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Réf.
2025/RCEAT/13122

Type d'offre
Poste terrain

Type de contrat
CDD

Date limite de candidature
26/05/2025 19:00

Contrat
Portage salarial / Cabinet d'expertise

Durée
12 mois renouvelable

Description de la mission

MISSIONS :

Supervision du traitement des commandes et mise en œuvre du processus d’achat (services, fournitures, subventions) selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

  • Rédiger et préparer les appels d’offre et dossiers de consultation ainsi que les contrats nécessitant une validation interne (coordination et siège) selon la réglementation applicable (code de la commande publique, CCAG, procédures internes Expertise France, règles de conformité des bailleurs de fonds, etc.)
  • Élaborer et accompagner le déploiement de la partie administrative des dossiers de consultation et d’appel d’offre ainsi que les calendriers de passation et d’exécution des marchés (la partie technique est élaborée par le projet).
  • Assurer le suivi des publications des marchés en accord avec la procédure validée.
  • Réaliser l'analyse des offres et participer au processus de sélection des prestataires et d'attribution des marchés avec les prescripteurs.
  • Négocier les offres dans le respect de la règlementation
  • Préparer les comités d’évaluation des offres et d’attribution des contrats (rôle et liste des membres) et les organiser en temps opportun. En assurer le secrétariat et rédiger les PV de notation des offres et d’attribution des contrats
  • Participer à l’élaboration, suivre et mettre à jour le plan de passation des marchés de services et fournitures du projet en lien avec l’équipe opérationnelle.
  • Centraliser les achats d’équipements durables et les faire valider avant envoi au service dédié au siège.
  • S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes.
    Assurer une veille sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix, … ) ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…).  
  • Passation et supervision de subventions selon les règles d’Expertise France
  • Superviser les appels à proposition en lien avec les opérationnels.
  • Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées.
  • Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis.
  • Superviser l’évaluation et la sélection des bénéficiaires conformément aux procédures de l’Agence.
  • Former les bénéficiaires aux règles internes et des bailleurs, si nécessaire.
  • Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques.
  • Mettre en place des outils de gestion de subvention en lien avec le service financier.

Suivi d’exécution des contrats

  • Superviser la mise en œuvre des contrats en veillant au respect des règles spécifiques à ce type de marchés (code de la commande publique, CCAG, procédures internes Expertise France, règles de conformité des bailleurs de fonds, droit de la construction pour les marchés de travaux…) et effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat
  • Assurer le suivi de l’échéancier des paiements : avance, acomptes et tranches de paiements des prestataires et partenaires du projet.
  • Gérer les opérations de vérification, de réception des fournitures ou livrables, remise de rapports narratifs et/ou financiers selon les besoins.
  • S’assurer que le format et les informations reportées sur les devis et factures sont conformes.
  • Etablir le suivi des révisions de prix
  • Faire appliquer des pénalités si nécessaires.
  • Rédiger des avenants de contrats ainsi que les PV d’attribution des avenants en fonction des besoins et dans le respect du cadre de la réglementation interne applicable.
  • Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs jusqu’à la livraison.
  • Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en termes de délais et livrables et produire mensuellement une situation des marchés et contribuer aux aspects de passation des marchés du rapport de suivi financier du projet.

Supervision contractuel du bureau IYBA SEED au Togo et de la logistique de missions et ateliers du projet d en lien avec la RAF et l’assistante du projet.  

  • Organiser la partie logistique de présence à Lomé et des déplacements de l’équipe projet et des missions d’expertise (location du bureau, assurance bureau, achats des billets avion, locations de véhicules.
  • Organiser la vie du bureau projet : acquisition équipements, logiciels, et fournitures du bureau projet, en lien avec la RAF et l’assistante du projet

Activités transverses 

  • Assurer la conformité des procédures et des opérations du projet avec le dispositif local d’EF et le cadre d’exécution (type enregistrement administratif du projet, gestion des exonérations et paiement des taxes, etc.).
  • Assurer le respect des règles de l’agence et la conformité sur les procédures de passation de marché et de lutte contre la fraude.
  • Elaborer les reportings mensuels contrat et achat.
  • Superviser l’archivage des documents juridiques-achat du bureau et des projets.
  • Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le Département des Affaires Juridiques.
  • Anticiper son plan de charges, le communiquer au chef de de projet en soulignant les alertes/et propositions de solutions.

 

Cette définition de fonction peut être sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et de son implantation au Togo ainsi qu'au Bénin, et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

Le présent poste de responsable contrats et achats est prévu pour le projet IYBA SEED et basé à Lomé au Togo ; en fonction du volume d’activités au Togo, le responsable contrats et achats pourrait être mobilisé ponctuellement pour appuyer le projet IYBA SEED au Bénin sur le même périmètre.

De plus le contenu des activités n’est pas exhaustif et d’autres tâches en lien avec votre domaine de compétences et dans le respect de votre charge de travail peuvent vous être demandées.

