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Réf.
2024/RDSS/12160

Type d'offre
Experts

Type de contrat
CDD

Date limite de candidature
18/11/2024 16:08

Contrat
Salarié

Durée
48 mois

Description de la mission

Le Responsable de services support es responsable de l'appui à la mise en œuvre des différents projets d'Expertise France dans le pays à travers le management de l'équipe du service. Son rôle consistera à diriger, planifier et assurer l'exécution des activités des trois domaines du service : administratif/financier, logistique/achats et suivi/évaluation. Le coordinateur devra gérer le personnel de l'unité, ainsi que coordonner et gérer les activités de ressources humaines de tous les projets conformément aux modalités et procédures de recrutement d'Expertise France. Le coordinateur sera appuyé par les chefs de projet situés au Salvador, par les chargés de chaque projet qui travaillent depuis le siège, et collaborera en fonction des besoins et des contraintes des projets en cours et des projets en phase de démarrage. Le coordinateur devra assurer la mise en œuvre matérielle nécessaire au bureau et à chaque projet, en tenant compte des lignes directrices du FE. En outre, il/elle travaillera en étroite collaboration avec les partenaires du projet, avec le soutien des différents services du siège, afin d'assurer la mise en œuvre correcte des différentes activités requises.

Les principales actions assignées au coordinateur de l'unité de projet sont les suivantes :
Structuration du service avec l'appui du siège d'Expertise France :
- Coordonner la correcte mise en œuvre de tous les projets d'EF au Salvador.
- Recruter le personnel nécessaire pour compléter l'équipe.
- Définir la matrice d'attribution des responsabilités en collaboration avec les chefs de projet afin d'assurer une interaction harmonieuse entre les différentes équipes projet.
- Améliorer les processus afin de mieux soutenir les projets travaillant à l'échelle régionale (mécanismes de soutien et de reporting).
- En collaboration avec le responsable de la sécurité, participer à l'élaboration et à la mise en œuvre des processus nécessaires à la bonne gestion de la sécurité du personnel à San Salvador.
- Coordonner les processus d'implantation du bureau EF à San Salvador en fonction des exigences de sécurité de l’agence.


Management 

- Superviser la gestion globale de l'organisation et du fonctionnement du bureau d'EF au Salvador.
- Assurer la gestion directe du personnel des services support.
- Coordonner le travail de l’équipe des services support avec les chefs de projet et le siège à Paris.
- Assurer la coordination de l’équipe des services support avec les équipes de tous les projets de EF dans le pays.
- Dans les décisions arbitraires, le coordinateur sera soutenu par le chef de projet Agustine.
- Assurer le suivi des contrats du bureau (baux, accords-cadres, etc.) en collaboration avec le département des achats et les services concernés au siège.
- Superviser les activités logistiques du bureau d'EF et des projets.
- Assurer la mise en œuvre du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures et supervision de leur mise en œuvre).
- Contribuer au développement de nouvelles procédures pour la coordination et le soutien des projets dans le pays.

 

Gestión financière

- Travailler en étroite collaboration avec le Responsable Administratif et Financier, en charge de la planification, de la gestion et du suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des normes d'Expertise France.
- Consolider le suivi budgétaire mensuel et les prévisions pour chaque projet, en collaboration avec les équipes de projet.
- Superviser la trésorerie et la comptabilité mensuelles.
- Accompagner les projets dans leur revue budgétaire.
- Assurer la bonne exécution des exercices de clôture comptable et de suivi budgétaire de l'agence.
- Préparer les rapports financiers conformément aux règles des bailleurs de fonds du projet.
- Planifier, exécuter et suivre les audits de projets, en collaboration avec le siège.
- Contrôler la sécurité financière.


Ressources Humaines
- Superviser la gestion administrative des ressources humaines, y compris la mise en œuvre des processus RH au Salvador (recrutement, évaluation et formation) et la gestion du contrat avec la société de portage salarial.
- Contribuer à l'harmonisation d'une politique/échelle salariale pour le personnel de l'unité de projet.
- Définir les processus et mettre en place les outils et procédures nécessaires à la formation du personnel.
- Consolider le suivi administratif et RH mensuel des projets.

Achats et subventions

- En étroite collaboration avec le département des affaires juridiques et le Directeur des contrats (responsable de ce département), planifier, diriger et superviser la mise en œuvre du plan d'approvisionnement du projet, en collaboration avec les chefs de projet.
- Superviser et travailler en étroite collaboration avec le responsable de la logistique et des achats, qui est chargé de : planifier, diriger et superviser la mise en œuvre du plan d'achat pour chaque projet, en collaboration avec les chefs de projet.

 

Logistique

- En étroite collaboration avec le responsable de la logistique et des achats, superviser les activités et les projets logistiques du bureau : moyens généraux, gestion des contrats de location et de l'informatique.
- Assurer le suivi des contrats du bureau (baux, accords-cadres, etc.) en collaboration avec le service des achats et les services concernés du siège.
- Mettre en œuvre les processus logistiques et les communiquer aux équipes projet pour l'organisation d'ateliers, de formations et d'événements liés aux projets.
- Assurer le suivi logistique mensuel des projets et superviser la gestion des actifs des projets et du bureau.
- Superviser la flotte de véhicules et les chauffeurs.
- Assurer la résolution de tout problème d'installation ou de configuration de logiciel, avec le soutien de l'agent logistique.


