Conseil, accompagnement des opérationnels et des managers

• Conseiller et accompagner les managers sur les différentes problématiques RH (droit du travail, formation, recrutement, contrats de travail, temps de travail, intégration des nouveaux recrutés, entretiens d’évaluation, gestion de carrière/mobilité, rémunération, gestion des représentants du personnel, procédures disciplinaires ou de licenciement…)
• Veiller à l’application par les collaborateurs opérationnels de l’ensemble des procédures RH
• Fournir aux projets les éléments budgétaires relatifs aux ressources humaines afin de leur faciliter le suivi budgétaire

Gestion quotidienne des ressources humaines

• S’assurer du respect du droit du travail local et proposer des adaptations si nécessaires
• Rédiger les fiches de procédures locales concernant la gestion RH en complément des procédures venant du Siège de l’Agence
• Apporter un appui lors des recrutements (que ce soit par tiers employeur, en emploi direct ou en prestation de service) et les intégrations des nouveaux collaborateurs au sein de l’équipe
• Coordonner l’ensemble des recrutements des personnels nationaux (définitions des besoins en collaboration avec les opérationnels, rédactions des définitions de fonctions, validation des conditions salariales en cohérence avec la grille des salaires nationale, diffusion des avis de recrutements, supervision de l’organisation des tests et entretiens des candidats, s’assurer que des réponses aux candidats sont bien réalisées) effectués au sein de l’équipe
• Centraliser les informations et documents nécessaires liés à l’élaboration, au suivi et à la signature des contrats de travail et transmission à la société de tiers employeur
• Proposer les dispositifs de protection sociale (complémentaire santé/prévoyance) et/ou valider les dispositifs proposés par le tiers employeur
• Coordonner avec les autorités locales les contrats de travail
• Agir en tant que point focal vis-à-vis de l’avocat conseil et/ou des autorités publiques compétentes
• Superviser l’élaboration et de la signature des contrats de travail nationaux
• Organiser l’accueil des nouveaux collaborateurs (intégration, briefing du fonctionnement de l’Agence, information aux pôles concernés pour les besoins en équipements et fournitures (badges, etc.) vie du bureau…)
• Suivre les temps de travail, les absences et les heures supplémentaires
• Superviser la paie avec la société de portage et/ou de paie
• Soutenir techniquement les chefs de projets et coordinateurs dans la gestion de leurs équipes (suivi/accompagnement des fixations d’objectifs, des évaluations individuelles, appui sur les procédures disciplinaires…)
• Recueillir les besoins de formations collectives et individuelles
• Mettre à jour régulièrement l’organigramme de l’équipe et s’assure de la présence des définitions de fonctions correspondantes
• Participer à la préparation des audits (rassemblement des pièces) avec la personne en charge des audits
• Assurer un reporting RH régulier localement et avec le siège

Coordonner les activités liées aux collaborateurs avec la société de tiers employeur

• Assurer le suivi des contrats de travail du personnel national et leur conformité au droit social national (renouvellement, prolongation, arrêt...)
• Superviser la bonne exécution des contrats de travail par la société de tiers employeur
• Construire un outil de suivi complet des éléments variables pour les personnels nationaux (salaires, primes, impôts, frais de portage salarial, congés payés, variables de paie…) et en assurer la transmission à la société de tiers employeur pour la production des fiches de paye et paiements des salaires
• Vérifier l’exactitude de la facturation de la société de tiers employeur en lien avec les prestations réalisées
• S’assurer que les déclarations et paiements des taxes et cotisations sont effectués aux organismes concernés par la société de tiers employeur

Accompagnement RH des personnels expatriés

• Organiser l’intégration locale et le briefing administratif du personnel expatrié
• Assurer la gestion administrative du personnel expatrié de l’Agence ainsi que les démarches éventuelles auprès des autorités en cas de besoin (dossiers, visas, billets d’avion, etc.)

Structuration du pôle RH

• Structurer le pôle RH du bureau, notamment au niveau des procédures en lien avec le Coordinateur des fonctions transversales (CFT) et le siège
• Appuyer les collaborateurs, tous départements/pôles confondus, dans la compréhension des enjeux RH
• S’assurer que la politique RH définie par Expertise France et l’ensemble des procédures liées aux RH sont connues et respectées par l’équipe nationale, proposer des adaptations si nécessaires

Activités transverses

• Assurer, animer et faciliter la communication interne au sein de l’équipe dans un rôle d’interface entre la direction et les salariés (rédaction et diffusion des notes de services, intranet, lettres d’information RH, plaquettes d’informations, espaces collaboratifs…)
• Garantir le respect des règles de vie au sein des équipes des bureaux de l’Agence
• Maintenir un climat social positif et développer une culture d’entreprise en assurant une écoute active et confidentielle des salariés et en participant au développement de leur motivation
• Proposer l’organisation d’événements
• Identifier les situations individuelles à risque pour l’ensemble des personnels présents et assurer le reporting auprès du CFT et des RH du Siège
• Effectuer une veille économique, juridique et sociale
• Assurer l’archivage de toute la documentation RH des personnels nationaux 

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.

Autres :

• Appuyer le CFT dans les développements au besoin.
• Préparer les audits

Cette liste de responsabilités est non exhaustive.