Sous la supervision du Coordinateur d’Unité, et en lien avec le reste de l’équipe de l’Unité, le/la assistant.e de projets sera amené.e à appuyer, sur les plans financier, contractuel et administratif, les efforts en cours en vue d’accompagner la mise en œuvre des différents projets dont il/elle aura la charge. Il/elle travaillera aux côtés de la chargée de projets et des autres assistants de projets ainsi qu’avec les équipes basées dans les pays partenaires afin de répondre à leurs besoins opérationnels et les appuyer sur les volets financiers, en lien avec la Chargée de Projets Administratif et Financier.

MISSIONS

(1)     Gestion financière

Suivi financier des projets

• Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;
• Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer (BAPs) dans le logiciel Atlas;
• Archive les pièces comptables et les BAP ;
• Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;
• Procède au suivi des avances ;
• Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subvention ;
• Renseigne le journal de dépenses et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.) ;
• Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie ;

·       Vérification et suivi des engagements (contrats de subvention, contrats de prestation, contrats d’expertise, etc.) ;

• Réconcilie le journal de dépenses avec le logiciel comptable X3 de manière mensuelle ;
• Participe aux exercices de clôtures comptables mensuelles et semi-annuelles ;
• Participe à la préparation des audits (internes et externes) et des clôtures financières demandées (annuelles et périodiques) ;
• Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives pour les audits ;

·       Assure la liaison avec le Département des Affaires Financières d’Expertise France.

Gestion des caisses et des comptes bancaires des projets à l’étranger

·       Approvisionnement des caisses et des comptes bancaires sur le terrain ;

·       Consolidation des journaux de caisse et de banque et réalisation des corrections nécessaires ;

·       Consolidation et vérification de la conformité des pièces justificatives (factures, reçus, feuilles de temps, etc.).

(2)     Gestion administrative

·       Gestion des aspects administratifs des dossiers de demande d’expertise et demande de subvention ;

·       Indexation, classement et archivage des documents ;

·       Mise à jour des tableaux de bords ;

• Appui au suivi administratif des dossiers des experts et des partenaires gérés par le siège dans le cadre du projet ;
• Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts ;
• Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…).

(3)     Accompagnement des équipes terrains

·       Formations des assistants de projets financier terrains déployés en début de projet ;

·       Envoi des extractions comptables mensuels aux équipes projets ;

·       Assure la communication entre les assistants de projets financiers terrain et siège ;

·       Revu du suivi financier mensuels et assure les demandes de correction analytique.

(4)     Appui logistique

·       Soutien logistique dans l’organisation et la gestion d’évènements projet et l’organisation de déplacements des équipes siège sur le terrain.