Le Pilier II du programme WASOP mis en œuvre par Expertise France a pour but d’appuyer la mise en œuvre d’une Economie Bleue durable et inclusive, dans 13 pays d’Afrique de l’Ouest.

Dans le cadre du Résultat 3, il est prévu de sélectionner et mettre en œuvre des actions pilotes dans le domaine l’économie bleue durable. Financées par des subventions, l’objectif de ces actions sera de démontrer le potentiel de l’économie bleue durable comme moteur de développement. Les projets pilotes devront répondre à un ensemble de critères : inclusivité, réplicabilité, viabilité, etc.

Expertise France assurera le suivi de ces subventions et le reporting des activités auprès de l’Union Européenne, bailleur de fonds du programme WASOP. Le Responsable des Subventions mettra en œuvre la méthodologie développée par Expertise France pour lancer un appel à projets et suivre les subventions.

En lien avec l’équipe projet (Directrice de projet, Directeur adjoint, Chargé de passation de marchés notamment), il/elle assurera notamment les tâches suivantes :

Octroi des subventions :

En lien avec le Département des Affaires Juridiques (DAJ) au siège et avec le/la Chargé.e de Passation de Marchés, le Responsable des Subventions sera en charge de l’ensemble du processus de conception, diffusion et déroulement de l’Appel à projets, notamment :

·       Veille sectorielle régionale et identification d’initiatives et de porteurs de projets potentiels ;

·       Préparation de l’appel à projets : rédaction des lignes directrices pour l’octroi de subventions et des documents nécessaires à la publication de l’appel à projets. Les termes de références spécifieront les domaines d’interventions (ports verts et bleus, amélioration des chaînes de valeur, aquaculture intégrée, économie circulaire, paiements pour services écosystémiques, etc.), le dimensionnement de l’appel à projets (durée, montants, activités éligibles) et les critères de sélection des initiatives ;

·       Communication au sujet de l’appel à projets, à travers les différents canaux du programme WASOP (site Web, réseaux, partenaires, etc.) ;

·       Publication sur la plateforme dématérialisée PLACE : réponse aux éventuelles questions et organisation de réunions d’information publiques et de formations des bénéficiaires à la réponse aux appels à projets ;

·       Sélection des initiatives bénéficiaires : participation au processus d’évaluation multicritères et de sélection des porteurs de projets. Cette étape pourra inclure la participation au comité d’évaluation, l’organisation d’ateliers pour les bénéficiaires présélectionnés, des demandes de compléments, les contrôles de conformité, etc.

·       Préparation de la signature des contrats et formalisation des documents internes.

Suivi de l’exécution opérationnelle, financière, administrative et contrôle qualité des projets par les partenaires :

Le/la Responsable des subventions suivra l’exécution des projets, identifiera les obstacles et opportunités potentiels et assurera la liaison avec les bénéficiaires des subventions :

·       Mise en place d’outils de suivi des projets de subventions : tableau de bord, suivi des activités ;

·       Liaison régulière et coordination avec les projets (réunions, missions, échanges) ;

·       Suivi et participation aux organes de gouvernance des projets : comités de suivi ;

·       Rappel des échéances et contrôle des rapports narratifs aux échéances contractuelles ;

·       En lien avec le/la RAF du projet, élaboration des outils financiers de suivi de subventions (fichier de reporting financier, suivi des dépenses etc…) ;

·       Contrôle des demandes de versement et des rapports financiers des bénéficiaires pour l’ensemble des projets ;

·       Contrôle du respect des procédures administratives d’EF par le (les) partenaire(s) : règlement des marchés publics et des subventions, achats et passations de marchés, justificatifs etc. ;

·       Vérification et contrôle de la cohérence (exactitude des montants, exhaustivité, taux de change etc…) entre les dépenses inscrites dans les journaux de dépenses des partenaires avec les pièces justificatives transmises ;

·       Analyse des risques opérationnels et financiers, et identification des actions pour les minimiser (en particulier les risques d’inéligibilité des dépenses).

Appui aux renforcements de capacités des structures :

Un soutien technique additionnel pourra être fourni aux bénéficiaires, complémentaire à la subvention, pour assurer le succès des projets : formation, renforcement des capacités, soutien transversal à la gestion d’entreprise, campagnes de communication et de sensibilisation, etc. Le Responsable des subventions pourra être amené à :

·       Identifier les besoins en appui technique et proposer des solutions, en identifiant des prestataires ou en appuyant directement les bénéficiaires ;

·       Assurer la formation et l’appropriation des aspects administratifs et financiers des subventions EF auprès des bénéficiaires ;

·       Appuyer et former les bénéficiaires de subventions sur les procédures Expertise France.

Reporting et suivi-évaluation :

En lien avec le/la Chargé.e de mission Suivi Evaluation, le Responsable des subventions supervisera le suivi et le rapportage des indicateurs de performance du projet :

·       Elaboration et alimentation régulière du tableau de bord de suivi global des subventions ;

·       Validation des rapports narratifs des bénéficiaires ;

·       Si nécessaire, commande d’exercices d’évaluations externes des projets pilotes ;

·       Communication au fil de l’exécution des projets, notamment auprès de la Délégation de l’Union Européenne ;

·       Capitalisation et compilation des résultats : organisation d’échanges entre pairs, ateliers, événements, etc.

Audit externe :

Appuyé par le chargé de passation de marchés, le Responsable des subventions commanditera et supervisera la conduite des audits annuels des subventions :

·       Contractualisation des cabinets d’audit et commande des prestations ;     

·       Appui à la préparation des audits annuels des subventions en lien avec les points focaux des partenaires ;

·       Réception des rapports d’audit.

Archivage :

Le Responsable des subventions sera en charge de l’archivage de toute la documentation opérationnelle, comptable et financière des subventions, suivant les procédures d’Expertise France.