Contrôle interne 

Responsable de l'application du contrôle interne dans le bureau (transmission des procédures, suivi de leur mise en œuvre).
- Contribuer à l'élaboration de nouvelles procédures pour le terrain.
- S'assurer que les informations financières et comptables sont conformes aux exigences d'Expertise France et des bailleurs de fonds
- S'assurer que les dépenses sont conformes au budget de chaque projet et à la convention de subvention et en informer le(s) coordinateur(s) de projet concerné(s) si nécessaire.
- S'assurer que les audits internes et externes se déroulent sans problèmes et que les recommandations sont prises en compte et mises en œuvre en temps voulu.
- Développer un environnement de contrôle interne rigoureux des services d'appui et diffuser cette culture 
- Recommander des améliorations aux mesures de contrôle interne, aux politiques, aux procédures ou aux lignes directrices existantes lorsque cela est nécessaire ou demandé.

 

 

Description du projet ou contexte

Sous la supervision du chef de projet Agustine et en étroite coordination avec les autres chefs de projet d'Expertise France, le coordinateur sera responsable du bon fonctionnement de l'unité de services support, située à San Salvador. Cette unité a pour mission d'appuyer les projets d'Expertise France au Salvador dans les trois domaines suivants :

- Administration et finances
- Logistique et approvisionnement
- Suivi et évaluation.

Le travail du coordinateur nécessitera une liaison avec les services transversaux du siège de l'agence à Paris afin d'assurer une bonne coordination avec les projets.

Il est prévu que l'unité de projet dispose d'une équipe d'environ 12 personnes (dont certaines ont déjà été recrutées et d'autres devraient l'être en 2025). Cette unité pourra être élargie avec l'arrivée de futurs projets dans le pays, ce qui pourrait impliquer quelques changements dans la structure organisationnelle.

Profil souhaité

Niveau d’études :

Diplôme supérieur (minimum Bac+5/Master) en administration, finance, gestion de projet, coopération internationale ou autre domaine pertinent.

Compétences en gestion de projet :
- Au moins 7 ans d'expérience dans la gestion de projets, y compris une expérience avérée dans la gestion financière et contractuelle dans un contexte international et de multipartenaires.
- Excellentes compétences en matière de gestion de projet et d'équipe et bonne maîtrise des procédures administratives, financières et de gestion de projet de l'UE.
- Expérience avérée en tant que chef de projet ou chef d'équipe dans des projets de coopération internationale.
- Maîtrise des principes fondamentaux de la gestion de projets, de préférence de projets de coopération internationale et/ou d'assistance technique (cycle de projet, règles financières et juridiques).
- Expérience de la gestion de projets importants et complexes, de préférence financés par l'Union européenne ou d'autres bailleurs de fonds internationaux.
- Forte capacité à gérer et à développer avec succès les ressources humaines et financières, démontrée par l'expérience antérieure.
- Capacité à gérer des partenaires, des contrats de sous-traitance et des programmes de subvention dans le respect de toutes les exigences en matière d'établissement de rapports.
- Capacité avérée à coopérer et à négocier avec des partenaires, des acteurs locaux et institutionnels et des représentants du gouvernement.
- Sensibilité politique et culturelle avec des qualités de patience, de tact et de diplomatie.

Compétences techniques :
- Solides compétences analytiques, excellentes compétences en matière de leadership et fortes compétences interpersonnelles et de communication.
- Excellente maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Office).
- Parfaite maîtrise écrite et orale de l'espagnol et du français.
- Capacité à négocier avec des partenaires dans un environnement interculturel.
- Une expérience au Salvador ou en Amérique latine est un atout.
- Capacité de synthèse et de rédaction

Compétences de gestion : 

- Gestion d'équipes
- Sens du leadership
- Autonomie et capacité à organiser les tâches sous pression
- Capacité à déléguer
- Capacité à résoudre des problèmes et des conflits complexes
- Capacité à gérer le stress
- Bonnes relations interpersonnelles et capacité à travailler en équipe
- Capacité à assurer le bien-être et le développement du personnel

Aptitudes:

- Capacité d'organisation, de rigueur, d'analyse et de synthèse.
- Compétences rédactionnelles avérées
- Autonomie et réactivité
- Sens des relations humaines et capacité à travailler en équipe
- Diplomatie et sens de la communication
- Volonté de voyager à l'étranger

Informations complémentaires

Pour candidater:

 Documents à fournir :

·       Un CV (max. 2 pages)

·       Une lettre de motivation (max. 1 page)

·       Trois références professionnelles, y compris les adresses électroniques et les numéros de téléphone à Cristina Martinez Tapia, Chargée de projets éducation : cristina.martinez-tapia@expertisefrance.fr

Date limite de candidature : 18/11/2024 16:08

Document(s) joint(s) : Organigrame Bureau mutualisé.pdf

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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