Basé(e) au bureau de coordination d’Expertise France à Paris, le/la Coordinateur·rice des services de support supervisera et pilotera l’ensemble du cadre administratif, financier, RH, logistique, achats et numérique de la Facilité, en coopération avec les autres agences des États membres, tout en assurant un suivi spécifique de la subvention Expertise France financée par l’Union européenne.

Cela inclut la mise en place et le suivi des systèmes de gestion des subventions, le respect des procédures, la planification financière, la supervision des fonctions administratives ainsi que l’encadrement de l’équipe Support Services de la Facilité (certains membres étant basés à Paris, d'autres à Addis-Abeba). La coordination avec les agences des États membres, les parties prenantes, ainsi que la participation active aux réunions internes et externes caractérisent également ce poste à multiples facettes.

Sous la supervision du Team Leader du bureau de coordination de la RTIA-Facility à Paris, le/la Coordinateur·rice des services de support encadrera directement une équipe de cinq personnes : un·e chargé·e Administration & Finances, un·e assistant·e Logistique/Finances & Administration, un·e chargé·e des achats et des contrats, un·e référent·e IT basé·e à Paris, ainsi qu’un·e chargé·e Administration & Finances basé·e à Addis-Abeba.

En complément, le/la Coordinateur·rice assurera un rôle fonctionnel et un appui technique auprès des équipes de support intégrées au sein des agences des autres États membres, afin de garantir l’harmonisation des pratiques administratives, financières, logistiques et numériques dans l’ensemble du programme.

Il/elle sera chargé·e des responsabilités suivantes :

Responsabilité 1 : Gestion du contrat bailleur

• Mettre en place et assurer le suivi du système global de gestion du contrat bailleur au sein de la Facilité et chez Expertise France, en coordination avec les agences des États membres, en conformité avec les exigences de l’UE et les procédures d’Expertise France.
• Mettre en œuvre un système d’archivage robuste (physique et numérique) pour garantir l’accessibilité des documents, faciliter les transitions de personnel et répondre aux exigences des audits.
• Assurer le respect des règles des bailleurs et des procédures internes pendant toute la durée du projet.
• Suivre les budgets alloués, identifier les écarts et proposer des ajustements si nécessaire.
• Superviser la préparation et la soumission des rapports aux bailleurs, dans les délais et avec précision.
• Identifier et atténuer les risques liés à la mise en œuvre du contrat bailleur (financiers, opérationnels, de conformité).
• Appuyer et former les partenaires de mise en œuvre à une gestion efficace de leurs contrats de subvention.
• Préparer les audits et évaluations, et garantir une documentation complète et conforme.

Responsabilité 2 : Finances

• Encadrer le/la chargé·e Administration & Finances, responsable de la gestion quotidienne des tâches financières, avec l’appui d’un·e Assistant·e.
• Apporter un appui stratégique à la planification financière auprès du Team Leader de la Facilité, formuler des conseils sur les dépenses et stratégies financières, et fournir une vision régulière et fiable de la situation budgétaire.
• Veiller en permanence à l’intégrité et à la solidité des procédures financières, détecter les risques de mauvaise gestion, et proposer les mesures correctives adéquates.
• Consolider les rapports financiers pour l’ensemble des composantes de la Facilité, dans le respect des échéances contractuelles.
• Gérer les relations avec les établissements bancaires et les institutions financières.
• Suivre les flux de trésorerie, la liquidité, les transactions bancaires et les transferts, au-delà des contrôles internes établis.
• Appuyer la planification, la mise en œuvre et le suivi du budget géré par Expertise France (fenêtres 1 et 2), conformément au budget contractuel.
• Piloter l’élaboration et la révision des prévisions budgétaires EF, en veillant à la cohérence entre planification budgétaire et planification opérationnelle, et en apportant les ajustements nécessaires.

