Au sein de l’équipe de l’USP en Papouasie-Nouvelle-Guinée, sous la supervision du CFT, et en lien de supervision et managérial fonctionnel du DAJ, la/le responsable achats et contrats est responsable de 

• Sécuriser les/des engagements/actes juridiques passés par l’USP et apporter autant que de besoin son expertise à l’ensemble des services de l’USP.

En lien avec le DAJ, avec l’aide de son équipe et dans le cadre des règles et procédures adoptées par l’Agence, la/le responsable contrat et achat :

• Fournit un conseil de premier niveau auprès des projets en matière d’expression de besoin, de passation de contrat, de techniques d’achat et de suivi d’exécution ;
• Assure, optimise et consolide la programmation des procédures de passation dont elle/il a la charge à travers l’établissement de plans de passation de contrats ;
• Organise « l’optimisation achat » des besoins programmés dont il a la charge par toute forme de démarches utiles (parangonnage, sourcing, établissement de base fournisseurs, cartographie des achats, recours à tout dispositif de mutualisation, etc.) ;
• Met en œuvre l’ensemble des procédures de passation de contrat relevant des besoins propres de l’USP et de son portefeuille de projets et prend en charge notamment :
  • L’élaboration des dossiers de consultation en lien avec les services prescripteurs ;
  • La publication des avis ;
  • Le dépouillement des plis ;
  • L’organisation et la supervision de l’évaluation des candidatures, offres et propositions de projets reçues en lien avec les services prescripteurs ;
  • La mise au point, la contractualisation et la notification des contrats ;
  • L’enregistrement des contrats dans les systèmes d’information.
• Assure le suivi d’exécution contractuelle de ces contrats et le cas échéant les modifications contractuelles nécessaires (avenant, décisions formelles, bons de commande, ordres de service, etc.) ;
• En lien avec le DAJ et le service de la conformité de l’Agence, la/le Responsable Achats et Contrats doit garantir la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence. Elle/Il se conforme également au dispositif interne de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.

Pour ce faire la/le Responsable Achats et Contrats :

• S’approprie l’ensemble des règles applicables à la passation de contrats par l’Agence et se tient informé.ée de leur mise à jour ;
• Assure un lien permanent entre l’USP et le DAJ et autant que de besoin avec l’ensemble des autres services relevant de la fonction juridique de l’Agence, (Cellule contrat achat basée à Paris, USP Responsables Achats et Contrats dans d’autres Bureaux d’Expertise France, etc.) ;
• Participe à l’ensemble des instances et autres comités relevant de la fonction juridique de l’Agence (Réseau DAJ+, Comité documentaire, Formations internes, groupes de travail, etc.) ;
• Transmet au contrôle préalable du DAJ, conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes autres pièces produites au cours de la passation de contrat soumise à un contrôle ;
• Assure l’archivage régulier et complet des pièces digitales ou digitalisées et des pièces physiques ;
• Contribue et facilite de manière générale tout contrôle ou audit sur son service et sur les activités auxquelles il a contribué.

La/le Responsable Achats et Contrats assure la mise en place d’une organisation efficiente de son pôle au bénéfice des projets, alliant respect du chronogramme d’activités et conformité juridique.

Elle/Il seconde appuie la/le CFT pour le pilotage des activités juridiques des projets et du bureau.

Elle/Il supervise l’approvisionnement du bureau et des projets.

Elle/Il assure le reporting achat-juridique du bureau.

Elle/Il assure l’intérim du CFT sur les questions juridiques en cas d’absence.

Elle/Il pilote et gère les activités liées au système d’information de gestion des contrats et participe autant que de besoin au déploiement des nouveaux outils en lien avec la gestion des contrats.