DESCRIPTION DE LA MISSION :

Il.elle sera responsable de la mise en œuvre financière et administrative du projet avec le soutien de l’assistant.e de projet basé.e à Ndjamena.

Les responsabilités couvrent les aspects suivants :

Volet financier:

• Assurer le reporting financier de toutes les dépenses effectuées ;
• Mettre à jour des outils de pilotage financier (Suivi financier, budget révisé, la revue de planification de projet (RPP), les exercices de prévision d’atterrissage budgétaire, de budget initiaux/révisés) selon le planning ;
• Suivre la trésorerie du projet (compte bancaire et caisse terrain), anticiper et préparer les demandes d’approvisionnement ;
• Assurer le paiement des fournisseurs et prestataires dans le délai contractuel ;
• Tenir à jour les livres de bord des journaux de caisse et de banque du projet et assurer les relations avec la banque ;
• Assurer l’indexation, le classement quotidien et l’archivage des pièces comptables et justificatifs financiers sur la plateforme de partage Wimi ;
• S’assurer de l'éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d'EF et du bailleur dans la mise en œuvre des activités ;
• Superviser les demandes d’exonération de TVA pour les dépenses du projet ;
• Assurer les procédures de retenue à la source et les demandes d’exonération ;
• Préparer et suivre les audits du projet ;
• En lien étroit avec le chef de projet basé à Ndjamena, assurer les exercices budgétaires et comptables (clôture comptable, prévisions budgétaires, plan de travail annuel budgétisé, etc.) ;
• Contribue et facilite de manière générale tout contrôle ou audit sur le projet.

Volet Achats:

En lien avec le DAJ et le service de la conformité de l’Agence, la/le Responsable Financier et Achats doit garantir la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence. Il se conforme également au dispositif interne de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.

• Sécuriser les engagements/actes juridiques passés par l’équipe Projet et apporter autant que de besoin son expertise à l’ensemble de ses membres ;
• Fournir un conseil de 1^er niveau en matière d’expression de besoin, de passation de contrat, de technique d’achat et de suivi d’exécution ;
• Assure, optimise et consolide la programmation des procédures de passation dont il a la charge à travers l’établissement de Plans de passation de contrats (PPC) ;
• Organiser « l’optimisation achat » des besoins programmés dont il a la charge par toute forme de démarches utiles (parangonnage, sourcing, établissement de base fournisseurs, cartographie achat, recours à tout dispositif de mutualisation, etc.) ;
• Mettre en œuvre l’ensemble des procédures de passation de contrat et prendre en charge notamment :

-          L’élaboration des dossiers de consultation en lien avec les prescripteurs techniques, la publication des avis, le dépouillement des plis, l’organisation et la supervision de l’évaluation des candidatures, offres et propositions de projets reçues en lien avec les experts des services prescripteurs, la mise au point, la contractualisation et la notification des contrats, l’enregistrement des contrats dans les systèmes d’information

• Assurer le suivi d’exécution contractuelle de ces contrats et le cas échéant les modifications contractuelles nécessaires (avenant, décisions, formelles, bons de commande, ordres de service, etc.) ;
• Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées ;
• Assurer le suivi et le respect des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux) / délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement ;
• S’assurer du respect des règles de l’Agence auprès du bénéficiaire, les former si nécessaire ;
• Mettre en place des outils de gestion de subvention ;
• Participer à l’audit du bénéficiaire sur les aspects juridiques.

Activités transverses:

• Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables ;
• Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat ;
• Elaborer en lien avec le Chef de projet (H/F) les reportings mensuels contrat et achat ;
• Superviser l’archivage des documents juridiques-achat.