Dans le cadre de la concrétisation de la stratégie forestière 2020-2030, l’élaboration et la mise en place d’un dispositif de Management des Risques (MR), constitue une importante étape dans l’amélioration de l’efficacité des interventions de l’ANEF. L’initiation de la mise en place de ce dispositif dans les cours délais, permettra d’anticiper et de préparer l’évaluation du dispositif de gouvernance, basée sur l’évaluation de la performance et la prévention des risques, exigé par l’article 39 de la Loi-cadre n° 50-21 relative à la réforme des établissements et entreprises publics. Dans ce cadre, Expertise France recrute un prestataire pour l’actualisation du manuel de procédures et la mise en place du dispositif de management des risques du processus achat de l’ANEF.

Les objectifs de cette étude sont :

• L’actualisation du manuel de procédures du processus achat sur la base de l’évaluation et la finalisation du projet du procédurier élaboré par l’ANEF ;
• L’élaboration de la cartographie des risques du processus achat et le plan de traitement des risques identifiés et évalués ;
• La mise en place du dispositif de management des risques relatif au processus achat.

Description de la mission : 

Phase 1 Préparation de la mission : Le prestataire participera à une réunion de lancement et de cadrage. Ladite réunion permettra une compréhension commune des termes de références et verra le prestataire présenter son offre technique.

Phase 2 Conception de la méthodologie : 

Le prestataire s'appropriera pleinement l’environnement et le fonctionnement de l’ANEF (Stratégie, objectifs, dispositif de pilotage, activités, processus, organisation, législation, etc.) à travers l’examen des documents stratégiques, juridiques et techniques, mises à sa disposition et l’organisation des réunions de travail avec les structures administratives et techniques de l’ANEF (les directions centrales, un échantillon des DRANEF, etc.). Puis, il sera appelé à définir en détail la démarche méthodologique appropriée pour l’exécution de la prestation, conformément à son offre technique. Pour rappel, l’objectif global de l’institution à travers le processus d’achat, est d’assurer l’efficience et l’efficacité des actes d’achat, pour réaliser la totalité des programmes. En guise de cette étape, le prestataire, en se référant aux normes reconnues en la matière, entre autres les normes du COSO ERM-2017, est appelé à élaborer un "rapport Méthodologique ", qui comprendra les documents ci-après énumérés :

1. La méthodologie de finalisation du procédurier du processus achat de l’ANEF, ainsi que les interconnexions avec les applicatifs métiers en vigueur. Il est à noter qu’une réunion sera tenue avec les directions métiers pour convenir d’un commun accord les applicatifs à intégrer dans le processus ;
2. La méthodologie d’élaboration de la cartographie des risques du processus achat de l’ANEF en proposant le modèle de cartographie des risques à adopter aux fins de validation et en optant pour les deux modes d’identification des risques Top-Down et Bottom-up. Cette méthodologie consiste à expliquer tous les éléments nécessaires pour l’élaboration de ladite cartographie, entre autre et à titre indicatif : l’identification des groupes de travail pour l’élaboration et la validation des produits de la prestation, la définition des méthodes d’identification, de catégorisation et d’évaluation des risques, la méthode de validation de l’appétence de l’ANEF aux risques, l’évaluation  et la méthode d’élaboration du plan de traitement, la méthode de validation des résultats, etc.
3. La méthodologie de la conception de dispositif organisationnel de la fonction management des risques (MR), notamment :

§  La structure MR (risque manager, managers, opérationnels, référents risques, etc.) ;

§  La définition des attributions et des missions des responsables de la structure MR ;

§  L’élaboration du procédurier MR du processus achat : la manière et la périodicité d’évaluation et d’actualisation de la cartographie des risques, les délais de production des livrables, la nature des livrables, le suivi de la mise en application du plan de traitement, l’application de suivi ;

4.       La méthodologie de la conception du système de suivi du dispositif de la gestion des risques et de reporting ;

5.       Le planning de réalisation des différentes phases et étapes de la prestation tout en respectant le délai d’exécution ;

6.       La liste des entités de l’ANEF à rencontrer ainsi que le planning prévisionnel desdites rencontres qui sera validé au fur et à mesure avec les concernés.

