Ref.
2025/EJAFYL/13124
Job offer type
Experts
Type of contract
Service contract
Activity sectors
Género, derechos y modernización del Estado ; Administrative and Accouting Management
Deadline date
2025/05/18 11:33
Duration of the assignment
Long term
Contract
Freelancer
Duration
10 mois
Consultor/a para asistencia administrativa, financiera y logística Proyecto LIBRES (M/W)
Département Gouvernance - GOUV > Pôle Migration, Genre et Droits Humains
Published on : 2025/05/06
AMERICAS
COLOMBIA
BOGOTA
Mission description
Se busca contratar a consultor.a para asistencia administrativa, financiera y logística para el acompañamiento a las acciones del proyecto ejecutadas por Expertise France. Bajo la supervisión de la Coordinadora de programa, apoyará al equipo en la preparación, implementación y monitoreo de la gestión logística, administrativa/contractual y financiera de las acciones implementadas por Expertise France.
El/la consultor.a trabajará en estrecha colaboración con las expertas de género de los departamentos del Cauca y Valle del Cauca, y la Unidad de Apoyo a los Programas (“UAP”).
Se encargará de las siguientes actividades (no exhaustivas):
1) Apoyo a la gestión administrativa y contractual:
· Apoya a la dirección y coordinación de programa en el manejo de los procesos contractuales, preparando los documentos relacionados con las convocatorias y la selección de proveedores y firma de los contratos.
· Apoya la generación de los contratos y documentos asociados a través de la preparación de los documentos administrativos y contractuales, (por ejemplo: justificativos, adendas, órdenes de compra…)
· Realiza el seguimiento contractual y financiero de cada contrato, actualizando los tableros de seguimiento de contratos existentes, y compartiendo la información con el equipo, generando alertas de ser necesario.
· Apoya el seguimiento contractual y administrativo de los (a) expertos (a).
2) Apoyo a la gestión financiera:
· Apoya a la dirección y Coordinación del programa durante el proceso de pago de los proveedores, haciendo el relacionamiento con esos para el ajuste de las facturas, en caso de ser necesario.
· Prepara todos los documentos que vienen en soporte a los pagos de facturas o pagos anticipados a proveedores o experto/a(s) para envío a la UAP.
· Asegura el seguimiento de estos pagos (por ejemplo, a través de ficheros de seguimiento), informa a los proveedores y genera alertas cuando fuese necesario (por ejemplo, para recordar fecha debida de pago).
· Apoyo en el seguimiento general financiero.
3) Apoyo a la gestión logística:
· Apoya la organización de eventos y reuniones, en particular sobre los aspectos logísticos (hotel, transporte, salas de reunión, etc.)
· Recolección, verificación de cumplimiento y archivo de documentos de respaldo y comprobantes (listas de asistencia, gestión documental, etc.)
· Apoya el cumplimiento de los procedimientos y control del correcto archivo de los documentos por parte de los viajeros.
· Actualizar los tableros de seguimiento de los viajes y misiones con base en la información proporcionada por el equipo.
· Actualización calendario de actividades compartidas con los socios que hacen parte del proyecto.
4) Apoyo administrativo interno al equipo:
· Gestión de tareas administrativas y de secretariado (redacción de minutas de reuniones, envío de documentos, reserva de sala de reunión etc.)
· Seguimiento y control del adecuado archivo de los documentos administrativos, financieros y logísticos bajo responsabilidad de los encargados de proyectos y equipo técnico.
· Seguimiento del flujo de información con la sede en París (seguimiento de pagos, procesos contractuales como aprobaciones, firmas, etc.; auditoría, soporte informático, legal).
· Apoyo a la preparación de documentos para auditorías y cierres financieros de las acciones sobre la parte contractual y financiera de las acciones.
· Seguimiento de la debida actualización por el equipo de los tableros de seguimiento de presencia en las oficinas y de ausencias.
Esta descripción del trabajo no es exhaustiva, en general, el/la consultor es el garante del logro de los objetivos y las líneas manifestadas anteriormente con base en los lineamientos técnicos y operativos establecidos por la Coordinación del programa y de acuerdo con el cumplimiento de los procesos internos, los compromisos con el donante y las decisiones de la dirección.
Por tanto, deberá llevar a cabo cualquier actividad necesaria para la buena ejecución del proyecto de manera proactiva, dinámica y con altos estándares de calidad y disposición para el trabajo en equipo.
Project or context description
Expertise France es la agencia pública francesa para el diseño y ejecución de proyectos de cooperación técnica internacional. La agencia trabaja en cuatro ámbitos prioritarios:
• Gobernanza democrática, económica y financiera;
• Paz, estabilidad y seguridad;
• Clima, agricultura y desarrollo sostenible;
• Salud y desarrollo humano.
En estos campos, Expertise France lleva a cabo misiones de ingeniería e implementación para proyectos de desarrollo de capacidades, movilización de conocimientos técnicos, así como una función de montaje de proyectos que involucra experticia pública y conocimientos privados.
Desde el 1º de enero de 2022 es filial de Agencia Francesa de desarrollo (Grupo AFD). Con un volumen de actividad de 390 millones de euros y más de 500 proyectos en un centenar de países. Expertise France sitúa su acción en el marco de la política de solidaridad, influencia y diplomacia económica de Francia, la agencia tiene casi 800 empleados en la sede en París y más de 1400 personas en el mundo.
