Con sede en San Jose, y bajo la responsabilidad del Jefe/a del proyecto en Costa Rica y de la división agrícola de Expertise France en la sede (París), y en estrecha colaboración con los socios costarricenses, el Responsable administrativo y financiero del proyecto será responsable de la gestión financiera y contable de las actividades del proyecto.

En particular, desempeñará las siguientes tareas:

Gestión financiera y administrativa

·  Garantizar el seguimiento financiero del proyecto según los formatos y procedimientos establecidos en Expertise France;

·   Supervisa los gastos y las facturas de los proveedores (seguimiento, recordatorios, registro administrativo); 

·   Garantizar la conformidad de las facturas y los justificantes antes de los pagos.

·    Prepara los recibos de pago y las órdenes de pago;

·    Asegura la transmisión de los documentos justificativos a la sede de EF en París;

·    Comprueba los documentos de compromiso y el cumplimiento de las normas francesas de contratación pública;

·   Preparar y participar en los ejercicios mensuales y plurianuales de planificación presupuestaria (previsión y presupuestos) en estrecha colaboración con los Responsables de Proyecto, los Expertos Clave y el Director Ejecutivo, así como con otros Responsables Financieros del programa;

·    Elaborar previsiones financieras basadas en el plan de acción con la ayuda del Responsable de proyecto y los Asistentes de proyecto;

·    Preparar informes financieros mensuales para la Sede, la Dirección del Programa y la Comisión Europea;

·    Supervisar la gestión de los contractos y alertar sobre la necesidad de renovaciones/extensiones;

·   Asesorar al Líder de Proyectos y al Asistente sobre los aspectos financieros del contrato, cuestiones relacionadas con la TVA o la facturación.

Gestión contable

·         Organizar y coordinar las auditorías;

·         Garantizar los controles necesarios para la fiabilidad de los datos financieros del proyecto;

·         Garantizar la aplicación de los procedimientos de pago, así como las buenas prácticas de registro contable;

·         Verificar los diarios bancarios y de caja, incluyendo la realización de controles aleatorios;

·         Supervisar el control de los documentos contables;

·       Preparar los documentos de cierre contable mensuales, trimestrales y anuales en coordinación con la sede de Expertise France;

·       Supervisar los asientos contables (descripciones, códigos contables, códigos analíticos, conciliación, tipos de cambio, etc.) en las herramientas disponibles: ERP, SAGE y ficheros Excel.

Adjudicacion de contratos y otras tareas

·         Preparar los planos de adjudicación de contratos (estudios, contratación de expertos, empresas etc.);

·         Actualizar y seguir los contratos previstos en el plano de adjudicación, asegura la transmisión de los documentos justificativos a la sede de EF en París y sobre las herramientas disponibles (SAGE, PLACE etc);

·         Si necesario, apoyar y facilitar los procedimientos para abrir una cuenta bancaria EF en Costa Rica;

·        Garantizar el desarrollo y el mantenimiento de un sistema de archivo a nivel de proyecto junto con los responsables de proyecto y los asistentes de proyecto;

·         Proponer y participar en la redacción o mejora de los procedimientos administrativos o financieros.