Objectifs de la mission

Raison d’être et objectifs de la mission (lots 1 et 2)

Compte tenu des difficultés rencontrées dans la mise en place du projet et de l'approche d'assistance technique adoptée par Expertise France, mise en œuvre par le Ministère, et conformément aux recommandations du plan de suivi-évaluation, l'équipe projet souhaite mener une évaluation externe finale ainsi qu'une capitalisation sur l'assistance technique apportée par Expertise France à la maîtrise d'ouvrage assurée par le Ministère de l'Enseignement Supérieur Congolais dans le cadre du projet AMES.

Cette évaluation vise à analyser dans quelle mesure l'appui d'Expertise France a permis la mise en œuvre des activités planifiées et l'atteinte des résultats du projet. Elle constitue également un jalon essentiel pour assurer la redevabilité vis-à-vis du bailleur (AFD), du Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche du Congo, ainsi que de l'agence d'assistance à maîtrise d'ouvrage (Expertise France).

L'évaluation doit également permettre de tirer des enseignements et de formuler des recommandations afin d'ajuster et d'améliorer le support apporté par Expertise France pour l'atteinte des objectifs et des résultats des projets. Cette évaluation sera partagée avec le Ministère afin de capitaliser sur les bonnes pratiques et d'intégrer les enseignements tirés dans l'évaluation globale du projet AMES.

Lot 1 : objectifs et attentes générales de la mission d’évaluation

L'évaluation vise principalement à fournir au Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche, à l'agence Expertise France (équipes terrain et siège), à l'AFD et aux partenaires opérationnels (Institut Agro de Montpellier et INSP de Nice) :

• Une analyse globale et indépendante de la performance du projet AMES, en portant une attention particulière aux résultats finaux en comparaison avec les objectifs fixés.
• Des enseignements et des recommandations visant à améliorer, si nécessaire, les actions en cours et futures.
• En particulier, cette évaluation devra :
• Analyser la performance du projet : évaluer sa pertinence, sa cohérence, son efficience, son efficacité, son impact et sa durabilité ainsi que les obstacles rencontrés.
• Évaluer la stratégie de mise en œuvre et la gouvernance : confirmer ou remettre en question les choix stratégiques et proposer des ajustements pour les futurs projets.
• Examiner les relations entre les différents partenaires et proposer des recommandations pour fluidifier la communication et garantir une mise en œuvre efficace du projet.

L’évaluateur devra fournir les éléments de preuves expliquant les analyses, les liens de cause à effet et tenter d’identifier les facteurs générant ou entravant le progrès. Leur travail doit encourager la responsabilisation, la prise de décisions, et l’apprentissage.

Lot 2 : objectifs et attentes générales de la capitalisation

Compte tenu de l'enjeu et de la complexité du projet et de l'approche d'assistance à maîtrise d'ouvrage, l'équipe projet souhaite engager un processus de capitalisation accompagné par un prestataire externe.

Cet exercice est d'autant plus important qu'il intervient en fin de projet, après une extension de six mois et une mise en œuvre difficile.

Les objectifs (non exhaustifs) de cette capitalisation sont de :

• Retracer et documenter le déroulement du projet, ainsi que les choix opérationnels et stratégiques afin de constituer une mémoire collective.
• Identifier les modalités opérationnelles efficaces et les bonnes pratiques pour consolider les acquis.
• Tirer des leçons sur l'approche partenariale, notamment dans un contexte où certains partenaires refusent de poursuivre leur collaboration avec le Ministère.
• Analyser l'accompagnement fourni et mettre en valeur les expériences et savoir-faire des acteurs impliqués.
• Partager les enseignements clés et recommandations issues de cette expérience avec le bailleur et le Ministère.
• Recenser les erreurs à éviter et les aspects à améliorer pour de futurs projets similaires.
• Évaluer les points positifs et négatifs de la mise en œuvre de l'assistance technique apportée au projet, ainsi que les solutions qui ont été trouvées pour surmonter les difficultés rencontrées.
• Analyser les problématiques de gouvernance et de ressources humaines afin d'en tirer des enseignements pertinents.