Dans le cadre de cette phase, un atelier d’une journée sera organisé à Rabat et sera animé par le prestataire ; il  aura pour objectifs :

• §  L’information et la sensibilisation des parties prenantes du lancement de l’actualisation du manuel de procédures du processus achat ;
• §  La sensibilisation des parties prenantes de l’importance du MR dans l’atteinte des objectifs de l’institution ;
• §  La présentation des étapes de réalisation de la cartographie des risques, de l’élaboration du plan de traitement ainsi que les techniques et les outils d’actualisation de la cartographie des risques et le suivi des plans de traitements des risques ;
• La clarification des responsabilités des parties prenantes dans la réalisation des prestations de la mission et la création d’un groupe de travail pour accompagner la réalisation de la consultation. A l'issue de l'atelier, un groupe de travail sera mis en place et sera constitué en plus d'Expertise France des représentants des parties concernées, par le processus Achat. Il est désigné pour la finalisation du manuel de procédures et pour l'élaboration de la cartographie des risques et du plan de traitement. Il accompagnera la réalisation de la consultation particulièrement pour les phases 2 et 3. ce groupe bénéficiera d'une formation initiale sur le management des risques spécifiques aux thématiques de la prestation de, animée par le bureau d'étude. 

Phase 3 : Élaboration du manuel de procédures du processus achat en se basant sur l’évaluation et la finalisation du procédurier du processus achat de l’ANEF 

L'élaboration du « Manuel de procédures de processus d'achat » s'inscrit dans la volonté de fournir un document de référence et un outil de travail simplifié aux différents intervenants impliqués dans la passation des marchés publics au sein de l'ANEF, notamment l'acheteur public et les usagers concernés. Ce manuel a pour objectif de favoriser l'internalisation et l'appropriation des nouvelles réformes instaurées par le Décret n° 2-22-431 du 15 chaabane 1444 (8 mars 2023) pour les établissements publics, relatif aux marchés publics et à ses textes d'application.

Le manuel de passation des marchés publics constitue une composante essentielle d'un ensemble de documents nécessaires à la passation et à l'exécution des marchés, incluant notamment le Dossier d'Appel d'Offres types et les conventions types. Il précise, en fonction des systèmes de passation et de leur degré de complexité, les différentes étapes relatives à la passation d'un marché, d'un bon de commande ou d'une convention de droit commun.

Les sous-processus abordés dans ce manuel de procédures sont les suivants :

§  L’appel d’offre ;

§  Le bon de commande ;

§  La convention de droit commun.

L'expert est invité à procéder à un examen approfondi du volume et de l'importance des programmes par activité, des actes de dépenses de l'ANEF, en tenant compte de la répartition spatiale, physique et financière. Cet examen doit s'effectuer dans le cadre des objectifs de la stratégie forestière et en tenant compte des dispositions du projet du processus d'achat élaboré par l'ANEF. Cela inclut l'analyse des documents de référence relatifs à la gestion des dépenses de l'ANEF, ainsi que des réunions de travail avec les acteurs concernés. Le travail doit être mené de manière progressive et participative, en collaboration avec les destinataires finaux, à savoir les directions centrales et les DRANEF.

Les objectifs visés sont :

• Vérifier la cohérence du procédurier élaboré avec les dispositions juridiques et réglementaires en vigueur et avec les normes et les standards d’élaboration des manuels de procédures et mise à niveau dudit procédurier selon les écarts constatés ;
•  Compléter le procédurier pour couvrir l’exhaustivité des opérations relatives à tous les types de dépenses (Bons de commande, contrats, conventions, marché reconductible, marché cadre, etc.) et finaliser le manuel de procédures du processus achat ;
• Actualiser le manuel de procédures du processus achat de l’ANEF ;
• Assurer la conformité du nouveau manuel aux normes de gestion, aux procédures administratives et aux dispositions des systèmes d’information en vigueur (SSE, etc. ).

Le Manuel de procédures comprendra :

 1.    Une cartographie globale des procédures à traiter.

2.    Une procédure préalable relative à la programmation des besoins et à la publication du programme prévisionnel des achats.

3.    Pour chaque sous-processus d’achat (les sous-processus sont listés dans le paragraphe précédent) :

§  Une fiche analytique et de présentation du sous-processus, détaillant les éléments suivants : domaine d’application, nature des prestations, définitions et abréviations, ainsi que le référentiel réglementaire, administratif et technique actualisé ;

§  La description de la procédure, incluant une explication des activités et des règles de gestion associées à chaque procédure (Les responsables, les étapes de réalisation, les sorties ou livrables de chaque étape ou tâche, les règles de gestion, les délais de réalisation, le glossaire de définition des mots techniques, etc.)

§  Le logigramme illustrant chaque sous-processus.

§  Des renvois à des textes de loi, des règlements et des arrêtés pertinents.

 Le prestataire préparera, animera et élaborera les comptes rendus des réunions et des séances de travail nécessaires pour la réalisation de la phase 3.

