A Expertise France está recrutando um/a  Responsavel adminsitrativo e financeiro baseado no Brasil para um trabalho de 4 anos como parte do projeto "Amabio". Trabalhando em estreita colaboração com o gerente de projeto e equipes financeiros baseados na sede de Expertise France (EF) em Paris.

 Responsavel adminsitrativo e financeiro será responsável :

-       pela consolidação de um serviço administrativo e financeiro eficiente para projetos, de acordo com as melhores práticas, ferramentas e procedimentos da Expertise France,

-       pela aplicação e monitoramento dos procedimentos de gerenciamento administrativo e financeiro em nível nacional, bem como pela implantação eficaz de ferramentas

-       pelo gerenciamento de caixa (transferências de dinheiro, pagamentos a doadores etc.) no escritório.

-       gestão administrativa do escritório (procedimentos, arquivamento, faturas, obrigações administrativas nacionais, etc.).

Ele/ela deve dominar todas as regras financeiras e práticas recomendadas, desde o gerenciamento de caixa até os relatórios financeiros.

Baseado em Belem (Brasil) e subordinado ao Gerente de Projeto da Expertise France em Belém o Gerente de Projeto será responsável pela gestao administrativa e financeira das atividades confiadas à Expertise France. Para garantir a implementação bem-sucedida do projeto "Amabio", ele/ela será responsável pelas seguintes tarefas em particular:

1.     Gestao financeira e orçamentaria

1. • Preparar e atualizar o monitoramento financeiro mensal (alocação de despesas, consumo, previsões, etc.), de acordo com os formatos estabelecidos na Expertise France;
   • Assegurar a gestão autónoma das contas bancárias do projecto e da caixa registadora do projecto (desenvolver mandatos de pagamento, preparar e manter o diário de contas, etc.);
   •  Preparar pagamentos: efetuar Ordens de Pagamento (BAP) Expertise France, inserir despesas no monitoramento financeiro, acompanhar pagamentos e arquivar documentos;
   • Garantir a preparação de relatórios de relatórios internos (fechamento trimestral e anual, previsões orçamentais, etc.) e requisitos de relatórios externos (relatórios financeiros periódicos, etc.);
   • Auxiliar nos exercícios mensais e anuais de orçamento do projeto (orçamento inicial, orçamento revisado e previsões de desembarque);
   • Propor e implementar os controles necessários para garantir a confiabilidade dos dados financeiros;
   • Organizar e auxiliar missões de auditoria de projetos.
   • Auxiliar o gerente de projetos na preparação de orçamentos para novos projetos ou emendas orçamentárias e para análises internas de custo-benefício;
   • Garantir o monitoramento financeiro e contábil dos subsídios;
   • Assegurar o arquivo e a manutenção adequada dos documentos administrativos e financeiros;

2.     Gestao contabil

2. • Garantir que os procedimentos de pagamento e as boas práticas contábeis sejam implementados;
   • Verificar os registros bancários e de caixa;
   • Preparar e enviar o arquivo contábil mensal para o departamento de tesouraria na matriz da Expertise France;
   • Verificar os documentos contábeis antes de enviá-los à matriz;
   • Verificar a consistência dos dados contábeis (descrição, códigos contábeis, códigos analíticos, taxas de câmbio, etc.): arquivos Excel;
   • Supervisionar a verificação de documentos contábeis;
   • Garantir a conformidade com a política de arquivamento de documentos contábeis;
   • Preparar documentos de fechamento mensal, trimestral e anual;
   • Realizar os fechamentos contábeis semestrais com a equipe administrativa e sob a supervisão do Coordenador Administrativo e Financeiro (despesas incorridas e alocações analíticas e contábeis, doações em espécie, imobilização de equipamentos, etc.).

3.     Aquisição e contratação de bens, serviços e especialistas

3. • Desenvolver e apoiar a implementação da parte administrativa dos processos do concurso (a parte técnica será desenvolvida pelo gestor do projeto e pelos peritos do projeto), bem como os cronogramas de adjudicação e execução do contrato;
   • Assegurar o acompanhamento das publicações de mercado de acordo com o procedimento validado;
   • Participar no processo de seleção de prestadores de serviços e adjudicação de contratos;
   • Estabelecer contratos entre o projecto e os prestadores de serviços ou especialistas seleccionados;
   • Acompanhar a execução contratual dos contratos concluídos;
   • Produzir mensalmente a situação do mercado e contribuir para os aspectos de aquisição do relatório de monitoramento financeiro do projeto.

4.     Gestão adminsitrativa do projeto

4. • Garantir a conformidade dos procedimentos e operações do projecto com o sistema EF em Brasil e com o quadro de execução do projecto (tais como registo administrativo do projecto, gestão de isenções e pagamento de impostos, regras de recursos humanos)
   • Monitorar mudanças nas leis e políticas contábeis e financeiras nacionais;
   • Propor e participar do desenvolvimento ou aprimoramento de procedimentos administrativos;
   • Coordonar as declaraçoes e pagamento de taxas com a adminsitraçao involvida;
   • Organizar os recursos da equipe: gestão de estoque e aquisição de equipamentos, software e material de escritório do projeto, etc
   • Monitorar os contratos do escritório (aluguel, acordos-quadro, etc.)
   • Supervisionar o arquivamento físico e digital;