Le/la Responsable administratif.ve et financier.ère (RAF) travaillera au sein d'une équipe basée à Dakar et composée de: une cheffe de projet, deux expertes long terme et un.e assistant.e de projet.

Le/la RAF travaillera sur deux projets financés par l'Agence Française de Développement (AFD) dans le même périmètre géographique (Sénégal, Mauritanie, Niger, Tchad, Côte d’Ivoire et Guinée):

- Projet AT EDIFIS: dispositif d'assistance technique EDIFIS, 4M€, 3 ans. Ce projet prendra fin en décembre 2025 et une deuxième phase du projet est en développement pour janvier 2026 (soumis à la validation du bailleur).

- Projet FAPS EDIFIS: facilité d'amorçage, de préparation et de suivi de projets EDIFIS, 1.5M€, 3 ans. Ce projet prendra fin en décembre 2025.

Les éléments présentés ci-après sont généraux et présentés à titre indicatif. Les missions seront précisées ultérieurement selon des besoins prioritaires identifiés et les types d’appui à fournir.

Sous l’autorité de la cheffe de projet d’Expertise France (EF), basée à Dakar, le/la Responsable administratif.ve et financier.ère sera responsable de la mise en œuvre administrative, logistique et financière des deux projets en lien avec l’assistante de projet.

Les responsabilités du/de la Responsable administratif.ve et financier.ère couvrent les aspects suivants :

Volet financier:

• Assurer le reporting financier de toutes les dépenses effectuées dans le cadre des deux projets ;
• Mettre à jour des outils de pilotage financier (Suivi financier, budget révisé, le revue de planification de projet (RPP), les exercices de prévision d’atterrissage budgétaire, de budget initiaux/révisés) et les transmettre à la cheffe de projet basée à Dakar et au siège d’Expertise France à Paris selon le planning ;
• Suivre la trésorerie du projet (compte bancaire et caisse terrain), anticiper et préparer les demandes d’approvisionnement bimensuelle auprès du Siège d'EF à Paris ;
• Préparer et transmettre le prévisionnel des dépenses relatives aux activités du projet aux Unité Support Projet et bureaux mutualisés des zones d’intervention ;
• Assurer le paiement des fournisseur et prestataires dans le délai contractuel ;
• Tenir à jour les livres de bord des journaux de caisse et de banque du projet et assurer les relations avec la banque;
• Assurer l’indexation, le classement quotidien et l’archivage des pièces comptables et justificatifs financiers sur la plateforme de partage Wimi;
• S’assurer de l'éligibilité des dépenses ainsi que du respect des procédures financières d'EF et du bailleur dans la mise en œuvre des activités ;
• Effectuer les demandes d’exonération de TVA pour les dépenses du projet ;
• Assurer les procédures de retenue à la source et les demandes d’exonération ;
• Préparer et suivre les audits du projet;
• En lien étroit avec la cheffe de projet basée à Dakar, assurer les exercices budgétaires et comptables (clôture comptable, prévisions budgétaires, plan de travail annuel budgétisé, etc)

Volet opérationnel

• Appuyer la cheffe de projet dans le suivi global et le reporting financier des activités des deux projets ;
• Appuyer la planification mensuelle budgétaire des activités des projets avec les expertes long termes en charge des composantes du projet, l’experte communication et la cheffe de projet ;
• Contribuer à la mise à jour des outils de pilotage financiers d'EF (tableau de bord, reporting, tableau de suivi des activités et pilotage mensuel des projets, etc.) en lien étroit avec la cheffe de projet;
• Appuyer les activités de communication liées aux projets ;

·        Faire remonter à la cheffe de projet toute information utile à la bonne marche des activités ;

Volet administratif

• Superviser le montage des dossiers de consultation, la négociation et l’élaboration des contrats de marchés publics prévus sur les projets ;
• Veiller à l’application des procédures EF ;
• Procéder au suivi des contrats conclus dans le cadre des deux projets (facturation, paiements, justificatifs).

Volet logistique

• Appuyer l’organisation des différents évènements et missions (mobilisation d'expertise) liés aux activités des deux projets, en lien étroit avec l'assistant.e ;
• Superviser l’utilisation optimale et l’inventaire des équipements des projets ;
• Contribuer à l'identification des prestataires nécessaires à la mise en œuvre des activités.
• Collaborer avec les bureaux mutualisés et les Unités Support Projet  des zones d’intervention pour le suivi des activités et coûts partagés.

 Volet clôture projets

• Assurer la clôture comptable et financière des deux projets ; 
  
• Clôturer les contrats ATLAS ; 
• Solder les avances tiers, corriger les écarts ATLAS, rapprocher le JDD ATLAS et le suivi financier ;
• Préparer et transmettre les rapports financiers finaux à la cheffe de projet basée à Dakar et au siège d’Expertise France à Paris ; 
• Superviser le classement et l’archivage des pièces justificatives et s’assurer de la complétude et de l’éligibilité ; 
• Organiser le transfert des archives physiques au siège ;
• Superviser l’inventaire physique des assets et organiser le transfert/la cession.