Description du projet ou contexte

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
  • lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
  • renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Avec un volume d’activité de plus de 300 millions d’euros et plus de 500 projets en portefeuille dans 80 pays, Expertise France s’inscrit comme un acteur majeur de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France. 

Expertise France au Togo et au Bénin

En tant qu’agence de coopération technique, Expertise France conseille, assiste, conçoit et met en œuvre des projets de renforcement des politiques publiques au Bénin et au Togo. Elle intervient dans des domaines clés du développement et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation des objectifs de développement durable (ODD).

 

 

Le portefeuille d’activité d’Expertise France au Togo est composé de quatre projets nationaux financés par l’UE, l’AFD et les ministères français (MEAE et MSP) et représentant un volume d’affaires de 11,15M€. L’agence intervient à ce titre auprès des Forces Armées Togolaises, des ministères de la Santé et de l’Administration territoriale, du CHU Sylvanus Olympio de Lomé, ainsi que des communes principales des cinq régions du pays.

 

Le portefeuille d’activité d’Expertise France au Bénin est composé de quatre projets nationaux. Sur financements français (AFD – 5,9M€), Expertise France intervient auprès de l’ANPT (Agence nationale des patrimoines touristiques), de la DGI (Direction générale des impôts), de l’ADPME (agence de développement des PME) et de l’ASIN (Agence des systèmes d’information et du numérique) en tant qu’assistance à maîtrise d’ouvrage, assistance technique et ensemblier d’expertise. Sur financements européens (10M€), Expertise France est mobilisée pour renforcer les capacités matérielles et techniques et la protection des Forces Armées Béninoises (FAB).

 

Expertise France prévoit de décentraliser ses activités support pour son portefeuille d’activités au Bénin et au Togo. Elle prévoit de déployer à Cotonou et à Lomé une nouvelle Unité Support Projets qui regroupera l’ensemble des fonctions supports pour tous les projets du Togo et du Bénin. (finances, logistique, achats, ressources humaines). 

Description du projet

IYBA SEED : Investing in Young Businesses in Africa – Supporting Entrepreneurship Ecosystem Development est cofinacé par par l'Union européenne (DG INTPA), le ministère fédéral allemand de la coopération économique et du développement (BMZ), Team France et SlovakAid, pour une durée de 4 ans (2023-2026).

Il fait partie du troisième bloc de l'Initiative Equipe Europe "Investir dans les jeunes entreprises en Afrique", qui soutient l'écosystème de l’entrepreneuriat, avec un accent particulier sur les femmes et les jeunes. La mise en œuvre d'IYBA-SEED mobilise cinq organisations des États membres (OEM) en collaboration avec la Commission européenne (DG INTPA). Le consortium d'OEM est composé d'Expertise France (France) en tant que chef de file, Enabel (Belgique), GIZ (Allemagne), SAIDC (Slovaquie) et SNV (Pays-Bas). IYBA-SEED est un projet multi-pays qui est mis en œuvre en Afrique du Sud, au Bénin, au Kenya, au Sénégal, et au Togo et dont l’Unité Centrale de Gestion, chargée d’assurer une coordination et une cohérence globale des approches adoptées par les 5 équipes pays, est basée à Bruxelles

IYBA-SEED adopte une approche de "renforcement de l'écosystème" : il cible l'écosystème de l'entreprenariat et ses acteurs, afin d'atteindre les jeunes entreprises (les bénéficiaires SEED) qui sont définies comme suit :

  • Des entreprises et des entrepreneurs en phase de pré-amorçage et amorçage
  • Exclusivement dirigées par de jeunes entrepreneurs (18-35 ans) et/ou des femmes entrepreneurs (de tout âge).

L'objectif global d'IYBA-SEED est de contribuer à la création d'emplois décents pour les femmes et les jeunes et à la résilience des économies en renforçant les écosystèmes entrepreneuriaux dans un certain nombre de pays subsahariens afin qu'ils puissent accroître l'accès aux services de développement des entreprises (à la fois financiers et non financiers) pour les bénéficiaires SEED.

IYBA-SEED travaille autour de 4 composantes clés :

  • Renforcement de Capacités et Réseaux
  • Environnement des Affaires
  • Culture Entrepreneuriale
  • Partage des Connaissances

Lieu et période de mise en œuvre

Le projet IYBA-SEED a débuté le 1er Janvier 2023 et la mise en œuvre a démarré en Juillet 2023 au Bénin et au Togo. Le Projet travaille avec l’ensemble des acteurs de l’écosystème entrepreneurial togolais et béninois.

Au Togo la collaboration est étroite avec la Délégation de l’Union Européenne et l’ADTPME, l’Agence de développement des TPME. C’est également le cas au Bénin, où les échanges sont très réguliers entre le projet IYBA-SEED et la DUE tant en direct que lors des nombreux évènements de l'écosystème. Le projet contribue activement à la synergie entre les projets de la TEI IYBA, en lien avec les institutions béninoises ADPME, ANPE et chambres consulaires.

