Le/la chargé.e de subventions et partenariats est en charge de :

• La planification, octroi, gestion, suivi et clôture des subventions allouées par le projet Lumin’Îles ;
• Plusieurs subventions allouées aux partenaires des trois pays visés par le projet.

La/Le chargé.e des subventions, placé.e sous l’autorité de la cheffe de projet,  doit être un.e membre d’équipe qui s’assure que les organisations partenaires puissent exercer leur leadership et renforcer leurs compétences, et d’un rééquilibrage des pouvoirs. Il est attendu qu’il/elle effectue son travail dans le respect des procédures d’Expertise France et en étroite coopération avec l’équipe Projet de Lumin’Îles.

Les principales missions confiées au/à la chargé.e de subventions/partenariats sont les suivantes: 

1. Appui à l’instruction et l’octroi des subventions :

• Développer et mettre en œuvre des stratégies d’appel à projets (objectifs, élaboration du cahier des charges, budget, critères de sélection/éligibilité, publication, sélection (outil de sélection et comité d’évaluation), diligence, contractualisation, redevabilité, suivi et contrôle, clôture, etc.) ;
• Faire en sorte que le calendrier soit respecté et la coordination avec les différentes personnes ressources mobilisées (équipe projet, référents juristes, etc.) ;
• Organiser et archiver la documentation, des candidatures, préparation et organisation des comités d’évaluation, etc. ;
• Contrôler la conformité aux procédures en vigueur ;
• Organiser des sessions d’information pour les candidats à l’appel ;
• Préparer les contrats de subvention et coordonner le processus de signature dans le respect des procédures internes ;

2. Suivi de l’exécution administrative et financière des projets subventionnés :

• Elaborer et paramétrer, en lien avec l’équipe admin/finance et sur la base des modèles d’EF, les outils financiers de suivi des subventions (fichier de reporting financier, suivi des dépenses et des préfinancements, etc…) ;
• Accompagner les partenaires sur les spécificités administratives, financières et reporting des subventions (formation, réponse aux questions, etc.) ;
  Veiller au respect du calendrier de transmission des rapports techniques narratifs et financiers par les partenaires;
• Vérifie et contrôle les rapports financiers (complétude du dossier, respect du format, pièces justificatives, cohérence avec le rapport narratif, demande de financement) ; le respect des procédures administratives d’EF par le ou les partenaires (achats et passations de marchés, justificatifs etc.) ; les rapports d’activités (reporting) ;

3. Renforcement de capacités, réseautage et communication :

• Etre le point focal et une personne ressource pour les partenaires en ce qui concerne de manière spécifique les subventions et de manière générale le partenariat ainsi que la croissance (développement) du partenaire ;
• Concevoir des activités de renforcement des capacités (évaluation des besoins, objectifs, stratégies, plan, etc.) en collaboration avec les partenaires, reconnaissant leurs expertises, leurs besoins et priorités ;
• Faciliter les opportunités de réseautage, partage de connaissances et initiatives collaboratives entre les organisations ;

4. Reporting, audit et clôture des subventions :

• Contribue à la consolidation du suivi budgétaire mensuel par la responsable du projet en lien avec l’équipe admin/finance ;
• Coordonne la préparation des audits des subventions avec l’appui de l’équipe admin/finance, en bonne coordination avec les partenaires ;
• Assure l’archivage de toute la documentation contractuelle, comptable et financière des subventions, tenue du fichier des partenaires et contacts tiers, etc.