Basé(e) à Antananarivo, le/la Responsable contrats et achats est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique directe de la Coordinatrice des Fonctions Transverses (CFT) de l’Unité Support Projets (USP) et en liaison avec la Direction des affaires Juridiques (DAJ) du siège. Au sein de la Direction pays nouvellement constituée, elle/il interviendra, dans le but de la sécurisation des engagements et actes juridiques passés par l’USP et apporte autant que nécessaire son expertise à l’ensemble des services de l’USP:

En lien avec le DAJ, avec l’aide de son équipe et dans le cadre des règles et procédure adoptées par l’Agence, la/le Responsable contrats et achats :

• Fournit un conseil de premier niveau auprès des projets en matière d'expression de besoins, de passation de contrats, de technique d'achat et de suivi d'exécution; 
• Assurer, optimise et consolide la programmation des procédures de passation de marchés dont il a la charge à travers l'établissement de Plans de Passation de Contrats (PPC); 
• Organise "l'optimisation achat" des besoins programmés dont il a la charge par toute forme de démarches utiles (parangonnage, sourcing, établissement de base fournisseurs, cartographie des achats, recours à tout disposition de mutualisation, etc); 
• Met en oeuvre l'ensemble des procédures de passation des contrats relevant des besoins propres de l'USP et de son portefeuille de projets
• Assurer le suivi d'exécution contractuelle de ces contrats et le cas échéant les modifications contractuelles nécessaires (avenant, décisions, formelles, bons de commande, ordres de services, etc). 

En lien avec le service de la conformité d’Expertise France, la/le Responsable contrats et achats doit garantir la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence. Il se conforme également au dispositif interne de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication. Pour ce faire:

• Il/elle s’approprie l’ensemble des règles applicables à la passation de contrats par l’Agence et se tient informé de leur mise à jour ;
• Il/elle assure un lien permanent entre l’USP et le DAJ et autant que nécessaire avec l’ensemble des autres services relevant de la fonction juridique de l’Agence, (Cellule contrat achat basée à Paris, USP basées dans d’autres pays, etc.) ;
• Il/elle participe à l’ensemble des instances et autres comités relevant de la fonction juridique de l’Agence (Réseau DAJ+, Comité documentaire, Formations internes, groupes de travail, etc.) ;
• Il/elle transmet au contrôle préalable du DAJ, conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes autres pièces produites au cours de la passation de contrat soumise à un contrôle ;
• Il/elle contribue et facilite de manière générale tout contrôle ou audit sur son service et sur les activités auxquelles il a contribué.

Missions :

• La/le Responsable contrats et achats assure la mise en place d’une organisation efficiente de son service au bénéfice des projets, alliant respect du chronogramme des achats et conformité juridique.
• Elle/il seconde la/le Coordinatrice des Fonctions Transverses pour le pilotage des activités juridiques des projets et du bureau.
• Elle/il supervise l’approvisionnement du bureau et des projets. 
• Elle/Il assure le reporting des contrats et achats du bureau.
• Elle/Il pilote et gère les activités liées au système d’information de gestion des contrats et participe autant que nécessaire au déploiement des nouveaux outils en lien avec la gestion des contrats. 

Activités principales

Supervision du traitement des commandes et mise en œuvre du processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d'achats ;
• Participer à l'élaboration des cahiers des charges administratif et technique en lien avec les demandeurs; 
• En concertation avec les demandeurs et la CFT définir les critères de sélection
• Superviser le suivi des demandes d'achat et de l'avancement du traitement des commandes
• Apporter un appui aux acheteurs pour la réalisation des achats et la rédaction des contrats 
• Valider les dossiers d'achats et les contrats y afférents
• Appuyer les équipes dans l'établissement des dossiers d'appels d'offres et le suivi de la bonne exécution, en veillant aux règles spécifiques à ce type de marchés
• Rédiger les appels d'offres ainsi que les contrats nécessitant une validation interne selon la réglementation application à Expertise France 
• Superviser la mise en oeuvre des achats en veillant au respect des règles applicables par Expertise France
• Élaborer les plans de passation des marchés pour chaque projet en lien avec les opérationnels et superviser la mise à jour
• Élaborer des tableaux de bord de suivi et d'analyse des achats
• Mettre en place des accords cadre pour les services et fournitures et consommables bureautiques
• Centraliser les achats d'équipements durables 
• S'assurer que les dossiers d'achats sont complets et archivés selon les procédures internes
• Assurer une veille sur les marchés nationaux et internationaux des fournisseurs (acteurs, produits, prix,..)

Passation et supervision de subventions selon les règles d’Expertise France

• Superviser les appels à proposition en lien avec les opérationnels ;
• Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées ;
• Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis
• Superviser l’évaluation et la sélection des bénéficiaires conformément aux procédures de l’Agence;

Suivi d’exécution des contrats

• En lien avec le Responsable Administratif et Financier de l’USP et l’équipe opérationnelle, assurer le suivi et le respect des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux)/délais et vérifier et valider les tranches de paiement ;
• S’assurer du respect des règles d’Expertise France auprès des bénéficiaires ;
• Mettre en place des outils de gestion de subvention en lien avec le service financier et la CFT ;
• Former les bénéficiaires aux règles EF et des bailleurs si nécessaire ;
• Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques; 
• S’assurer de la conformité des formats et informations reportées sur les devis et factures; 
• Assurer le suivi de l’échéancier des paiements : avance, acomptes et tranches de paiements

 Supervision de l’approvisionnement du bureau en lien avec les équipes achats

•       Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…) ;
•       Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national ;
•     Superviser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau ;
•      Superviser la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison ;
•      Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs en lien avec les acheteurs.

 Management

• Préparer et superviser les plannings des équipes sous sa responsabilité ;
• Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe ;
• Former les équipes d’achat aux procédures et outils; 
• Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés ;
• Participer au briefing des nouveaux arrivants.

 Capitalisation / Reporting / Représentation

• Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables ;
• Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat ;
• Élaborer en lien avec la CFT les reportings mensuels contrat et achat ;
• Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs ;
• Superviser l’archivage des documents juridiques-achat du bureau et des projets ;
• Faire le lien avec le cabinet d’avocat le cas échéant ;
• Participer autant que nécessaire aux chantiers lancés par le DAJ.