Cette capitalisation constitue un jalon essentiel pour documenter l'apprentissage au profit du bailleur (AFD), de l'agence d'assistance à maîtrise d'ouvrage (Expertise France) et du Ministère de l'Enseignement Supérieur congolais. Elle permettra d'identifier les bonnes pratiques et enseignements utiles à l'amélioration des performances des futurs projets menés par Expertise France, en se basant sur les apprentissages du projet pour en faire des connaissances partageables.

Périmètre de la mission (lots 1 et 2)

La mission portera sur les éléments suivants :

• Période évaluée : Septembre 2020 – Juin  2025;
• Composantes : toutes les composantes du projet ;
• Pays : République du Congo  ;
• Ressources documentaires : tous les rapports techniques et financiers, l’offre technique et financière réalisée par Expertise France, le budget de l’AMO, les rapports des partenaires, cadre logique, etc.

Lot 1 : Critères et questions évaluatives

L’évaluation utilisera les critères définis par le Comité d’Assistance au Développement (CAD) de l’Organisation de Coopération et de Développement Économiques (OCDE) : pertinence, cohérence, efficacité, efficience, impact et  durabilité.

Les questions évaluatives détaillées ci-dessous ont été développées de manière non exhaustive par les responsables du projet. Elles seront revues par l’évaluateur au moment de la phase de démarrage de l’évaluation, afin de proposer une version finale dans la note de cadrage validée par Expertise France

Critères d’évaluation et questions évaluatives spécifiques : 

Pertinence        

1.           Dans quelle mesure les actions mises en place sont-elles alignées avec les priorités nationales en matière d'enseignement supérieur et de recherche ?

2.           Dans quelle mesure la stratégie AMO a été pertinente et alignée vis-à-vis des besoins du MES ?

Cohérence        

3.           Dans quelle mesure le projet est-il aligné avec la stratégie et les priorités de l’AFD et d’Expertise France au Congo ?

4.           Dans quelle mesure le projet a t-il développé des synergies avec d’autres partenaires/agences présentes au Congo et travaillant sur les mêmes sujets ?

Efficacité           

5.           Dans quelle mesure les activités mises en place (formation, structuration des écoles doctorales, CMVB, etc.) ont-elles produit les résultats escomptés dans les délais prévus ? 

6.           Dans quelle mesure la composante 2 du projet ont été réalisées dans les délais prévus ? Est-ce que les résultats attendus ont été atteints ?

7.           Dans quelle mesure les activités mises en place ont-elles généré d’autres résultats non anticipés par le projet ?

8.           De quelle manière la gouvernance établie dans le projet AMES  a permit-elle d’adapter rapidement les processus face aux évolutions du projet et aux imprévus ?

Efficience          

9.           Dans quelle mesure les ressources mobilisées (humaines, financières, matérielles) ont-elles été utilisées de manière optimale pour atteindre les résultats attendus ?

Impact

10.         Dans quelle mesure la stratégie AMO a contribué à la modernisation du système d’enseignement supérieur et à l’amélioration de sa qualité sur la période de mise en œuvre ?

11.         Dans quelle mesure l’appui de l’AMO a permis de renforcer les capacités de collaboration de MES et de l’UMNG avec des partenaires nationaux et internationaux ?

Durabilité         

12.         Quelles mesures ont été mises en place pour assurer la pérennité des initiatives après la fin du financement du projet ?

13.         Les parties prenantes locales (MES, UMNG, secteur privé) sont-elles suffisamment impliquées pour garantir la continuité des actions après le projet ?

14.         La stratégie AMO a-t-elle permis une appropriation et une montée en compétences suffisante des parties prenantes, ainsi que la mise en place d’une dynamique collaborative, afin d’assurer efficacement le pilotage du projet une fois l’AMO sera achevé ?

Transverse       

15.         Dans quelle mesure l’inclusion de  genre a-t-elle été prise en compte dans les activités et la gestion du projet ?

