Au sein de l’équipe de l’Unité Support Projets (USP) à Kigali, sous la supervision du responsable achats contrats (RAC) et en lien fonctionnel avec le Département des affaires juridiques (DAJ) du Siège, est responsable de :

•            Contribuer à la programmation et à l’optimisation des passations de contrat (PPC)

•            Recevoir les demandes d’achats de l’USP et des projets du portefeuille de l’USP

•            Choisir et mettre en œuvre les procédures de passation de contrat d’achat et de subvention selon la règlementation applicable à Expertise France en matière de marchés publics et de subventions

•            Rédaction en cours d’exécution des actes modificatifs (avenant, résiliation, décision de rejet de prestations/livrables, etc.)

•            Contribuer aux activités transverses du service (reporting, conseil, appui). Participation aux ateliers transverses lancés par le DAJ

Activités principales :   

Programmation des contrats et identification des achats transverses

•            Apporter conseil et validation aux chefferies de projet et à l’USP dans le cadre de la mise à jour des Plan de passation de contrats (PPC)

•            Identifier les achats transverses mutualisables, proposer et programmer la mise en place de supports contractuels adaptés pouvant couvrir ces besoins

Veille et base fournisseurs

•            Assurer une veille et une capitalisation sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, …)

•            Mise en place de base fournisseurs, assurer le suivi des relations et d’accord préférentiel autant que de besoin

•            Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs recensés au sein d’une base fournisseurs

Passation des contrats d’achat et de subvention

En application de la règlementation applicable aux achats d’Expertise  France:

•            Prendre en charge les demandes d’achat des demandeurs (Coordinateur des fonctions transverse de l’USP et chefferie de projets/composante) relevant de son portefeuille

•            Apporter un appui à l’expression de besoin, au sourcing ou à l’élaboration des cahiers des charges en lien avec les demandeurs

•            Choisir la procédure de passation la plus adaptée et valider les critères de sélection en concertation avec les demandeurs

•            Préparer le dossier de consultation et procéder au lancement de la procédure (publication d’avis, mise en ligne sur la plateforme de dématérialisation, etc.)

•            Gestion de la consultation (échanges questions/réponses, modifications de la consultation, réception et partages des candidatures et des offres avec les évaluateurs)

•            Procéder aux vérifications de la recevabilité administrative et aux due diligence des candidatures

•            Superviser, contribuer et organiser la négociation des offres en lien avec les évaluateurs

•            Superviser et contrôler l’évaluation des offres réalisée par les évaluateurs

•            Mise au point, enregistrement et mise à la signature et notification du contrat

•            Classement conformément aux normes d’Expertise France de l’ensemble des documents constituant les pièces de la consultation (procédure) et les pièces contractuelles (contrat)

Suivi d’exécution des contrats

•            Elaborer des tableaux de bord de suivi des contrats

•            Fournir tout appui et conseil dans l’application des clauses contractuelles applicables

•            Participer à la mise en place et au cadrage contractuel dans le cadre du lancement de l’exécution des contrats

•            Faire appliquer des pénalités si nécessaires, sur validation CFT et équipe projets

•            Rédiger et contractualiser les avenants et l’ensemble des actes d’exécution modificatifs : décisions de rejet, de résiliation, ordre de service de démarrage, d’affermissement de tranche, bons de commandes/marchés subséquents, décision de report de délais, etc.