Como parte del equipo de la Unidad de Soporte a Proyectos (USP) en Colombia, bajo la supervisión del Responsable de Contratos y Compras, y con un vínculo de supervisión y gestión con el Departamento de Asuntos Jurídicos (DAJ) en la Sede, es responsable de:

·         Tramitar las solicitudes y llevar a cabo el proceso de compra / adjudicación en conformidad con la normativa aplicable y según el reglamento de las licitaciones y subvenciones de Expertise France

·         Seguir y controlar la ejecución de los contratos

·         Ayudar al suministro de la oficina

Realizar determinadas actividades interfuncionales

Tramite de los solicitudes e implementación de los procesos de adjudicación / compra (según los umbrales definidos para la USP Bogotá) en conformidad con la reglamentación aplicable según el reglamento de las licitaciones y subvenciones de Expertise France

·         Recibir y tramitar las solicitudes de compras / contratos

·         Participar en la elaboración de los términos de referencia administrativos y técnicos en colaboración con los solicitantes (jefes / encargado.a.s de proyectos, coordinadora de funciones transversales, equipo de la USP)

·         Definir los criterios de selección en coordinación con los solicitantes

·         Preparar el expediente de consulta (DCE, “Dossier de Consultation des Entreprises” para sus siglas en francés)

·         Subir los expedientes en la plataforma de desmaterialización de licitaciones y subvenciones si se dispone de acceso a la plataforma

·         Ejecutar los contratos / compras respetando las normas y procedimientos de validación establecidos por Expertise France y el donante

·         Participar en la implementación de contratos marco para servicios y suministros de la oficina, así como para contratos de prestación de servicios y experticia para los proyectos

·         Evaluar las propuestas recibidas de contratos / compras con los solicitantes

·         Negociar las propuestas de contratos / compras respetando la normativa establecida por Expertise France

·         Contribuir al desarrollo de planes de contratos de los proyectos (PPM o PPC – “Plans de Passation de Contrats ou Marchés” para sus siglas en francés) en colaboración con el equipo operativo y el Responsable de Contratos y Compras.

·         Elaborar cuadros de seguimiento y análisis de compras

·         Asegurar una vigilancia de proveedores nacionales e internacionales (actores, productos, precios, etc.)

Seguimiento de la ejecución de los contratos

·         Asegurarse de que el formato y la información de las cotizaciones son correctos.

·         Gestionar la verificación y aceptación de los suministros o entregables (incluidos los informes narrativos y/o financieros cuando sea necesario).

·         Iniciar la creación de archivos/cuentas de terceros (fiche/ compte tiers para su traducción en francés), que se presentarán al Departamento Financiero para su verificación y se remitirán a la Sede para su validación

·         Realizar el seguimiento del calendario de pagos: anticipos, pagos intermediarios y tramos de pago

·         Controlar las revisiones de precios

·         Aplicar multas/sanciones cuando sea necesario

·         Redactar adendas/ otrosis si necesario

·         Supervisar las relaciones con los proveedores hasta la entrega

·         Supervisar los contratos marco y de prestación de servicios

·         Garantizar el cumplimiento de las normas de la Agencia

Contribuir al suministro de la oficina

·         Constituir listas de precios y proveedores

·         Consolidar las previsiones de compras y garantizar que los expedientes de compras sean completos para toda la oficina.

·         Iniciar la selección de proveedores, las negociaciones de precios, los plazos de entrega y los términos y condiciones.

·         Manejar las relaciones con los proveedores

Actividades transversales

·         Identificar las necesidades de compras transversales y recurrentes junto con el Responsable de Contratos y Compras.

·         Garantizar que los expedientes de compra estén completos y archivados de acuerdo con los procedimientos internos

·         En colaboración con el responsable de contratos y compras, contribuir a la elaboración de los informes mensuales de la división de contratos y compras

·         Participar, en caso necesario, en los proyectos puestos en marcha por la DAJ

Esta descripción del puesto puede estar sujeta a cambios continuos a medida que evolucionen las actividadesde la agencia y surja la necesidad de poder adaptarse a ellas, en particular con la introducción gradual de la USP prevista en varias fases.

                   Además, el contenido de las actividades no es exhaustivo y se le podrá pedir que realice otras tareas acordes con su área de especialización y dentro de su carga de trabajo.