Basé à Quito, l’assistant/la assistante de projet contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités de soutien à l’équipe du projet ainsi qu’au suivi financier de ces activités dans le projet. Sous la responsabilité du Team Leader, il apportera son soutien à l’équipe basée à Quito (1 Team Leader et 1 AML Advisor) dans la gestion logistique et financière du projet, en coordination directe avec l’assistant/la assistante de projet au siège à Paris.

Les principales activités à organiser dans le cadre du projet comprennent l’organisation de réunions ou de formations. Les activités peuvent être menées en Équateur, en ligne ou en personne. En raison du contexte, une organisation logistique rigoureuse est requise (contacts avec des experts, bénéficiaires, prestataires de services, agence de voyages, etc.) et exige de grandes capacités d’anticipation, de réaction et de proactivité ainsi que d’excellentes compétences interpersonnelles.

L’assistant/e de projet sera responsable des tâches suivantes :

Organisation logistique des activités :

·         En coordination avec l’équipe de projet et les partenaires locaux, participer à la définition des aspects logistiques pour les activités à organiser dans le pays.

·         Anticiper et suivre les étapes nécessaires pour tout voyage national et international (procédures de sécurité, ordres de mission...).

·         Aider les experts à préparer et à mener à bien leur mission.

·         Coordonner l’organisation des missions et événements pour le projet :

o   Identifier, négocier et suivre avec les fournisseurs locaux, y compris la restauration, hébergement, transport, interprètes, etc.

o   Assurer l’envoi d’invitations et établir des listes de participants. Assurer également la préparation des formulaires de participation et des certificats.

o   Rédiger des contrats pour des experts ou des fournisseurs de biens/services et collaborer, le cas échéant, avec l’unité juridique établie au siège.

o   Établir et suivre les demandes de remboursement des dépenses (y compris l’indemnité journalière de subsistance).

·         Rassembler les documents justificatifs pour archivage et audit (factures, cartes d’embarquement, listes de présence signées, etc.).

Tâches administratives et financières :

·         Contribuer à la planification, à l’optimisation et au suivi des coûts de chaque activité.

·         Contribuer à la préparation des audits.

·         Soutenir les tâches administratives liées à la mise en œuvre du projet, telles que la rédaction et le formatage des lettres, rapports de réunions, agendas, etc.

·         Assurer l’archivage des documents du projet.

·         Gestion des caisses et comptes bancaires de projets. Collecte, vérification et archivage des pièces justificatives.

·         Préparation et suivi des paiements et dépenses.

·         Suivi financier du projet en coordination avec le siège EF.