Intégré à l’unité support projets, sous la responsabilité hiérarchique de la coordinatrice des fonctions transversales et en lien fonctionnel avec la chargée de mission subvention du siège, le(a) chargé(e) des subventions appuie et anime le réseau des chargés d’appui opérationnels en charge du suivi des subventions au sein du bureau. Il/elle est le point focal auprès du siège sur les dossiers subventions des projets et assure la liaison avec les autres services de l’USP (pôles juridique/marchés et compta/finances) afin d’assurer un appui/conseil aux équipes opérationnelles sur les sujets suivants :  

En lien avec l’équipe Juridique, Contrats et Marchés Publics : 

• Accompagner les projets sur l’élaboration en amont des subventions et partenariats, de l’estimation du besoin à la préparation des dossiers d’appel à projets (relecture des termes de références, conseils sur l’application des conditions générales et particulières …) ; 
• Participer à la sélection des bénéficiaires, en évaluer les risques et apporter un avis à la contractualisation ;
• Appuyer les projets sur le suivi de l’exécution des contrats de subvention et de partenariats sur leur aspects contractuels, opérationnels et de risques ;
• Accompagner les projets dans le suivi des plans de passation des contrats pour les subventions et leur actualisation ;

En lien avec l’équipe Comptabilité / Finances :

•  Appuyer les projets dans le suivi de la gestion financière des subventions ;
• Assurer un appui/conseil aux projets dans l’accompagnement des bénéficiaires lors des audits ;
• Réceptionner et réviser les dossiers de rapports financiers finalisés par les chargé(e)s d’appui opérationnels ;
• Entretenir l’outil de suivi financier global des enveloppes subvention pour transmission mensuelle au Responsable Administratif et Financier ;

Renforcement des outils et des compétence

• Assurer la formation des équipes projets et des bénéficiaires de subvention sur les procédures EF et les conditions générales ;
• En lien avec la chargée de mission subvention au siège, participer à la rédaction des fiches de vulgarisation des bonnes pratiques en matière de subventions ;
• En lien avec le chargé de mission audit au siège, appuyer au traitement des recommandations des audits et proposer et suive la mise en œuvre des outils de remédiations ;

Capitalisation et pilotage de l’activité de subvention, chantiers transverses

• Réaliser les bases de données de bénéficiaires de subvention (ou autre contrat de partenariat financier) pour le bureau et développer les indicateurs de suivi ;
• En lien avec les services du siège, développer des outils de capitalisation sur la gestion des subventions ;
• Assurer le co-pilotage des réunions de coordination relatives aux subventions avec les chargés d’appui opérationnels projets ;
• Mettre à disposition de la hiérarchie les éléments d’information (financière, contractuelle) autour de l’appui apporté par EF aux partenaires ;
• En lien avec les Unités Supports Projets des autres directions pays et le siège, participer à l’évolution du manuel subvention local, instruments de contrôle et outils de formation des bénéficiaires ;