Phase 4 : Élaboration de la cartographie des risques du processus achat de l’ANEF

1. Élaboration de la cartographie des risques du processus achat avec toutes ses composantes

Au titre de cette phase, le titulaire est appelé, sur la base des résultats de la deuxième phase relative au procédurier du processus achat élaboré dans la phase précédente, à procéder à l’élaboration de la cartographie des risques dudit processus. Cette cartographie consiste, à titre indicatif, en :

• §   Identifier les risques liés aux différentes étapes du processus achat, et leur dispatching par sous processus identifiés lors de la phase 3 ;
• §  Classifier les risques selon leur typologie (les risques opérationnels, les risques de management, les risques stratégiques, etc.) ;
• §  Evaluer les risques identifiés selon leur criticité, notamment leur probabilité d’occurrence et leur impact ou gravité ; 
• §  Identifier et évaluer les processus de maitrise des risques existants ; 
• §  Prioriser les risques selon leur criticité et le degré de leur maîtrise ;
• §  Elaborer le plan de traitement et d’atténuation desdits risques et son mode d’exécution (Les actions de maîtrise à mettre en œuvre, les responsables, les délais, le coût, les échéances, etc.).

2. Élaboration du dispositif de management des risques et de reporting du processus achat

Cette phase comprend entre autres :

1.       La conception de la structure responsable de la gestion du dispositif MR à mettre en place au niveau des différentes entités hiérarchiques concernées par le processus achat ;

2.       La définition des missions des différentes entités responsables du dispositif ;

3.       L’élaboration du procédurier de MR, incluant :

§  La description des étapes de suivi et de veille à la mise en œuvre du plan de traitement des risques, tel qu’il a été élaboré et validé ;

§  La description des étapes de la mise à jour de la cartographie des risques ;

§  Les modèles de sorties ou de livrables de chaque étape ;

§  Les délais de réalisation des différentes étapes ;

§  Le glossaire de définition des mots techniques ;

§  Le logigramme schématisant les différentes étapes ;

§  etc.

4.       Tout autre élément nécessaire pour le bon fonctionnement du dispositif du MR du processus achat.

3. Élaboration du système de suivi du management des risques et de reporting

Cette phase comprend entre autres :

1.       Conception des outils simples et efficaces pour le suivi de la mise en œuvre des plans de maîtrise des risques, sous forme par exemple d’une application Excel ou d’autres logiciels équivalents pour le suivi de la mise en œuvre du plan d’action de traitement ;
2. La proposition des modèles de reporting périodique des résultats du dispositif, à extrapoler des outils de suivi cités dans le point précédent, et à adresser aux dirigeants pour le pilotage des activités de l’ANEF ;
3. La formation au profit des responsables de suivi du dispositif, qui devra porter notamment sur le fonctionnement du système de suivi du dispositif de gestion des risques.

4.       Révision du manuel de procédures au regard du plan de traitement

Au terme de cette phase, le prestataire est appelé à amender, le cas échéant, le manuel de procédures élaboré lors de la phase II et ce conformément aux recommandations issues du plan de traitement élaboré lors de la phase III.

5.       Mécanismes de coordination de la phase III

Pour réaliser les prestations demandées dans la phase III, le prestataire est tenu d’organiser des réunions et des séances de travail avec les différentes équipes, autant que nécessaire, avec un minimum de deux réunions par entité. Ces réunions auront pour objectif de :

• §  Présenter un rappel des étapes de réalisation de la cartographie des risques ;
• §  Elaborer la cartographie des risques ;
• §  Elaborer le plan de traitement des risques ;
• §  Animer un échange sur l'élaboration du dispositif de suivi du plan de traitement et l’actualisation de la cartographie des risques du processus achat.

Un atelier final, d’une journée, sera animé par le prestataire à Rabat et aura pour objectifs :

• §  Présentation du manuel de procédures du processus achat ;
• §  Présentation des résultats et validation de la cartographie des risques et du plan de traitement ;
• §  Sensibiliser les parties prenantes de leurs attributions dans le dispositif de suivi de la cartographie des risques du processus achat.

Les supports de présentation dudit atelier devront être validés en commun accord avec l’ANEF.  

Les livrables attendus de cette mission sont les suivants et seront à mettre à disposition de l’ANEF:

• Le manuel de procédures du processus achat actualisé et finalisé ;
• La cartographie des risques du processus achat élaborée conformément aux normes reconnues en la matière ;
• Le plan de traitement des risques identifiés et évalués, élaboré et validé ;
• Le dispositif de management des risques mis en place et fonctionnel ;
• Le système de suivi des risques mis en place et fonctionnel.

Le tableau ci-après présente les détail des livrables selon les différentes phases de la prestation :