Dans ce contexte, Expertise France recrute un.e Assistant.e de Projet, dont la mission principale consistera à appuyer la mise en œuvre et le suivi des interventions dans le cadre de la facilité d’Assistance Technique. Le volume d’expertise requise pour ce poste est d’environ 50 mois en résidentiel. Le poste sera basé à Paris, au sein de l’équipe projet dans le 12^ème arrondissement à Paris. 

Sous la supervision de, le.a Chef.fe de projet, le.a assistant de projet sera chargé.e de : 

Responsabilité 1 : Finance et Comptabilité

• Traiter les paiements dans le cadre du projet en respectant les seuils applicables et les procédures de suivi.
• Effectuer des auto-vérifications hebdomadaires du journal de dépenses du projet.
• Soumettre le journal de dépenses au Coordonnateur Finance et Administration pour contrôle mensuel et consolidation, dans le cadre du pack de comptabilité mensuel.
• Respecter les règles de sécurité financière selon les procédures d'EF.
• Contribuer à la préparation des contrôles internes et participer au reporting pour les audits administratifs internes.

Responsabilité 2 : Administration et RH

• Aider à la préparation de tout rapport administratif obligatoire (interne, bailleurs de fonds, etc.).
• Maintenir un système efficace de gestion des RH et de la paie, en étroite coordination avec la société de gestion des salaires.
• Suivre les congés et les déplacements du personnel, y compris des experts.
• Aider à la préparation des contrats de service impliquant des prestataires, fournisseurs et consultants externes.
• Dans le cadre des activités du pilier 1, gérer le suivi contractuel des experts selon les règles d’EF
• Se tenir informé et surveiller les règles et règlements administratifs pertinents pour les activités d'EF, en mettant régulièrement à jour le supérieur hiérarchique.
• Veiller à l'application des procédures d'archivage, y compris la gestion des documents justificatifs et le classement des documents électroniques et papier.

Responsabilité 3 : Logistique et Achats

• Aider à la coordination des aspects logistiques des missions sur le terrain et des ateliers pour l’équipe Hub basée à Bruxelles et aussi les experts mobilisés, notamment en organisant les transports et hébergements, en traitant les demandes de visas et en gérant les avances de per diem/allocations.
• Assurer la liaison avec le personnel d'EF dans le pays (le cas échéant) pour faciliter la logistique (location de voiture/d'espace) et les procédures administratives (visa) pour les experts sur le terrain ;
• Vérifier que tous les documents requis sont disponibles auprès des experts avant et après les missions, y compris les feuilles de temps ;
• Établir des contrats de service et garantir la conformité des soumissionnaires.
• Soutenir le suivi de l'exécution des contrats en alignement avec leurs dispositions concernant les contreparties, notamment en ce qui concerne les modifications (avenants et autres actes d'exécution) et les paiements.
• Archiver tous les documents relatifs aux achats et aux contrats conformément aux procédures internes.
• Fournir les documents et explications nécessaires concernant les procédures mises en œuvre en cas d’audit.