Sous la responsabilité du Directeur du département (DT), avec l’accompagnement de la Directrice adjointe (DTA), l’assistant.e de direction du département aura pour tâches :

1. Gestion de l’agenda du DT / DTA

• Prise de rendez‐vous / création de réunion sur demande du DT / DTA 
• Convocation et organisation des Comités Managers et Coordinateurs Transverses, réunions de département, autres réunions d’équipe ad hoc (envoi des invitations / blocage des agendas, réservation de salles, génération de liens de connexion, prise de note pour les CR, mobilisation de services d’interprétariat, etc.)
• Réponse aux sollicitations internes et externes avec appui ponctuel pour prioriser
• Aménager des temps de respiration dans l’agenda
• Préparation des dossiers pour les rendez-vous (Éléments de Langage - EDL) en lien avec les équipes
• Réservation des salles en lien avec l’agenda et collations associées
• Gestion des calendrier d’occupation des salles flex
• Accueil et accompagnement des visiteurs externes
• Préparation des dossiers pour les réunions
• Prise d’initiative pour l’organisation de réunions récurrentes (rappels au DT / DTA ou fixation directe des réunions)
• Objectif -> construire un agenda réaliste, opérationnel et flexible

 2. Logistique des missions du DT / DTA et coordinateurs transverses 

• Réservation/modification des billets d’avion, hôtels, taxis avec équipes EF et/ou AFD locales
• Rédaction des ordres de mission et demande de MSC au département sécurité des opérations
• Obtention des visas, passeports et autres formalités
• Préparation des dossiers missions (EDL) en lien avec les équipes
• Calcul et traitement des Per Diem (ERF)
• Objectif ->  prévoir, adapter et sécuriser le cadre logistique de la mission

3. Appui à la gestion du budget du département

• Sous l’encadrement du DT / DTA qui assurent le pilotage du budget du département P2S :
• Mise en approbation du DT/DTA et en paiement des factures des fournisseurs et prestataires de service
• Suivi des dépenses imputées sur le budget du département
• Centralisation des demandes de financement du management du département pour validation DT/DTA dans le cadre des exercices de pilotage

4. Appui ponctuel sur des tâches de suivi du département et divers

• Organisation des séminaires / comités / ateliers / pots de départ (invitation, traiteur, salle, réservations, etc.)
• Appui RH : suivi du calendrier des recrutements, agenda commun des manager, congés et permanences
• Suivi des mouvements RH au sein du département pour actualisation de l’organigramme, des mailing lists, etc.
• Préparation des parapheurs à la signature
• Commande de fournitures, cartes de visite, téléphone, badge …
• Tickets support informatique et suivi avec le Département des Systèmes d’Information (DSI)
• Autres actions qui pourront être proposées par l’assistant.e (liste non exhaustive)