Descriptif du poste

Le poste est basé à Paris avec des déplacements réguliers dans les pays d’intervention.

Ce projet implique deux départements techniques d’Expertise France : le Département Santé (DEPSAN) en lead et le Département Capital Humain et Développement Social (CHDS) qui héberge la facilité Cap Compétences (cf. supra). Le/la Responsable Administratif.ve et Financier.ère (RAF) sera donc en lien avec ces deux départements techniques.

Le/la RAF est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du/ de la Chef.fe de projet.

Il/elle travaille en lien fonctionnel avec un.e Chargé.e de projets et un.e Assistant.e de projets au siège ainsi qu’avec l’équipe Cap Compétences qui sera composée d’un.e Chargé.e de mission appuyé.e par un.e Assistant.e de projets.

Les principales missions confiées au/à la RAF sont les suivantes :

Gestion des subventions

En étroite collaboration avec l’équipe projet et les experts mobilisés :

• Il/elle coordonne les activités permettant de formaliser l’Appel à Projets (AAP) ;
• Il/elle prépare les documents référents à la publication de l’AAP ;
• Il/elle s’assure de la publication de l’AAP sur le support approprié et du suivi de l’Appel (suivi et réponses aux questions posées dans les délais impartis, etc.) ;
• Il/elle s’assure du respect des procédures de l’Agence ;
• Il/elle s’assure de la bonne compréhension des membres du Comité de sélection des enjeux et des règles de l’AAP ;
• Il/elle contrôle et analyse les capacités organisationnelles et financières des porteurs de projet.
• Il est force de propositions auprès du Comité pour analyser et mitiger les risques soulevés.
• Il/elle assure le lien avec les porteurs de projet pour clarifier des points si nécessaires et les accompagner tout au long de la durée du projet.
• Il/elle s’assure de la disponibilité des documents clés issus des procédures mentionnées ci-dessus (preuves de publication, PV des comités, notifications aux porteurs, etc.)
• Il/elle contribue au suivi de la mise en œuvre des contrats de subvention :

- Il/elle développe un plan d’action pour accompagner les porteurs dans la mise en œuvre des projets en fonction des capacités de chacun ;

- Il/elle s’assure de la bonne compréhension par les porteurs de projet du transfert de responsabilité (mise en œuvre et financière) et anime des ateliers de formation et d’accompagnement dans un objectif de renforcement de capacités. Il peut s’appuyer si besoin sur l’expertise de l’équipe siège ;

- Il/elle vérifie la qualité des livrables attendus en lien avec l’équipe projet (rapports narratifs et financiers) ;

- Il/elle s’appuie sur différents livrables (prévisions budgétaires, plan de passation de marché, plan de communication, etc.) pour informer et alerter l’équipe projet sur l’avancée des contrats et alerter sur de possibles dérapages ;

- Il/elle est le lien de contact avec les porteurs de projet pour les questions administratives et financières ;

- Il/elle développement et mise à jour de tableaux de bord et gestion administrative des contrats ;

- Il/elle appui l’équipe projet et les porteurs dans l’organisation et le suivi des missions terrain, d’évaluation ou des audits.

Gestion des achats/ contrats

Sous le pilotage du/de la Chef.fe de projet et en étroite collaboration avec le Département des Affaires Juridiques (DAJ) et l’ensemble des autres services relevant de la fonction juridique de l’Agence :

• Il/elle est le garant de la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence ;
• Il/elle consolide la programmation des procédures de passation dont il a la charge à travers la mise à jour du Plan de passation de contrats (PPC) du projet ;
• Il/elle met en œuvre l’ensemble des procédures de passation de contrats relevant des besoins du projet et prend en charge notamment :

- L’élaboration des dossiers de consultation en lien avec les prescripteurs techniques ;

- La publication des avis ;

- Le dépouillement des plis ;

- L’organisation et la supervision de l’évaluation des candidatures, offres et propositions de projets reçues en lien avec les experts des services prescripteurs ;

- La mise au point, la contractualisation et la notification des contrats ;

- L’enregistrement des contrats dans les systèmes d’information.

• Il/elle assure le suivi et le respect des conditions contractuelles dans les délais impartis et vérifie/ valide le versement des tranches de paiement/ préfinancement ;
• Il/elle assure le suivi d’exécution contractuelle de ces contrats (livrables, rapports…) dans les délais et le cas échéant les modifications contractuelles nécessaires (avenant, décisions, formelles, bons de commande, etc.) ;
• Il/elle assure l’archivage et la bonne tenue des documents administratifs et financiers.

Gestion financière, budgétaire et comptable

En étroite collaboration avec les Assistants de projets, et avec l’appui des services dédiées au siège d’Expertise France :

• Il/elle participer à la création, mise en place, mise à jour des outils de pilotage et de suivi financier ;
• Il/elle s’assure que la planification budgétaire soit cohérente avec la planification opérationnelle ;
• Il/elle consolide les exercices de prévisions d’exécution budgétaire du projet, en assurer le suivi et l’analyse ;
• Il/elle fait un état des lieux régulier des engagements, décaissements et prévisions budgétaires ;
• Il/elle s’assure que les éléments nécessaires au bon suivi des projets sont mis à jour dans les temps (suivi budgétaire et prévisionnel des dépenses, plan de passation de marché, calendrier d’audit / reporting bailleur) ;
• Il/elle est le garant du respect des procédures comptables, financières et juridiques imposées par le bailleur et Expertise France (règles d’éligibilité des dépenses, passations de marchés, subventions, reporting) ;
• Il/elle contrôle et vérifie l’engagement des dépenses et veille à ce que l’ensemble de celles-ci soient effectuées en conformité avec les règles d’éligibilité internes et externes ;
• Il/elle est responsable du reporting interne (suivi financier, revue de projet, prévisions et clôtures budgétaires) et du reporting financier externe à destination du bailleur, selon les échéances et les modalités contractuelles ;
• Il/elle s’assure que les reporting des partenaires-bénéficiaires sont conformes aux exigences d’Expertise France ;
• Il/elle coordonne et consolide les rapports financiers des porteurs ces projets ;
• Il/elle pilote l’organisation des audits financiers, dont les audits des bénéficiaires.
  

Gestion des experts

• Il/elle appuie l’Assistant.e de projet dans l’organisation des différents déplacements de l’équipe ou d’experts mobilisés dans le cadre du projet (achats des billets, demandes de visas, organisations d’évènements spécifiques, gestion logistique des événements, screening des différents acteurs) ;
• Il/elle assure les tâches de l’Assistant.e de projets en son absence.

Cette liste n’est pas exhaustive, les missions et activités énoncées ne sont pas limitatives.