Basé(e) à Conakry, le/la Chef.fe de projet fera partie d’une équipe composée de collaborateurs basés à Conakry et à Paris. 

Sous la supervision du Directeur Pays Guinée, le/la Chef.fe de projet assure la coordination du dialogue avec l’ensemble des partenaires institutionnels et de mise en œuvre du projet, coordonne la mise en œuvre opérationnelle et financière des activités du projet, assure le management de l’équipe projet à Conakry, et pilote de manière spécifique l’ensemble des actions prévues dans le cadre du projet.

Le/la Chef.fe de projet est le garant de l’atteinte des objectifs contractuels fixés entre les partenaires guinéens, Expertise France ainsi que l’Ambassade de France. Il/elle devra s’assurer que toutes les activités nécessaires à la bonne exécution du projet soient mises en œuvre dans le respect du calendrier établi.

Le/la Chef.fe de projet aura pour responsabilités principales :

• La bonne mise en œuvre du projet conformément aux attentes techniques, calendaires, budgétaires et légales prévues aux contrats engageant Expertise France  ;
• Le pilotage stratégique et opérationnel du projet, l’animation des partenariats, la gouvernance du projet et le suivi-évaluation du projet ;
• La supervision de la gestion administrative, budgétaire et financière du projet ;
• La coordination de l’équipe ;
• La représentation et la gestion des relations institutionnelles et partenariales du projet.

De façon plus spécifique, le/la Chef.fe de projet sera responsable de :

• Instaurer le cadre et endosser la responsabilité de la mise en œuvre et du pilotage technique, financier et contractuel du projet ;
• Assurer l’identification, la mise en œuvre et le contrôle de la qualité des activités sous sa responsabilité ;
• Identifier et rédiger des termes de référence encadrant les expertises mobilisées sur le projet ;
• Coordonner et piloter les activités de l’expert résident ;
• Travailler en réseau avec les parties prenantes concernées en Guinée et entretenir des relations de travail étroites avec les administrations locales, les organisations régionales et internationales concernées ainsi qu’avec d’autres institutions muséales ou lieux patrimoniaux en Afrique;
• Représenter le projet dans des rencontres techniques nationales et internationales et avec tout acteur institutionnel ou non pertinent dans le cadre de la mise en œuvre du projet ; 
• Assurer la rédaction de rapports réguliers et de qualité sur les activités du projet, ainsi que le reporting mensuel attendu au niveau de l’agence ;
• Rédiger, en collaboration avec d'autres expert.es, les rapports de mission, le rapport annuel d'avancement et le rapport final ;
•  Organiser la préparation des réunions et comités de gouvernance du projet (comité de pilotage, comité technique…) ;
• Assurer une remontée d’information hebdomadaire auprès de la Direction Pays et entretenir des relations étroites avec le siège d’Expertise France. Etre en lien avec les services transverses d’Expertise France à Conakry et à Paris selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication) ; 
• S’assurer de la complémentarité du projet avec les autres initiatives nationales et régionales sur la thématique et développer des synergies en lien avec le pole culture et patrimoine au siège d’Expertise France ; 
• Elaborer des rapports d’activités intermédiaires et finaux (narratifs et financiers), selon les échéances et les modalités contractuelles. Etre en charge d’une partie de la rédaction et de la consolidation globale des autres parties rédigées par l’équipe projet et les partenaires et assurer le contrôle qualité du rapport finalisé, avant transmission au Directeur pays pour validation ;
• Assurer les relations avec les bailleurs en coordination avec le Directeur d’Expertise France en Guinée ;
• Ajuster si nécessaire le cadre logique et la théorie du changement du projet en fonction des données récoltées sur le terrain et l’évaluation des besoins.