L’équipe de coordination du projet est basée à Lomé pour le Togo et est composée d’un chef de projet, d’un adjoint à la coordination du projet, d’une assistante de projet ainsi que d’une RAF (20%). Le projet est mis en œuvre sur l’étendue du territoire avec des focus sur Lomé, Tsévié, Atakpamé et Kara.

Au Bénin, un Chef de Projet Adjoint est basé à Cotonou avec une mise en œuvre à Cotonou et dans les 4 départements méridionaux (Mono, Atlantique, Littoral, Ouémé).

 

SITUATION/ POSITION : Direction des Opérations

Sous la responsabilité hiérarchique du chef de projet IYBA SEED Togo et en lien de supervision avec la Responsable Administrative et Financière (RAF) du projet, le/la Responsable de contrats et achat du projet IYBA SEED Togo sera en charge de la globalité de la passation de marché et de la contractualisation du projet.

En lien avec le DAJ et le service de la conformité d’Expertise France, la/le Responsable contrats et achats doit garantir la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence. Il se conforme également au dispositif interne de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.

Pour ce faire la/le Responsable contrats et achats : 

  • s’approprie l’ensemble des règles applicables à la passation de contrats par l’Agence et se tient informé de leur mise à jour ;
  • assure un lien permanent avec le DAJ et autant que de besoin avec l’ensemble des autres services de relevant de la fonction juridique de l’Agence, (Cellule contrat achat basée à Paris, USP basées dans d’autres pays, etc.);
  • participe à l’ensemble des instances et autres comités relevant de la fonction juridique de l’Agence (Réseau DAJ+, Comité documentaire, Formations internes, groupes de travail, etc.) ;
  • transmet au contrôle préalable du DAJ, conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes autres pièces produites au cours de la passation de contrat soumise à un contrôle ;
  • contribue et facilite de manière générale tout contrôle ou audit sur son service et sur les activités auxquelles il a contribué.

La/le Responsable contrats et achats assure la mise en place d’une organisation efficiente au bénéfice du projet, alliant respect du chronogramme d’activités et conformité juridique.

Elle/Il assure le reporting contrats et achats du bureau.

Elle/Il pilote et gère les activités liées au système d’informations de gestion des contrats et participe autant que de besoin au déploiement des nouveaux outils en lien avec la gestion des contrats.

Cette description du poste et de la position peut être elle aussi sujette à des modifications permanentes suivant l’évolution des activités de l’agence et de son implantation au Togo ainsi qu'au Bénin, et la nécessité de pouvoir s’y adapter.

Profil souhaité

PROFIL SOUHAITE :

  • Formation supérieure droit (idéalement BAC +5/Master), avec une spécialisation en droit public, ou marchés publics, Formation en gestion des achats avec logique juridique type Bioforce et/ou expérience professionnelle démontrant une compétence en la matière
  • Expérience d’au moins 5 ans sur un poste similaire de Responsable Contrat Achat ou en Coordinateur Achats / Acheteur public
  • Expérience d’encadrement d’équipe ;
  • Expérience avec bailleurs de fonds (Union Européenne/AFD/Banque mondiale/autres banque de développement) ou tout autre opérateur de coopération technique

Aptitudes

Savoir :

  • Connaissance des règles de de passation des marchés publics notamment français et européen
  • Connaissance des règles bailleurs UE est un avantage
  • Parfaite maîtrise des outils bureautiques 

Savoir-faire :

  • Bonnes capacités organisationnelles et rédactionnelles
  • Excellentes capacités d’analyse et de rédaction de rapports ;
  • Excellente expression écrite et orale en français ; l’anglais étant un plus.
  • Excellentes capacités en négociation

Savoir être :

  • Capacité à travailler dans un contexte exigeant et multiculturel
  • Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité
  • Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation
  • Qualités relationnelles, de travail en équipe
  • Capacité à travailler de façon autonome
  • Capacité à travailler dans un contexte difficile
  • Capacité à communiquer clairement
  • Observateur
  • Disponible

Informations complémentaires

Type de contrat : CDD de 12 mois renouvelable, via une société de portage (contrat de droit national togolais).

Date de prise de fonctions : 1er juillet 2025

Rémunération : Selon profil

Documents à fournir pour la candidature

  • Un CV
  • Une lettre de motivation
  • Durée contractuelle du préavis prévu par l'employeur actuel, le cas échéant
  • Coordonnées de 3 références professionnelles pertinentes 

Le processus de sélection des manifestations d’intérêt se fera en deux temps :

  • Dans un premier temps, une liste restreinte sera établie librement par Expertise France.
  • Dans un deuxième temps, les candidate(e)s sélectionné(e)s pourront être convié(e)s à un entretien.

Sans réponse de notre part dans un délai de 5 semaines, veuillez considérer que votre candidature n’a pas été retenue. Les candidat.e.s intéressé.e.s par cette opportunité sont invité.e.s à soumettre leur dossier dans les meilleurs délais, Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.

Date limite de candidature : 26/05/2025 19:00

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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