Le/la Responsable Administratif.ve et Financier.ère (RAF) sera sous la responsabilité directe du/de la Chef.fe de projet. En étroite collaboration avec les autres membres de l'unité de gestion du projet (UGP), il/elle aura les responsabilités clés suivantes.

1) Gestion administrative et financière du projet 

Conformément aux procédures d'Expertise France, il/elle devra :
•    Participer à la conception des outils de gestion, notamment le manuel de procédures administratives, fiscales et financières ;
•    Gérer de manière autonome les comptes bancaires et la trésorerie du projet (établir les ordres de paiement, établir et tenir le journal comptable, etc.) ;
•    Préparer les règlements de facture et autres paiements : préparer les ordres de paiement d'Expertise France, saisir les dépenses dans le système de suivi financier, suivre les paiements et archiver les documents ;
•    Consolider le suivi financier, suivre la consommation du budget et s'assurer du respect des engagements ;
•    Assurer le reporting financier et comptable, en interne et en externe ;
•    Participer à la définition des prévisions financières ;
•    Réaliser les clôtures financières et comptables annuelles du projet ;
•    Organiser et assister les missions d'audit du projet, et s'assurer que les recommandations des missions d'audit précédentes sont mises en œuvre ;
•    Assurer la gestion administrative du personnel, des locaux, des équipements et des véhicules éventuels du projet ;
•    Assurer la gestion et le suivi RH et administratif des experts du projet (préparation des contrats, suivi des feuilles de temps, réception des livrables, paiements, etc.) ;
•    Assurer, en lien avec le/la Chargé.e de Subventions, le suivi financier (vérification et conformité des dépenses) des subventions aux partenaires et lauréats de l'appel à projets.

2) Passation de marchés et contrats

En étroite collaboration avec le/la Chargé.e de projets basé.e au siège d'EF à Paris, ainsi qu'avec le/la Chargé.e de Subventions et l'Assistant.e Logistique and Administratif.ve, il/elle devra :
•    Elaborer et suivre le plan de passation des marchés pour les subventions, les services, les biens et les fournitures ;
•    Elaborer la partie administrative des documents d'appel d'offres (la partie technique sera rédigée par le/la Chef.fe de projet et son Adjoint.e) ;
•    Contrôler la publication des contrats conformément aux procédures ;
•    Participer au processus de sélection des prestataires de services et d'attribution des contrats ;
•    Préparer les termes de référence des différents comités d'évaluation des offres et d'attribution des marchés (rôle et liste des membres) ;
•    Assurer le suivi de l'exécution des contrats ;
•    Produire un rapport mensuel sur l'état d'avancement des contrats et contribuer aux aspects achats du rapport de suivi financier du projet.

3) Contrôle qualités des données administratives, financières et logistiques du projet

•    Contrôler et mettre à jour les données administratives, financières et logistiques du programme pour la direction du programme, le siège et le bailleur de fonds (reporting) ;
•    Assurer l'archivage des données administratives, financières et logistiques du programme ;
•    Préparer et suivre les audits, mettre en œuvre et suivre les plans d'action issus des audits.

4) Gestion d'équipe 

Le/la RAF aura sous sa responsabilité directe le/la Chargé.e des subventions et l'Assistant.e administratif.ve et logistique. À ce titre, il/elle devra 
•    Superviser, encadrer et coordonner le travail du/de la Chargé.e de Subventions et de l'Assistant.e administratif.ve et logistique ;
•    Faciliter le travail d'équipe, la gestion des performances et le renforcement des capacités au sein de l'unité administrative ;
•    Superviser le secrétariat des comités et l'élaboration des procès-verbaux de l'évaluation des offres et de l'attribution des contrats (à établir par l'assistant administratif et logistique) ;
•    Superviser l'élaboration des contrats entre le projet et les bénéficiaires des subventions sélectionnées (à établir par le responsable des subventions) ;
•    Superviser les aspects administratifs des appels à propositions (subventions) et des comités d'évaluation ;
•    Superviser le partage d'informations aux partenaires et aux candidats retenus concernant le système de gestion financière, le processus de demande de subvention et la conformité avec les règlements des donateurs.

Cette description de poste n'est pas exhaustive.