Description du poste 

Basé.e à Quito, l’Assistant.e de Projet contribuera à la mise en œuvre du projet « Biocommerce en Equateur ». L'assistant de projet travaillera au quotidien avec l'équipe de projet et offrira un soutien administratif au projet. Il/elle sera sous la responsabilité de Chef de Projet basé à Quito, et sera en particulier chargé.e des activités suivantes: 

·  Assister le chef de projet et les autres membres de l’équipe projet dans la gestion administrative et opérationnelle du projet : compte-rendu de réunions, suivi des outils de pilotage du projet, suivi des tableaux de bord, suivi des petites dépenses, organisations des ateliers de restitution pour les activités et études importantes, appui à l’organisation d’événements, appui à l’organisation de réunions; 

·  Assister le.la chef.fe de projet dans la coordination des plans de voyage, les arrangements d'agenda, la gestion des visites sur le terrain, et le suivi des déplacements des diverses missions pour l'équipe de projet et les experts court terme nationaux et internationaux  ;

· Appuyer le/la chef.e de projet dans le suivi du chronogramme du projet ;

·Assurer toute autre tâche assignée par le/la chef.fe de projet : supports de communication, relecture de documents, archivage, rédaction, procès-verbaux etc. ;

· Traiter les demandes par téléphone et par courrier électronique ;

·  Coordination et diffusion des informations de sécurité pertinentes pour l'exécution du projet ;

·Assurer les échanges d’informations et le suivi de ces échanges entre les parties prenantes du projet et maintenir des relations et un dialogue de travail avec les contreparties (ONG, CONAFIPS, Ministères) ;

· Appuyer le Chef de Projet dans la préparation et l’organisation des comités de pilotage et toutes autres réunions de représentation du projet : prise de contacts des membres, archivage des procès-verbaux, organisation logistique, réservation de salles etc. ;

· Assurer la bonne circulation de l’information entre les membres de l’équipe, les parties prenantes Equatorienne et l’AFD et la DUE ;

· En coordination avec l’équipe Administrative/financière (Responsable Administratif et Financier et Responsable des Passations de Marchés) l’Assitant.e de Projet :

-       S’assure de l’archivage des pièces contractuelles ;

-       Participe au suivi des différents contrats dans le respect des procédures de passation de marchés (services, biens, travaux, expertise, etc.) : contrôle qualité des contrats et suivi des engagements contractuels, suivi financier, facturation, livrables ;

-       Mise en paiement sur Atlas ;

Cette fiche de poste n’est pas exhaustive, de manière générale l’Assitant.e de Projet est le garant de l’accompagnement du Chef de Projet dans l’atteinte des objectifs contractuels du projet. Si nécessaire les activités et responsabilité de l’Assitant.e de Projet pourront être revue au cours du projet en fonction des activités mise en place.