Sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de projet, le/la Chef.fe de projet adjoint.e appuie, à temps plein, la Cheffe de projet dans sa mission de responsable de la mise en œuvre de la stratégie globale du projet et de coordination de la planification, du pilotage et de mise en œuvre des activités du projet confié à Expertise France, selon les critères de qualité, de durée et de coûts fixés contractuellement avec le bailleur. Le/la Chef.fe de projet adjoint sera plus spécifiquement responsable de la coordination et de l’animation des actions menées en partenariat avec la diaspora comorienne et avec les acteurs de la gouvernance dans ce secteur.

Basé.e à Moroni, le/la Chef.fe de projet adjoint.e contribue donc à l’atteinte des objectifs contractuels du projet. Il/Elle fait partie d’une équipe composée de collaborateurs basés à Moroni et à Paris.

Ainsi, le/la Chef.fe de projet adjoint.e travaille en lien fonctionnel avec l’Unité de Support de Projets (USP) d’Expertise France aux Comores, qui regroupe les fonctions supports transversales pour les projets :

• Pôle Contrats et Achats
• Pôle Logistique
• Pôle Finances
• Pôle Ressources Humaines

Le/la Chef.fe de projet adjoint.e travaille en lien fonctionnel avec un Chargé de projets et une Assistante de projets basés au Département Géographique d’Expertise France (siège). Il/elle travaille également en lien avec le pôle Entrepreneuriat et innovation du Département Economie durable et inclusive, et avec le pôle Migration Du département Gouvernance (siège). Il/elle pourra également être en lien avec les services transverses d’Expertise France basés au siège, selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication, suivi-évaluation, etc.).

Le/la Chef.fe de projet adjoint.e aura pour missions principales :

1.     La gestion opérationnelle et stratégique du projet :

Sous la supervision de la Cheffe de projet :

·       Contribuer à la définition des orientations stratégiques et opérationnelles du projet, en concertation avec l’ensemble des parties dans le respect du cadre contractuel ;

·       Appuyer la planification des activités et des ressources, l’élaboration du budget annuel, du suivi, de l'évaluation et de la capitalisation des activités du projet ;

·       Participer à l’identification, à la définition des besoins et à l’élaboration des termes de référence et au recrutement des experts (court terme, perlés) mobilisés pour répondre aux besoins du projet ;

·       Coordonner l’organisation, l’accueil et la mobilisation des partenaires de mise en œuvre du projet (experts, bureaux d’étude, associations, etc.) sur le terrain ;

·       En étroite collaboration avec les expert(e)s technique(s) mobilisé(e)s, superviser et coordonner la mise en œuvre des activités liées aux différents résultats attendus ;

·       Contribuer à l’élaboration des cahiers des charges, des offres techniques des partenaires (appels à proposition), juridiques et financières, et de l’ensemble des documents contractuels.

·       Faire remonter les difficultés rencontrées, les risques identifiés et/ou les éléments de contexte (sectoriel, sécuritaire, politique, etc.) pouvant avoir un impact sur la bonne réalisation des activités, et participer à l’identification de mesures de mitigation ;

·       Contribuer à assurer un contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du projet.

2.     La gestion administrative et financière du projet :

En étroite collaboration avec l’USP, et sous la supervision de la Cheffe de projet :

• Organiser des réunions régulières avec l’USP (coordinateur des fonctions transverses, responsable administratif et financier, référents des pôles finance et achat du projet) ;
• Préparer les appels d’offres, appels à projets, gestion de subventions ;
• Faire un état des lieux régulier des engagements, décaissements et prévisions budgétaires en lien avec le pôle des finances de l’USP ;
• Contribuer au respect des procédures imposées par le bailleur et Expertise France (règles d’éligibilité des dépenses, achats, marchés, subventions, reporting …).

3.     Le suivi-évaluation-redevabilité-apprentissage du projet :

Sous la supervision de la Cheffe de projet et en lien avec le coordonnateur SERA au sein de la direction Pays, ainsi qu’avec l’appui des personnes dédiées au siège d’Expertise France :

• Participer à la mise en place du cadre méthodologique et d’outils d’analyse pour suivre et mesurer les résultats sur l’ensemble du projet ;
• Participer à la mise en place du cadre méthodologique et d’outils d’analyse pour suivre et mesurer les résultats sur l’ensemble du projet ;
• Assurer le suivi des indicateurs (quantitatifs et qualitatifs) du projet, en lien avec le cadre logique ;
• Participer au travail de collecte et d’analyse des données sur le terrain ;
• Élaborer, avec le/la chargé(e) de projet siège et la cheffe de projet, les termes de références pour identifier les prestataires externes pour le suivi-évaluation du projet le cas échéant, et en appuyer la sélection et la supervision ;
• Coordonner l’élaboration et consolidation des documents et livrables clés du projet ;
• Coordonner l’élaboration des rapports d’activités intermédiaires et finaux (narratifs et financiers) à destination du bailleur de fonds, selon les échéances et les modalités contractuelles, avant validation par le siège et la direction Pays ;
• Développer les fiches techniques destinées au partage des savoirs avec les partenaires ;
• Assurer le suivi des missions externes en lien avec le suivi évaluation.

4.     La communication du projet :

Sous la supervision de la Cheffe de projet et en lien avec le Coordonnateur de la communication au sein de la direction Pays, et dans le respect du contrat bailleur :

• Assurer la valorisation des activités du projet ;
• Elaborer les éléments de langage relatifs aux activités du projet sur lesquels une visibilité est attendue, et assure un lien avec les médias nationaux si nécessaire ;
• Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet.

5.     Les relations institutionnelles et partenariales, gouvernance du projet :

Sous la supervision de la Cheffe de projet :

• Le/La Chef.fe de projet adjoint.e réalise toute tâche nécessaire, à la demande de la  Cheffe de projet, aux fins de faciliter l’organisation et l’animation des diverses réunions de coordination, d’échange et de concertation avec l’ensemble des parties-prenantes (atelier de programmation conjointe, comité technique, comité de pilotage, rencontre annuelle des opérateurs techniques, etc.) ;

En cas d’empêchement ou d’absence de la Cheffe de projet, le/la Chef.fe de projet adjoint.e assure temporairement les tâches suivantes :

• Il/elle assure le lien avec l’UE ;
• Il/elle contribue à la bonne conduite des relations institutionnelles avec les partenaires et acteurs nationaux et locaux. A cet effet, il/elle assure un suivi transparent et fluide des activités mises en œuvre avec les autorités comoriennes ;
• Il/elle maintient un niveau optimal de connaissance et d’appropriation des différentes parties prenantes du projet.