Responsabilité 3 : Administration / RH / Logistique

• Encadrer le/la chargé·e Administration & Finances, qui supervise les tâches administratives, RH et logistiques, avec l’appui d’un·e Assistant·e.
• Garantir un environnement de travail administratif fluide et conforme pour l’équipe de mise en œuvre (FIT), à travers des contrôles internes efficaces, une coordination régulière avec les agences des États membres et des audits internes.
• Veiller à l’application du manuel de procédures et à sa mise à jour régulière.
• Superviser l’établissement juridique et administratif de la présence d’EF en Éthiopie, y compris l’ouverture d’un bureau à Addis-Abeba, en lien avec l’Ambassade de France, et la gestion des conventions (exonérations fiscales, etc.).
• Mettre en œuvre des processus RH efficaces : intégration, préparation des postes de travail, gestion du matériel, suivi des congés et déplacements, procédures de visa pour les personnels internationaux.
• Organiser les déplacements et événements (billetterie, hébergement, per diem, logistique sur site) pour le personnel EF et les expert·e·s, en collaboration avec le/la chargé·e Administration & Finances.
• Superviser la gestion des actifs : inventaire, maintenance, affectation et traçabilité du matériel bureautique, informatique et des fournitures, dans le respect des règles internes.
• Veiller à l’élaboration et à l’application des protocoles de sûreté et de sécurité (autorisations de mission, etc.), en lien avec le Team Leader, et agir comme point focal sur les questions de sécurité.

Responsabilité 4 : Achats et contrats

• Encadrer le/la chargé·e des Achats et Contrats, responsable de l’exécution quotidienne des procédures d’achats et de la gestion des contrats.
• Veiller au respect des règles d’achat internes et bailleur, superviser la planification et l’exécution des marchés (accords-cadres, appels d’offres, gré à gré), et valider les documents clés.
• Coordonner la préparation et la relecture des dossiers de passation, incluant les spécifications techniques, TDR, grilles financières et circuits d’approbation, avec les équipes internes.
• Suivre la mise en œuvre des contrats (délais, livrables, suivi budgétaire) et gérer les avenants ou les éventuelles difficultés de performance.
• Assurer la cohérence des approches achats avec les agences des États membres, encourager l’alignement sur des lignes directrices communes, et appuyer les procédures conjointes ou déléguées.
• Contribuer au renforcement des capacités en matière d’achats : fournir conseils, outils, formations, et améliorer les systèmes et pratiques d’achat.

Responsabilité 5 : Coordination des systèmes IT et outils numériques

• Encadrer le/la référent·e IT chargé·e de l’assistance quotidienne, de la résolution des incidents et du déploiement des solutions numériques.
• Identifier les besoins IT de la Facilité, veiller à l’adéquation des outils avec les exigences du programme, au niveau de la coordination comme de la mise en œuvre.
• Superviser le développement, l’adaptation et la maintenance des outils opérationnels et financiers (tableaux de bord, bases de données, outils de suivi).
• Assurer la mise en place et l’appropriation du Programme Management Tool (PMT) et de l’environnement Microsoft 365 (SharePoint, OneDrive, Teams, etc.).
• Favoriser la montée en compétences des équipes et une utilisation harmonisée des outils collaboratifs.

Responsabilité 6 : Gestion et coordination d’équipe

• Encadrer, accompagner et motiver l’équipe Support Services de la Facilité, à travers un lien hiérarchique (équipe EF) ou fonctionnelle (équipes des agences des autres États membres).
• Maintenir une coordination étroite avec les agences des États membres sur les volets logistique, finances, RH, IT et administration, et assurer une communication proactive avec les parties prenantes concernées.
• Partager et coordonner les informations administratives et financières avec le Team Leader de la Facilité et les autres membres de l’équipe, et participer aux réunions de coordination internes.
• Être en lien avec le bailleur, notamment pour les aspects liés à la conformité, aux rapports, aux paiements et aux audits.
• Participer, si nécessaire, aux ateliers organisés par la Facilité et aux instances de gouvernance de l’Initiative.

Le poste implique des interactions fréquentes avec de nombreux interlocuteurs institutionnels de l’UE et des pays d’Afrique subsaharienne, ainsi qu’une disponibilité pour des déplacements internationaux ponctuels.