Como parte del equipo de la Unidad de Apoyos a Proyectos (USP) en Colombia, bajo la supervisión del Responsable de Contratos y Compras y en estrecha relación con los Encargados de Contratos y Compras, apoyará al equipo en la preparación, implementación y monitoreo de los contratos del alcance de la USP así como de la compras para su funcionamiento.

En particular el/la asistente de proyectos es responsable de:

• Apoyar al equipo en los procesos de adjudicación / compra
• Apoyar en el seguimiento y el control de la ejecución de los contratos
• Ayudar al suministro de la oficina
• Participar en actividades transversales de la unidad Contratos y Compras

ACTIVIDADES PRINCIPALES

(la siguiente lista no es exhaustiva)

Apoyar al equipo en los procesos de adjudicación / compra (según los umbrales definidos para la USP Bogotá) en conformidad con la reglamentación aplicable según el reglamento de las licitaciones y subvenciones de Expertise France

• Recibir y tramitar las solicitudes de compras / contratos
• Ayudar a la preparación el expediente de consulta (DCE, “Dossier de Consultation des Entreprises” para sus siglas en francés)
• Subir los expedientes en la plataforma de desmaterialización de licitaciones y la de subvenciones si necesario
• Participar en la implementación de contratos marco para servicios y suministros de la oficina
• Participar en la evaluación administrativa de las propuestas recibidas de contratos / compras con los solicitantes
• Participar en la negociación de las propuestas de contratos / compras respetando la normativa establecida por Expertise France
• Elaborar cuadros de seguimiento y análisis de compras
• Participar en el archivage de los documentos de consulta

Apoyo en el seguimiento y control de la ejecución de los contratos

• Asegurarse de que el formato y la información de las cotizaciones son correctos.
• Participar en la verificación y aceptación de los suministros o entregables 
• Iniciar la creación de archivos/cuentas de terceros (fiche/ compte tiers para su traducción en francés), que se presentarán al Departamento Financiero para su verificación y se remitirán a la Sede para su validación
• Controlar las revisiones de precios
• Proponer de aplicar multas/sanciones cuando sea necesario
• Redactar borradores de adendas/ otrosíes si necesario
• Garantizar el cumplimiento de las normas de la Agencia
• Participar en el archivage y apoyar en los procesos de auditorias

Contribuir al suministro de la oficina

• Constituir listas de precios y proveedores
• Consolidar las previsiones de compras y garantizar que los expedientes de compras sean completos para toda la oficina.
• Iniciar la selección de proveedores, las negociaciones de precios, los plazos de entrega y los términos y condiciones.
• Manejar las relaciones con los proveedores

Participar en actividades transversales de la unidad Contratos y Compras

• Gestión de tareas administrativas y de secretariado (redacción de minutas de reuniones, envío de documentos, reserva de sala de reunión etc.)
• Seguimiento del flujo de información con la sede en Paris (departamentos temáticos, de pagos, auditoria y legal)
• Ayuda con la creación y seguimiento de archivos específicos (investigación documental, compilación de documentos, etc.)

Esta descripción del puesto puede estar sujeta a cambios continuos a medida que evolucionen las actividades de la agencia y surja la necesidad de poder adaptarse a ellas, en particular con la introducción gradual de la USP prevista en varias fases.

Además, el contenido de las actividades no es exhaustivo y se le podrá pedir que realice otras tareas acordes con su área de especialización y dentro de su carga de trabajo.