Basé au bureau de coordination du projet PEERS à Paris, le Responsable Administratif et Financier prendra en charge la gestion du contrat bailleur, des finances, de l'administration, des ressources humaines, de la logistique et des achats en collaboration avec les partenaires de mise en œuvre (ADEA et EDUFI). Il supervisera également spécifiquement le contrat de financement d'Expertise France avec l'Union européenne. Ses principales missions consisteront à établir un cadre efficace pour assurer la conformité, gérer la planification financière, superviser les activités administratives et diriger au quotidien l'équipe qui fournira des services support au projet. De plus, le Responsable Administratif et Financier travaillera en étroite collaboration avec deux membres du personnel support situés dans les bureaux de coordination à Arusha (Tanzanie, siège de la Communauté des États d'Afrique de l'Est) et à Abuja (Nigeria, siège de la CEDEAO). Placé sous l'autorité du Chef de projet au bureau de coordination PEERS à Paris, il assumera les responsabilités principales suivantes :

Responsabilité 1 : Gestion du contrat de financement

• Mettre en place et superviser le système de gestion du contrat bailleur, tout en assurant la conformité avec les procédures d'Expertise France et les exigences de l'UE
• Établir un système d'archivage robuste dès le début du projet pour garantir l'accessibilité de toute la documentation (physique et numérique) afin de faciliter le travail de l'équipe, les changements de personnel et la conformité aux audits.
• Assurer l'adhésion de l’équipe projet aux règles bailleur et de l’Agence tout au long du cycle de projet.
• Suivre et gérer le budget global du projet, identifier les écarts et proposer des ajustements si nécessaire.
• Superviser la préparation et la soumission des rapports financiers au bailleur.
• Identifier et atténuer les risques associés à la mise en œuvre du contrat bailleur, y compris les risques financiers, opérationnels et de conformité.
• Fournir un soutien et une formation aux partenaires récipiendaires de de subvention sur les procédures et processus de gestion d'EF (rapports, paiements, audits, etc.).
• Superviser la bonne gestion des subventions des partenaires, en garantissant la conformité et un reporting précis.
• Préparer et faciliter les audits, en assurant une documentation adéquate et la conformité.

Responsabilité 2 : Finance

• Appuyer le Chef de projet dans le processus de planification budgétaire et le conseiller sur les stratégies de dépenses et de gestion financière
• Fournir régulièrement une perspective financière précise du projet.
• Vérifier constamment l'intégrité et la robustesse des procédures financières, détecter d'éventuelles mauvaises défaillances et suggérer des actions correctives pour minimiser les pertes.
• Consolider et analyser les rapports financiers pour toutes les composantes du projet, dans le respect des échéances et des engagements contractuels.
• Gérer les contrats et services avec les banques et autres institutions financières.
• Superviser les mouvements de fonds, la gestion de la trésorerie, les transactions bancaires et les transferts, au-delà de l'ensemble des contrôles internes.
• Soutenir la gestion globale, la planification et la mise en œuvre du budget d'EF et des partenaires de mise en œuvre conformément au budget contractuel.
• Diriger le développement et la révision des prévisions budgétaires d'EF tout en assurant la cohérence entre la planification budgétaire et opérationnelle. Identifier les écarts et proposer et mettre en œuvre les ajustements nécessaires.

Responsabilité 3: Administration/RH

• Assurer un cadre administratif fluide et conforme à tous les niveaux du projet, grâce à des contrôles internes solides et à des rapports, une coordination efficace entre les partenaires de mise en œuvre et des audits internes.
• Veiller à ce que tous les accords nécessaires pour les activités du projet (y compris l'exemption de TVA) soient en place et se tenir informé des règles et règlements administratifs relatifs aux activités d'EF.
• Appuyer le processus d’ouverture des bureaux de coordination à Arusha (Tanzanie - siège de la Communauté des Etats d’Afrique de l’Est) et à Abuja (Nigeria, siège de la CEDEAO).
• Appuyer le processus d’intégration des nouveaux membres de l'équipe dans les bureaux de coordination d'EF (formalités administratives, préparation des postes de travail, installation du matériel informatique, fournitures de bureau, etc.).
• Veiller à ce que les politiques RH de l’Agence soient en place et mises en œuvre au sein de l’équipe projet.
• Gérer le suivi des congés et la bonne application de la politique voyages (y compris pour les collaborateurs expatriés).
• Veiller à ce que les visas du personnel international d'EF soient suivis correctement.

Responsabilité 4: Logistique et Achats

• Coordonner l’appui aux achats et aux aspects logistiques du projet, y compris la gestion des informations et la maintenance associées, les demandes de devis, le contrôle de qualité et le respect des procédures établies.
• Superviser la bonne application des procédures de passation de marché, en lien avec les services d’appui concernés (DAJ, CCA)
• Veiller à ce que les articles soient comptabilisés et contrôlés en termes de qualité/quantité dans les rapports de stock et les systèmes de gestion des inventaires.
• Mettre en place et gérer tous les contrats de service nécessaires conformément aux procédures et outils d'EF.
• Assurer que l'équipement informatique, le réseau et les protocoles de sécurité sont conformes aux politiques et directives d'EF et des bailleurs de fonds.
• Veiller à ce que les mesures de sécurité et de sûreté convenues soient en place et respectées par tout le personnel, en lien avec le Chef de projet.

Responsabilité 5: Gestion d’équipe et Coordination

• Coordonner et gérer l'équipe des Services de Support, que ce soit à travers un lien hiérarchique (3 Assistants de projet) ou fonctionnel (1 Responsable Financier au sein de l’ADEA et 1 Responsable Finances et Logistique chez EDUFI).
• Assurer une coordination étroite avec les partenaires de mise en œuvre sur les sujets logistiques, financiers, RH et administratifs et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées.
• Partager et coordonner les informations liées à l'administration et aux finances avec le Chef de projet et les autres membres de l’équipe et participer à toutes les réunions de coordination internes pertinentes.
• Assurer la liaison avec le bailleur, notamment en ce qui concerne les questions de conformité, de rapport, de paiements et d'audit.
• Participer, en tant qu'observateur, aux réunions du Comité de Pilotage du Projet (PSC) et aux réunions de Coordination des Partenariats (PC).

Les tâches décrites impliquent la nécessité de travailler et d'interagir avec différentes personnes et institutions de l'UE et des pays d'Afrique subsaharienne concernés et exigent une disponibilité et une capacité à voyager à l'étranger si nécessaire. Ces tâches seront également alignées avec le calendrier du siège d'Expertise France. Le Responsable Administration et Finances devra collaborer avec le personnel du siège chaque fois que nécessaire.