Basé(e) à Antananarivo, Le/la Chargé(e) logistique et moyens généraux est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique directe de la Coordinatrice des Fonctions Transverses (CFT) de l’Unité Support Projets (USP), en liaison avec la Direction des moyens généraux du siège. Au sein de la Direction pays nouvellement constituée, il/elle interviendra, dans le but d’assurer la gestion des ressources matérielles et équipements du bureau et des projets, le suivi des déplacements nationaux et internationaux, ainsi que la gestion courante des moyens généraux du bureau.

Missions

Suivi et gestion des moyens généraux de la mission

• Vérifier la consommation d’électricité et d’eau avant transfert de la facture au pôle finance
• Superviser l’état des climatiseurs et s’assurer de leur maintenance régulière
• Effectuer le suivi des équipements, de leur codage, de leur état et de leurs inventaires périodiques réguliers
• Suivre les stocks de fournitures de bureau, anticiper les commandes et suivre leur affectation

Gestion des contrats-cadres logistique de la mission

• Participer à la mise en place des contrat-cadres logistiques (transport de personnes, de marchandises, transitaire, fournitures de bureaux, etc.) en lien avec les besoins du bureau et des projets
• Participer à la rédaction des cahiers des charges des appels d’offres logistique
• Être responsable du suivi des contrats-cadres logistiques et du lien avec les fournisseurs concernés (montant maximum, dates de validité, etc.)

Transport de marchandises

• Assurer le suivi des formalités douanières en lien avec l’entreprise en charge des formalités de dédouanement préalablement identifiée
• Assurer le suivi du transport national des marchandises de l’Agence (identification du/des transporteur(s), chargement, inventaire, Waybill, etc.)

Déplacement de personnes

• Identifier une société de location de véhicules et une société de taxis fiables en lien avec le Chargé de Sûreté
• Assurer la réservation de billets d’avion nationaux et internationaux
• Contrôle des itinéraires reçus et l’optimisation des coûts
• Appuyer les nouveaux arrivants (missionnaires temporaires ou longues durées) pour leur séjour à Madagascar notamment les réservations d’hôtels et faciliter les relations avec les agents immobiliers pour les longs séjours

Gestion du parc véhicules

• Superviser la gestion administrative des documents liés aux véhicules (log book, contrats, assurances, enregistrements, etc.)
• Mettre en place la méthode de gestion d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables du parc véhicules
• S’assurer de l’exécution des opérations de maintenance et de réparation des véhicules 
• S’assurer de la présence du lot de bord adapté dans chaque véhicule (pharmacie, logbook, suivi carburant et des déplacements, etc.)
• Consolider et analyser les consommations mensuelles relatives au parc de véhicules
• Faire appliquer les règles liées aux déplacements des véhicules et des personnes

Gestion des équipements, du parc informatique et de la télécommunication

• Étiqueter chaque équipement entrant dans le parc et mettre à jour le tableau de suivi des équipements
• S’assurer de la qualité des installations, du bon dimensionnement et du bon fonctionnement des systèmes de communication
• Mettre en place une procédure de gestion du crédit téléphonique
• Assurer le suivi de l’entièreté du parc informatique de l’Agence
• Participer au dimensionnement du parc informatique des projets et du bureau
• Mettre en place une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus
• S’assurer de l’entretien et de la bonne utilisation du parc informatique
• Entrer en contact avec le prestataire de service pour support technique
• S’assurer que les sauvegardes automatiques hebdomadaires soient réalisées
• Tenir à jour l’état de parc informatique du bureau
• Effectuer des inventaires réguliers physiques de tous les équipements de l’Agence dont celui du matériel informatique

Activités transverses

• Élaborer en lien avec le CFT les reportings mensuels logistiques
• Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs
• Assurer le correct archivage des documents logistiques du bureau et des projets