En ce qui concerne la gestion opérationnelle et stratégique du projet, le/la Chef.fe de projet devra :

• Définir les orientations stratégiques et opérationnelles du projet, en concertation avec l’ensemble des parties dans le respect du cadre contractuel ;
•  Impulser et animer le travail au sein de l’équipe projet basée à Conakry afin d’assurer la bonne déclinaison opérationnelle par son équipe des orientations stratégiques du projet ;
• Superviser la planification des activités et des ressources, élaborer le budget annuel, le suivi, l'évaluation et la capitalisation des activités du projet ;
• En étroite collaboration avec les expert(e)s technique(s) mobilisé(e)s, superviser et coordonner la mise en œuvre des activités liées aux différents résultats attendus ; 
• S’approprier les procédures du siège (missions, sécurité, outils de suivi opérationnel et financier, etc…) et du terrain (unité support projet) ; 
• Superviser l’élaboration des cahiers des charges, des offres techniques des partenaires (appels à proposition), juridiques et financières, et de l’ensemble des documents contractuels. A ce titre, il/elle développe, avec le pôle culture et patrimoine du siège, un réseau de partenaires et d’experts thématiques internationaux et nationaux (institutions françaises, collectivités locales françaises, experts publics et privés, ONG, etc.) ;
• Veiller au respect du cahier des charges/contrat, anticiper et gérer les risques et les évolutions relatifs au projet et alerter sa hiérarchie au besoin ;
•  Assurer un contrôle qualité des livrables produits dans le cadre du projet ;
• Superviser et valider la mise en œuvre du plan de communication et de visibilité du projet ;
• En étroite collaboration avec l’ expert.e Suivi, Evaluation, Redevabilité et Apprentissage (SERA), garantir la mise en place, au démarrage du projet, du dispositif de suivi et évaluation. Tout au long du projet, il/elle utilise le dispositif comme un outil d’aide au pilotage du projet ainsi que la réalisation des évaluations externes intermédiaires et finales du projet et supervise la mission du prestataire ;
•  Assurer le management hiérarchique de l’équipe terrain qui contribue à l’atteinte des résultats spécifiques et transverses du projet, et définir et évaluer les objectifs annuels de ses collaborateurs; 
• Tout mettre en œuvre pour encourager et ancrer des relations de travail en équipe et assurer une circulation de l’information entre les membres la plus fluide possible grâce notamment à l’organisation de réunions d’équipe hebdomadaire et de la rédaction de comptes rendus/relevés de décisions.  

En ce qui concerne la gestion administrative et financière du projet, le/la Chef.fe de projet devra :

• Travailler en étroite collaboration avec l’Unité Support Projets basée à Conakry (coordinateur des fonctions transverses, responsable administratif et financier) ;
• S’assurer que la planification budgétaire est cohérente avec la planification opérationnelle ;
• Faire un état des lieux régulier des engagements, décaissements et prévisions budgétaires ;
• S’assurer que les éléments nécessaires au bon suivi des projets sont mis à jour dans les temps (prévisionnel des dépenses, prévisionnel des achats, tableau de passation de marché, calendrier du monitoring audit / reporting bailleur) ;
• S’assurer que l’Unité support projet dispose des éléments nécessaires au reporting interne d’Expertise France (suivi financier, prévisions et clôtures budgétaires) et au reporting financier externe à destination du bailleur ;
• Contribuer au respect des procédures imposées par le bailleur et Expertise France (règles d’éligibilité des dépenses, achats, marchés, subventions, reporting …).

 En ce qui concerne le management de l’équipe projet :

·         Recruter l'équipe projet, y compris les recrutements complémentaires selon les procédures internes de l'agence ;                                                                                                 

·         Intégrer les nouveaux collaborateurs, recueillir les besoins de formation et veiller à ce qu'ils soient formés (y compris aux procédures agence);                                           

·         Animer et coordonner le travail au sein de l’équipe projet ;

·         Veiller à la bonne exécution des activités par l’équipe projet en pilotant le plan de charge de l'équipe ;                                                                                          

·         Fixer les objectifs des collaborateurs et les évaluer selon les règles de l'agence ;   

·         Accompagner les équipes dans l'exécution de leur fonction ;                          

·         Assurer des conditions adaptées au contexte et à l'environnement de travail (locaux, matériel, bien être, etc.) ;                                                                                                        

·         S'assurer, avec le département Sûreté d'Expertise France, que les conditions et les procédures de sécurité fixées par l'agence sont respectées ;                                         

·         Veiller à ce que les collaborateurs respectent les règles et procédures de l'Agence, notamment en matière de sûreté et de bonne conduite.