboration avec le le·la chargé.e de projet administratif et financier et le chef de projet ;

·       Appuyer la préparation et la conduite des audits, en lien avec le·la chargé.e de projet administratif et financier et le chef de projet ;

·       Vérifier et consolider les journaux de dépenses ;

·       Tenir à jour les tableaux de bord existants ;

·       Vérifier les engagements (conventions de subvention, contrats et accords).

Le·la chargé·e SERA et appui opérationnel sera basé·e au siège d’Expertise France à Paris et contribuera à la mise en œuvre du plan de suivi-évaluation et à la mise en œuvre opérationnelle du projet MEET Africa 3 aux côtés de l’équipe projet.