En América latina Expertise France interviene mayoritariamente con programas regionales. En octubre 2018, se abrió la primera oficina en Bogotá, Colombia, inicialmente dedicada a la implementación del programa EUROCLIMA. En 2023 se sumaron los programas Amazonia+ (Transición Verde de la Cuenca Amazónica) y ¡LIBRES ¡financiados por la Unión Europea; así como Mujeres echando raíces financiado por la AFD.
En 2024 Digital and Green Innovation, y EU-LAC High level policy dialogue on digital policy and regulations, financiados por la Unión Europea.
Proyecto ¡LIBRES ¡
El proyecto ¡LIBRES! para fortalecer la prevención de violencias basadas en género, protección y atención de las niñas, mujeres y personas LGTBIQ+ en territorios de Colombia es una iniciativa ejecutada por el Ministerio de Igualdad y Equidad y Expertise France generada en conjunto por la Delegación de la Unión Europea en Colombia, AECID, Expertise France y GIZ. Tiene como objetivo implementar una intervención de cooperación enfocada en la lucha contra las violencias basadas en género y por prejuicio. Este tipo de iniciativas se hacen relevantes considerando la situación de violencia contra las mujeres, las niñas y las personas LGBTIQ+ en Colombia.
Este Proyecto busca contribuir al cumplimiento del ODS 5: lograr la igualdad de género y empoderar a todas las mujeres y las niñas, Meta 5.2: eliminar todas las formas de violencia contra mujeres y niñas y el Plan de Implementación de Género de la UE en Colombia. En este sentido, el Proyecto se enfoca principalmente en:
-Fortalecer estrategias para la prevención y la sanción de la violencia de género y la protección y atención de las niñas, mujeres y personas LGBTIQ+ en territorios de Colombia, desde un enfoque de gobernanza.
-Reforzar la coordinación entre los diferentes actores involucrados para el abordaje de las violencias de género y por prejuicio, incluyendo autoridades locales, organizaciones de mujeres, organizaciones feministas, organizaciones de personas LGBTIQ+ y población afectada, para mejorar la respuesta integral y efectiva frente a esta problemática.
Se espera mejorar la capacidad institucional en la aplicación de la política pública integral contra la violencia de género y pro prejuicio, el fortalecimiento de los servicios de protección y atención de las víctimas de la violencia con un enfoque interseccional, estableciendo un trabajo de acompañamiento y apoyo a la gestión de y desde las entidades gubernamentales del orden nacional y municipal para cualificar los procedimientos y rutas de atención y generar una mayor coordinación entre las entidades
En ese sentido, viene trabajando en la consecución de los siguientes componentes:
Componente 1. Mejorada la capacidad institucional en la aplicación de la política pública integral sobre la violencia de género y por prejuicio, así como el fortalecimiento de los servicios de protección y atención a las víctimas de la violencia de género con un enfoque interseccional.
Componente 2. Promovidas estrategias de cambios institucionales y sociales para erradicar los estereotipos culturales que perpetúan las violencias basadas en género y por prejuicio.
-Componente 3. Fortalecidas las alianzas público-privadas y público-populares para el empoderamiento económico de las mujeres y personas LGTBIQ+ víctimas de violencias basadas en género.
Required profile
Cualificaciones y competencias:
· Título profesional en el área de derecho, administración de empresas, contabilidad, finanzas, ciencias económicas, comercio, ingeniería o equivalente.
· Excelente dominio de las herramientas informáticas Windows, especialmente Excel y Word.
· Muy buen manejo de las herramientas de trabajo y reunión en línea (Microsoft Temas, Zoom etc.).
· Alta capacidad de trabajo en autonomía, rigor y organización.
· Capacidad para trabajar en equipo, habilidades relacionales indispensables.
· Proactividad, espíritu colaborativo y orientación hacia la resolución de problemas.
· Capacidad de anticipación, organización y fiabilidad.
· Excelentes capacidades de redacción y síntesis.
· Excelente dominio del español. El manejo a nivel profesional del inglés y/o el francés tanto oral como escrito será una ventaja.
Experiencia laboral:
· Al menos 4 años de experiencia profesional.
· Al menos 3 años de experiencia profesional en labores de preparación, seguimiento y control administrativo, contractual y financiero, de programas o proyectos, en el ámbito público o privado.
· Por lo menos una experiencia profesional en ámbito internacional y/o un entorno multicultural.
· Una experiencia en el ámbito de la Cooperación Internacional será considerada un valor agregado.
Additional information
Condiciones de trabajo:
· Lugar de trabajo: Bogotá
· Prerrequisito: Nacionalidad colombiana o estar en posesión de un Permiso laboral en Colombia vigente en la fecha de inicio del contrato.
· Honorarios: Por negociar, según perfil, experiencia y competencias.
· Tipo de contrato: Contrato de Prestación de servicios profesionales
Selection criteria for applications
The selection process for candidates will be based on the following criteria :
- Candidate’s training/skills/experience
Deadline for application : 2025/05/18 11:33
File(s) attached : Terminos de referencia consultor.a admin fin log LIBRES.pdf
Expertise France is the public agency for designing and implementing international technical cooperation projects. The agency operates around four key priorities :
- democratic, economic, and financial governance ;
- peace, stability, and security ;
- climate, agriculture, and sustainable development ;
- health and human development ;
In these areas, Expertise France conducts capacity-building initiatives and manages project implementation, leveraging technical expertise and acting as a project coordinator. This involves combining public sector expertise with private sector skills to drive impactful results.