Présentation de l’unité de coordination:

L’Unité de Coordination (UC) sera un élément central du projet « Sociétés Inclusives », fournissant un appui global à l’ensemble de l’équipe projet, composée de collaborateurs et collaboratrices issu(e)s des différentes agences de mise en œuvre du consortium, travaillant ensemble selon le principe « agir comme une seule équipe ». Le rôle principal de l’UC sera de définir et, surtout, de garantir la bonne mise en œuvre des Procédures Opérationnelles Standardisées (POS). Ces POS détailleront, pour chacun des processus clés, les étapes critiques, les rôles et responsabilités au sein de l’équipe, la documentation de référence à utiliser, et les processus de validation à suivre. L’UC facilitera la prise de décision stratégique, intégrera la planification opérationnelle et gérera un système d’information robuste pour améliorer la coordination et le suivi. Elle offrira également un soutien administratif et financier, en matière de contrôle qualité sur les enjeux transversaux, ainsi que dans la planification et la mise en œuvre du suivi, de l’évaluation, de la redevabilité et de l’apprentissage (SERA) pour les actions et activités dans les pays et régions cibles. En outre, l’UC abordera des questions clés telles que l’égalité de genre et les autres inégalités, en veillant à ce que toutes les activités du projet soient alignées avec des marqueurs/objectifs spécifiques. Fonctionnant de manière décentralisée, l’UC renforcera l’efficacité du projet et assurera une mise en œuvre effective dans toutes ses dimensions, promouvant des résultats durables et significatifs grâce à des stratégies informées et cohérentes.

Présentation du poste:

Sous la direction et la supervision du Responsable de l’Unité de Coordination, le/la Chargé(e) d’appui à l’Unité de Coordination participera à toutes les tâches de planification stratégique et de gestion opérationnelle de l’UC.

Le/la Chargée d’appui à l’UC sera responsable des tâches et missions suivantes (liste non exhaustive) :

Gestion du système d’information du programme :

• Organiser et planifier les réunions de coordination et de concertation avec le HCU, les Responsables de Composantes et le Directeur de Programme ;
• Rédiger et diffuser les comptes rendus et rapports de réunions ;
• Relire, consolider et finaliser les documents du programme ;
• Partager les informations du programme avec tous les membres et équipes du consortium ;
• Gérer les outils de travail collaboratif (Teams, SharePoint, etc.) ;
• Superviser les processus et outils d’archivage électronique et physique ;
• Maintenir et gérer le système d’information interne ;
• Superviser et actualiser l’utilisation des systèmes de gestion de l’information.

Faciliter l’organisation et le fonctionnement des instances de gouvernance :

• Organiser et planifier les réunions de coordination et toutes les réunions des organes de gouvernance (invitations, ordres du jour, logistique, etc.), en étroite collaboration avec l’équipe de coordination ;
• Préparer et partager les comptes rendus, rapports, accords et assurer le suivi ;
• Organiser et mettre à jour un agenda partagé de toutes les réunions de gouvernance.
• Aider à l’organisation de réunions et événements de haut niveau liés à l’UC (en assurant une planification, une exécution et un suivi efficaces) ;

Mise à jour des outils de planification, de suivi et de coordination :

• Appuyer l’élaboration, la révision et l’ajustement des plans de travail et des plans de suivi du projet ;
• Aider à la préparation des documents d’appui pour les comités de pilotage/de suivi ou toute réunion, sur demande ;
• Travailler à la consolidation et à l’organisation/harmonisation des données et informations du programme ;
• Participer à la compilation et à la diffusion de rapports détaillés sur l’avancement du projet (flashnote).

Capitalisation :

• Capitaliser sur les résultats des travaux de l’UC en documentant et diffusant les bonnes pratiques, les leçons apprises et les réussites ;
• Participer activement aux actions de communication, de visibilité et aux événements de gestion des connaissances.