16.         Dans quelle mesure l’AMO a promu la mise en place des bonnes pratiques concernant la gouvernance au sein du projet, ainsi que dans le développement des activités ?

Les consultant.e.s devront impérativement fournir un jugement de valeur sur chacune des questions d’évaluation soulevées par l’examen des critères.  Dans le cadre de cette analyse, le(s) consultant.e.s s’assureront que les jugements formulés pour chacun des critères d’évaluation permettent de recouvrer l’ensemble des étapes marquantes du cycle du projet.

Le.s consultant.e.s devront en outre vérifier si les questions transversales suivantes comme l’égalité des genres et la bonne gouvernance ont été prises en compte lors de l’identification/la formulation des documents et à quel degré celles-ci se sont retrouvées dans la mise en œuvre et la supervision de l’action.

Lot 2 : Capitalisation

Les objets de capitalisation envisagés : la gestion organisationnelle et opérationnelle du projet, la gouvernance du projet, les réussites dans la mise en œuvre de l’assistance à maîtrise d’ouvrage, et le partenariat avec le MES et l’UMNG.

Les questions de capitalisation :

Objets de capitalisation envisagés : 

Réussites du projet :  Quelles méthodes et bonnes pratiques se sont avérées les plus efficaces dans la mise en œuvre de l’AMO, et pourraient être adaptées dans d’autres contextes ? Quels ont été les principales réussites, et quels sont leurs facteurs explicatifs ? Quelles ont été les principales difficultés rencontrées, et quelles solutions ont-été trouvées pour surmonter ces difficultés ?

Gouvernance du projet : Qu’est-ce qu’on aurait pu améliorer sur la méthode de mise en œuvre / la gouvernance ? De quelle manière la fréquence et le fonctionnement des comités de pilotage aurait pu être amélioré ? Comment la gouvernance du projet a-t-elle été mise en place ? Quels aspects de cette gouvernance se sont avérés les plus efficaces ?

Recommandations pour des futurs projets:  Quels processus auraient pu être mis en œuvre afin de renforcer l’approche et les partenariats sur des futures initiatives ? Quelles sont les leçons apprises et les recommandations pouvant être partagées pour des projets similaires ?

Relations avec les partenaires:  Comment la relation avec les partenaires a-t-elle été pensée, développée et mise en œuvre, et dans quelle mesure cette relation partenariale a-t-elle bien fonctionné ? Comment la communication avec les partenaires a-t-elle été construite et mise en œuvre ?

Gestion organisationnelle du projet :  Comment les problématiques liées aux ressources humaines ont impacté la mise en œuvre du projet et son impact, et comment ces difficultés ont-elles été surmontées ?

Livrables attendus

Les principaux livrables attendus et leur date de livraison sont indiqués dans le tableau ci-dessous :

1. Note de cadrage
2. Présentation de l’atelier d’échanges/débat qui aura lieu en marge de l’atelier de clôture du projet (Lot 2)
3. Rapport intermédiaire d’évaluation finale (sous format Powerpoint) (Lot 1)
4. Un livret incluant des fiches bonnes pratiques et leçons apprises selon le format demandé par EF (Lot 2)
5. Présentation des résultats préliminaires et co-construction des recommandations de l’évaluation lors de l’atelier de clôture du projet (Lot 1)
6. Rapport final (provisoire puis définitif) incluant un résumé exécutif / une fiche de synthèse d’env. 3 pages (Lot 1)
7. Restitution des résultats de la capitalisation en interne avec Expertise France (format PowerPoint) (Lot 1 et 2)

En outre, un support de présentation type diaporama devra être produit pour chaque réunion de pilotage.

Les livrables devront être soumis par email sous format word à Expertise France. Ils devront être rédigés en français.

Les livrables de capitalisation devront être pédagogiques et agréables à lire, contenant des éléments graphiques et visuels accrocheurs et avec un design soigné.

Pour plus d'informations sur le déroulement de la mission, veuillez vous référer au document joint.