Dans le cadre de sa future action de mise en œuvre du projet, Expertise France recherche un(e) Assistant(e) de Direction (objet de l’appel à candidatures).

Sous la responsabilité managériale du Responsable Administratif et Financier avec une étroite collaboration directe avec la Directrice de projet, et le Directeur adjoint, l’Assistant(e) de Direction aura un rôle stratégique auprès des responsables du projet WASOP.

L’assistant(e) de direction assistant évoluera dans un environnement exigeant et dynamique. Véritable partenaire du quotidien, il ou elle assure une gestion optimale de l'agenda, prise de rendez-vous, préparation des courriers et opérationnelle de la Direction et contribution à l’ensemble des activités administratives ou logistiques du bureau régional WASOP. Le poste nécessite de bonnes capacités écrites et orales en français, anglais et portugais.

Ci-dessous les activités principales à réaliser (de manière non exhaustive) :

A.    Rédaction en français, anglais et portugais

·        Prépare les courriers et lettres d’invitation du projet ;

·        Aide à l’édition et à la relecture du contenu écrit de la direction du projet.

B.    Organisation et gestion de l’agenda

·        Coordination et planification des rendez-vous de la direction du projet ;

·        Transmission et suivi des lettres d’invitation avec les partenaires du projet ;

·        Organisation des missions de la Direction (ordre de mission, prise de billet avion, logistique, réservation hôtel, préparation des agendas, compte-rendu de missions, etc.) ;

·        Préparation et actualisation des listings Excel des contacts.

C.    Renseignement et assistance de premier niveau

·        Interface avec les parties prenantes du projet et la direction ;

·        Fournir des informations générales aux visiteurs et partenaires du projet ;

·        Répondre ou orienter les demandes d’informations générales ;

·        Préparer les messages d’absence ou d’accueil ponctuel selon les périodes d’activité.

D.    Accueil physique et téléphonique

·        Accueillir et orientation des visiteurs, partenaires et prestataires vers les différents services / interlocuteurs au sein de l’équipe.

·        Répondre aux appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs concernés.

·        Gérer le registre d’accueil, et enregistrer les passages.

E.    Gestion des salles de réunion

·        Planifier et organiser les différentes réunions du projet ;

·        Préparer les liens de réunion en ligne ;

·        Veiller à la préparation des salles (propreté, matériel, documentation, rafraîchissements si nécessaire) ;

·        S’assurer du bon déroulement logistique des réunions prévues.

F.     Support administratif simple

·        Réceptionner et distribuer le courrier entrant ;

·        Collaborer ponctuellement avec l’équipe administrative pour des tâches de classement ou d’impression ;

·        Préparation des notes de frais de la Direction ;

·        Classement et archivage.