Vos principales missions ? 

Sous l’autorité du Responsable du pôle Legal Operations, le/l’assistant Legal Operations a un rôle polyvalent et transversal, combinant support administratif, gestion documentaire, suivi des outils digitaux et coordination des activités du pôle. En plus de ces missions, il assure également l’assistanat de la directrice du DAJ à hauteur de 20% de son temps. 

Mission 1 : Support administratif et organisationnel du pôle Legal Operations
Activités :
•    Gestion des agendas et des réunions.
o    Organiser les réunions internes et externes du pôle (préparation des ordres du jour, envoi des invitations, rédaction de comptes rendus).
o    Coordonner les réunions transverses au sein du DAJ, avec le manager juridique fonctionnel et les responsables des pôles juridiques, les représentants des opérationnels et des fonctions supports.
o    Assurer le suivi des actions décidées en réunion.
•    Suivi administratif et reporting.
o    Mettre à jour les tableaux de bord du pôle (suivi de projets, budgets et indicateurs de performance).
o    Assurer le suivi des plannings des formations.
o    Participer au suivi des contrats avec les cabinets d’avocats et les prestataires externes.
•    Assistanat de la directrice du DAJ (20%).
o    Gérer l’agenda, les déplacements et les réunions.
o    Préparer les supports de présentation et autres documents.
o    Assurer la gestion et l’archivage des documents.

Mission 2 : Gestion documentaire et support aux outils numériques 
Activités :
•    Maintenir à jour les bases documentaires et assurer l’accessibilité des informations.
•    Veiller à la structuration et au classement des politiques, procédures, modèles contractuels et notes juridiques.
•    Assurer un contrôle qualité et une mise en conformité des documents juridiques en lien avec le/la chargé.e de mission Gestion des Connaissances et Formation.

Mission 3 : Archivage et gestion des données
Activités :
•    Assurer le suivi des règles de conservation et d’archivage des documents.
•    Gérer les accès aux outils et bases documentaires.

Mission 4 : Coordination des activités du pôle et soutien transversal
Activités :
•    Soutien aux actions de formation et communication.
o    Aider à la logistique des formations (réservation de salles, invitations, suivi des inscriptions).
o    Mettre en forme les supports de formation et guides de bonnes pratiques.
o    Assister à l’animation des sessions de sensibilisation et de formation sur les outils numériques et les bonnes pratiques juridiques.
•    Accompagnement des projets de digitalisation.
o    Assurer un suivi administratif des projets de digitalisation.
o    Organiser des points réguliers avec les parties prenantes internes et externes pour suivre l’avancement des projets.
o    Participer à la rédaction des procédures et guides d’utilisation des nouveaux outils.
•    Interface avec les fonctions support.
o    Servir de point de liaison entre le pôle Legal Operations et les fonctions supports (DRH, DAF, DSI, Cellule Achat du DAJ).
o    Faciliter la transmission d’informations et assurer la fluidité des interactions interservices.
o    Assurer un suivi des budgets et des engagements financiers du DAJ en lien avec la DAF.