Basé.e en Côte d’Ivoire avec des déplacements possibles à l’intérieur du pays;

 ll /elle est placé.e sous la responsabilité hiérarchique de l’Administrateur du dispositif d’Assistance technique;

Il/elle travaille en lien fonctionnel avec les autres membres de l’équipe projet;

Il/elle travaille aussi en lien fonctionnel avec les collaborateurs/trices de l’USP Côte d’Ivoire sur les aspects support et la communication;

Il/elle peut être amené à collaborer avec des experts et/ou des partenaires de mise en œuvre sur le suivi des contrats et des missions;

Il/elle pourra bénéficier de l’appui technique des responsables des pôles de l’USP ou du chargé de projet en charge du suivi du projet au siège. 

Missions :

Les principales missions (admin/fin, logistique, achat) sont les suivantes :

Gestion administrative et financière :

·        Appuie la mise en œuvre et le suivi de la gestion administrative et financière du projet, en lien l’Administrateur du dispositif d’AT et la chargée de projet au siège et l’USP ;

·        Participe à la consolidation du suivi budgétaire mensuel en lien avec le.la chargé.e des finances de l’USP et fait valider le suivi budgétaire par l’Administrateur du dispositif d’AT;

·        Participe à l’élaboration du prévisionnel budgétaire en vue des exercices budgétaires internes (RPP, BI, BR, PA et clôture semestrielle) et l’approvisionnement des comptes d’Expertise France;

·        Participe à la consolidation des rapports bailleurs, notamment financiers en lien avec la chargée des finances de l’USP;

·        Participe à la collecte des justificatifs lors des audits financiers en lien avec la chargé.e des finances de l’USP ;

·        Vérifie la conformité des justificatifs pour les demandes de paiement des experts (factures, feuilles de temps, justificatifs de mission) et les états récapitulatifs de frais des experts et des membres de l’équipe projet ;

·        Réalise le suivi des paiements des experts selon les conditions contractuelles (bons de commande, contrats, etc.) ;

·        Assure l’archivage des documents projets (compte rendus de missions, compte rendus de réunions, TDR de formation, TDR de mission, bons de commande, factures, rapports techniques, etc.);

·        Assiste l’Administrateur du dispositif d’AT, dans la gestion opérationnelle du projet (comptes rendus de réunion, création d’outils, etc.) et assure le remplissage de tableaux de bord;

·        Appuie l’USP pour la réalisation des paiements lors des ateliers (dédouanement transport, per diem..).

Logistique :

·        Appuie l’équipe projet dans l’organisation logistique des missions des membres de l’équipe et des experts (Ordre de mission, TDR, etc.) en lien avec l’USP;

·        Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe et des experts lors des missions (visa, réservation, véhicule, etc.) en lien avec l’USP;

·        Assure la logistique et l’organisation liées aux ateliers, séminaires, et réunions de projet ;

·        Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe (équipements, véhicule pour RDV extérieur, crédit téléphonique/internet, etc.) en lien avec l’USP ;

·        Assure le suivi des actifs et immobilisations du projet et de leur inventaire avec l’USP;

·        Participe à l’organisation des événements réalisés dans le cadre du projet (formations, ateliers).

Achats/juridique :

·        Appuie les membres de l’équipe projet dans les passations des marchés et des subventions ;

·        Vérifie que le dossier d’achat fourni est conforme au budget alloué et aux procédures d’Expertise France avant engagement de la dépense ;

·        Est le garant des dates de fin de contrat et identifie les besoins éventuels d’avenant.

Relations partenariales / Subventions :

·        Appuie à la préparation des contrats et à la formalisation des documents de suivi interne;

·        Appuie à la formation aux procédures de gestion des bénéficiaires de subvention ;

·        Suit la bonne exécution des contrats financés (contrôle et validation des rapports et des pièces, mise à jour des tableaux de suivi, gestion des audits, etc.).

Sécurité :

·        Suit les règles sûreté, en lien avec son/sa responsable, le Directeur Pays, et la Coordination sûreté régionale Golfe de Guinée;

·        Contribue à la mise en œuvre de la stratégie de sécurité auprès des experts et des membres de l’équipe (ANO, sortie de territoire, etc.).

Exécute toute autre tâche relevant de ses compétences confiées par son/sa responsable.