Gestion administrative

• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,
• Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
• Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents, etc.).

Gestion logistique :     

• Réservation des billets d'avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages
• Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts
• Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements
• Gestion des avances de per diem et des états de remboursement des frais
• Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane et suivi des ordres de missions
• Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.)
• Réservation des hébergements
• Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, impressions etc.) si nécessaire
• Organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation
• Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements
• Appui pour les passations de marchés des projets en accord avec les seuils EF
• Appui logistique dans l’organisation des activités de projets (réservation des hôtels, des billets d’avion..)
• Suivi des perdiems on-site et suivi des justificatifs
• Coordination avec les Coordinateurs Régionaux et les Directeurs Techniques concernant l’anticipation des activités
• Suivi des contenus de la Plateforme EUP2P
• Création et mise à jour d’outils de suivi des opérations logistiques
• Suivi  des avances et des factures des fournisseurs 
• Toute autre tâche logistique discutée avec le Coordinateur d’unité

Gestion financière

• Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;
• Archive les pièces comptables et les BAP ;
• Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;
• Procède au suivi des avances ;
• Vérifie les rapports financiers et pièces comptables associées des partenaires bénéficiaires de conventions de subventions ;
• Apporte un appui dans la préparation des audits ;

 Volet administratif :           

• Indexation, classement et archivage des documents ;
• Mise à jour de tableaux de bords ;
• Appui au suivi administratif des dossiers des experts et des partenaires gérés par le siège dans le cadre du projet.
• Rédige des notes méthodologiques pour assurer une facturation en bonne et due forme de nos prestataires / experts ;
• Propose et mets en place des outils de suivi (processus de contractualisation, exécution des contrats, suivi des BC…) 

Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention du pôle sont possibles.

Outre ces deux volets, en fonction des orientations données par le responsable de pôle et le coordinateur d’unité, des besoins des projets et des décisions de réorganisation de l’équipe, l’assistant.e pourra être amené à élargir son portefeuille d’activités sur d’autres volets (financière, communication, etc.).