Réf.
2024/AP/12263
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDI
Date limite de candidature
15/01/2025 19:06
Assistant projet (H/F)
Département Gouvernance - GOUV > Pôle Transparence, Gestion et Redevabilité
Mis en ligne le : 22/11/2024
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
Description de la mission
SITUATION/POSITION : direction des opérations – département Gouvernance – pôle Transparence, Gestion et Redevabilité publiques (TGR - 16 personnes à Paris)
Au sein du pôle TGR, l’assistant.e de projets vient en appui sur gestion administrative, financière (budgétaire et comptable), et logistique des projets.
Description du projet ou contexte
DESCRIPTIF DE LA FONCTION :
En lien avec les chargé.e.s de projets :
Gestion administrative :
- Préparation et suivi de contrats (experts, prestataires, etc.)
- Mise en page de documents produits par les projets
- Rédaction de CR de réunions
- Collecte, classement et archivage (papier et électronique) de pièces administratives
Gestion financière :
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables
- Elaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF)
- Suivi des dépenses (relation avec le service comptable)
- Suivi des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif)
- Elaboration des rapports financiers
- Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires
- Préparation des audits annuels et finaux des projets
Gestion logistique :
En coordination avec les chargés de projets et assistants de projets administratifs et financiers [basés à Paris au sein du pôle TGR], ainsi que les équipes sur le terrain, l’assistant de projets est en charge de l’organisation logistique :
- des déplacements sur le terrain (experts long-terme et court-terme, collègues du pôle TGR) : billets d’avion, visas, procédures de sécurité, ordres de mission, réservations d’hôtels, per-diem et avances, etc. ;
- des évènements organisés à Paris (ou un tiers-lieu) liés aux projets rattachés au pôle TGR (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.) : préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtel, repas, services de traduction, etc.).
Profil souhaité
PROFIL SOUHAITE :
Compétences techniques :
- Licence professionnelle, BTS Support à l’action managériale, Administration-finance, ou équivalent
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel
- Deux ans d’expérience en matière d’appuis administratifs et financiers, avec une dimension logistique
Compétences transverses :
- Capable de s’organiser dans un environnement complexe et de travailler sur un grand nombre de dossiers simultanément
- Rigueur
- Proactivité
- Capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)
- Maîtrise de l’anglais (lu, écrit et parlé) préférable
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.