Les principales responsabilités confiées au/à la Coordinateur(trice) sont les suivantes :

Gestion opérationnelle :

• Responsable de la gestion opérationnelle du projet. Il/elle soutient l’équipe technique dans la planification des activités et dans leur budgétisation. Il/elle coordonne les activités et assure leur suivi. Soutenu par une équipe support à Bruxelles et au siège d’Expertise France (EF), il/elle supervise la gestion des aspects logistiques, financiers et administratifs liés aux activités ;
• Contribue au développement de la stratégie projet aux cotés de l’équipe technique et de la Commission européenne (FPI) ;
• Vérifie en lien avec le Team Leader la cohérence de la planification des activités proposées par l’équipe technique à la stratégie du projet. En lien avec le chargé de portefeuille au siège, il/elle suit très régulièrement la progression du projet et veille au respect de la planification, des prévisions budgétaires et des échéances de livrables (annuels, intermédiaires, compte rendu d’évènement…) ;
• Revoit et consolide les rapports soumis par l’équipe technique (annuels, intermédiaires…) ;
• Assure le bon fonctionnement du bureau projet, supervise et planifie le travail de l’équipe administrative et financière et s’assure que les services et équipements garantissent un niveau de performance satisfaisant ;
• Garantit le bon niveau d’information du siège en maintenant un suivi régulier des activités et de l’actualité du projet (points de situation hebdo/mensuels…), en conservant une vigilance sur les points critiques pouvant affecter la bonne exécution du projet ; agit comme point d’entrée pour le siège auprès de l’équipe projet à Bruxelles ; informe le Bureau EF de Bruxelles régulièrement ; facilite une bonne coordination avec les tutelles, acteurs institutionnels, autorités compétentes et partenaires techniques ;
• Prépare et participe aux comités de pilotage des projets et en assure le secrétariat ;
• Est responsable de l’organisation des réunions annuelles du Senior Advisory Group de la Facilité Globale ;
• Informe le bailleur sur les activités à venir de manière hebdomadaire ;
• S’assure du suivi du plan SERA en lien avec le(a) chargé(e) SERA du projet ;

Gestion financière :

• Coordonne la planification budgétaire, en lien avec les experts techniques et l’équipe support ;
• S’assure de la cohérence budgétaire des activités réalisées / engagées / planifiées en lien avec le Team Leader ;
• Rend compte auprès de l’équipe-projet et du bailleur de l’état des lieux budgétaire du projet de manière régulière ;
• Met à jour le tableau de bord de planification budgétaire des activités et transmet mensuellement ces informations au bailleur ;
• Engage les dépenses du projet en fonction de la délégation de signature qui lui est assignée ;
• En tant que mandataire d’Expertise France et titulaire d’une carte bancaire au titre du compte projet, effectue les engagements et supervise la transmission des justificatifs ;
• Informe de manière régulière l’équipe sur la situation financière du projet dans le cadre des exercices de revues d’Expertise France.

Gestion administrative :

• Garantit le respect des procédures administratives, financières et logistiques d’EF ;
• Supervise l’actualisation et des enjeux contractuels relatifs à la base de données des experts courts termes (roster) en lien avec le gestionnaire comptable ;
• Sollicite la validation des Termes de Référence par le bailleur des experts mobilisés pour le projet en amont de leur contractualisation ;
• Est responsable, en lien avec le chargé de portefeuille au siège, de la conformité du projet aux prérequis de la Commission Européenne en matière de reporting, d’audit, d’achat et de visibilité ; ainsi qu’aux procédures internes d’Expertise France ;
• Assure les passations de marché et éventuellement le suivi en fonction des procédures EF en lien avec le siège selon les montants engagés ; et avec l’appui des équipes support dédiées.