SITUATION/POSITION : Direction des Opérations – Direction pays Guinée

L’AT est basé.e à Conakry en Guinée.

Il.elle est placé.e sous la responsabilité hiérarchique de l’AT principal. Il/elle travaille en lien fonctionnel avec l’AT ingénierie pédagogique et formation un.e chargé.e de projets au siège. Il.elle travaille en étroite collaboration avec l’assistant.e administratif et financier du MSHP.

Il.elle travaille en lien fonctionnel avec les collaborateurs et collaboratrices de l’Unité de Support Projet (USP) Guinée sur les aspects support (logistique, juridique, finances).

MISSIONS

Auprès du bénéficiaire, le MSHP

ETP : Plein temps

Assistance technique

Responsabilités principales

1.     Appui à la coordination du projet du MSHP sur les aspects administratifs et financiers pour une gestion contractuelle efficace et une gestion budgétaire efficiente et conforme ;

2.     Accompagnement et transferts de compétences avec le binôme assistant administratif et financier du MSHP.

A)    Suivi administratif du projet

·       Appui à la coordination du projet MSHP dans l’élaboration des relations contractuelles : MOU et conventions avec les différents acteurs du projet, plan de travail de l’année 1 ;

·       Renforcement de l’assistant administratif et financier sur le suivi des contrats ;

·       Co-rédaction du manuel de procédures du projet ;

·       Appui à la compréhension de ce manuel ;

·       Appui à l’assistant administratif et financier dans les passations de marché dans le respect des procédures ;

·       Appui conseil à la coordination du projet MSHP à l’amélioration des outils de suivi administratifs et financiers du projet ;

·       Appui à la préparation des documents administratifs tels que les plans de passation de marché et tout autre document ;

·       Appui à la la gestion administrative des missions, des événements, des bureaux, des biens (stocks et immobilisations) du projet et à la gestion des systèmes informatiques, des archives et des courriers.

B)    Suivi comptable et financier du projet

·       Appui à la bonne application des procédures comptables ;

·       Appui à la mise en place d’outils de suivi informatique des informations financières et budgétaires ;

·       Appui dans le contrôle de suivi de la caisse (suivi des avances, journal de caisse, transferts, solde, inventaire physique et de rapprochement) ;

·       Appui à la préparation des dossiers comptables requis pour les audits ;

·       Appui à la préparation du tableau de bord de suivi budgétaire et des états de consommation ;

·       Appui à la préparation des documents financiers tels que les rapports financiers et tout autre document ;

·       Appui dans la tenue des pièces justificatives des dépenses du projet : vérifier leur conformité (forme et fonds) et procéder à leur classement.

C)     Appui à la collaboration avec les différentes parties prenantes

L’AT administratif et financier apportera un appui technique à la coordination du MSHP dans le dialogue sur les aspects administratifs et financiers des partenaires du projet : établissement des relations contractuelles, suivi juridique des contrats et conventions. En particulier, il.elle travaillera avec :

-        Le MSHP dont son secrétariat général et toutes les directions concernées ;

-        Le staff administratif et financier de la Faculté de Sciences et techniques de la santé (FSTS) de l’Université Gamal :

-        Le staff administratif et financier du CESAG ;

-        Le staff administratif et financier de l’IPPS ;

-        Et de tout autre partenaire dans le cadre du projet.

Auprès d’Expertise France

L’AT administratif et financier travaille sous la responsabilité de l’AT principal qui assure le rôle de chef du contrat Expertise France. A ce titre, l’AT administratif et financier assure le suivi administratif, financier et logistique du projet de l’assistance technique, dans le respects des règles bailleur. Les missions sont les suivantes :

Gestion administrative et financière :

·       Appuie la mise en œuvre et le suivi de la gestion administrative et financière du projet, en lien le.la Chef.fe de projet et l’USP ;

·       Participe à la consolidation du suivi budgétaire mensuel en lien avec le.la Chargé.e finances de l’USP et fait valider le suivi budgétaire par le.la Chef.fe de projet ;

·       Participe à l’élaboration du prévisionnel budgétaire en vue des exercices budgétaires internes (RPP, BI, BR, PA et clôture semestrielle) et l’approvisionnement des comptes d’Expertise France ;

·       Participe à la consolidation des rapports bailleurs, notamment financiers en lien avec le.la Chargé.e finances de l’USP ;

·       Participe à la collecte des justificatifs lors des audits financiers en lien avec le.la Chargé.e finances de l’USP ;

·       Vérifie la conformité des justificatifs pour les demandes de paiement des experts (factures, feuilles de temps, justificatifs de mission) et les états récapitulatifs de frais des experts et des membres de l’équipe projet ;

·       Réalise le suivi des paiements des experts selon les conditions contractuelles (bons de commande, contrats, etc.) ;

·       Assure l’archivage des documents projets (compte rendus de missions, compte rendus de réunions, TDR de formation, TDR de mission, bons de commande, factures, rapports techniques, etc.) ;

·       Assiste le.la Chef.fe de projet dans la gestion opérationnelle du projet (comptes rendus de réunion, création d’outils, etc.) et assurer le remplissage de tableaux de bord.

Logistique :

·       Appuie l’équipe projet dans l’organisation logistique des missions des membres de l’équipe et des experts (Ordre de mission, Termes de Référence, etc.) ;

·       Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe et des experts lors des missions (visa, réservation, véhicule, etc.) en lien avec l’USP ;

·       Assure la logistique et l’organisation liées aux ateliers, séminaires, et réunions de projet ;

·       Consolide les besoins logistiques et administratifs des membres de l’équipe (équipements, véhicule pour RDV extérieur, crédit téléphonique/internet, etc.) en lien avec l’USP ;

Achats/juridique :

·       Appuie les membres de l’équipe projet dans les passations des marchés ;

·       Vérifie que le dossier d’achat fourni est conforme au budget alloué et aux procédures d’Expertise France avant engagement de la dépense ;

·       Est le garant des dates de fin de contrat et identifie les besoins éventuels d’avenant ;

·       Appuie la préparation des contrats et la formalisation des documents de suivi interne ;

·       Suit la bonne exécution des contrats financés : contrôle et validation des rapports et des pièces, mise à jour des tableaux de suivi, gestion des audits, etc.

Sécurité :

·       Suit les règles sûreté, en lien avec son/sa responsable, le Directeur Pays, et la Coordination sûreté régionale Golfe de Guinée ;

·       Contribue à la mise en œuvre de la stratégie de sécurité auprès des experts et des membres de l’équipe (ANO, sortie de territoire, etc.)

Il.elle peut être amené.e à réaliser d’autres missions relevant de ses compétences confiées par son.sa responsable.