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Réf.
2024/DHOHP/12154

Type d'offre
Poste terrain

Type de contrat
CDD

Date limite de candidature
30/11/2024 17:00

Contrat
Salarié

Durée
12 months

Description de la mission

Basé à Kyiv, le poste est placé sous la supervision directe du Responsable de Programme Santé et en étroite collaboration avec l'équipe du programme, qui couvre divers projets et fonctions thématiques.

Il/elle travaille en lien avec un Chargé de Projet au siège d'Expertise France à Paris (Département Géographie). Il/elle sera également en liaison avec l'Unité de Support des Projets d'Expertise France Ukraine (USP) selon les besoins (affaires juridiques, affaires financières, communication, suivi-évaluation, etc.).

Les principales missions confiées au Responsable Adjoint du Programme Santé seront :

1. Gestion opérationnelle et de projet

En étroite collaboration et avec délégation sur certains projets de la part du Responsable du Programme Santé et de l’équipe du programme :

  • Assurer la mise en œuvre du projet REHAB et garantir la réalisation effective des orientations stratégiques du projet ;
  • Coordonner la planification, la gestion et la mise en œuvre des activités du programme Santé, y compris avec l’équipe APPUI pour le support transversal aux activités du projet REHAB ;
  • Organiser et faciliter divers exercices de gestion de projet interne (revues semestrielles, annuelles, etc.) ;
  • Superviser et coordonner la mise en œuvre des activités en collaboration étroite avec les parties prenantes sur demande du Responsable du Programme Santé ;
  • Assurer la coordination avec l’équipe du programme Santé et l’Unité des Fonctions Support pour l’organisation, l’accueil et la mobilisation des prestataires de services ainsi que des partenaires de mise en œuvre du projet (experts, consultants, subventions à des organisations nationales et internationales, entreprises privées, etc.) sur le terrain ;
  • Gérer la rédaction des termes de référence et le recrutement d’experts (court terme, intermittent) mobilisés pour répondre aux besoins du projet ;
  • Assurer le briefing et le contact régulier avec les experts mobilisés pour optimiser leurs missions ;
  • En liaison avec les autorités compétentes, suivre la mise en œuvre des services des experts dans chaque domaine d’expertise spécifique et en particulier l’utilisation et l’application des outils et procédures développés par les experts ;
  • Signaler tout problème rencontré, risque identifié et/ou facteur contextuel (secteur, sécurité, politique, etc.) pouvant avoir un impact sur la réussite des activités et contribuer à l'identification de mesures d'atténuation ;
  • Collaborer étroitement avec le Conseiller Sécurité Régional et le Responsable du Programme Santé pour la mise en œuvre des activités et les déplacements dans la région ;
  • Participer au recrutement des membres de l’équipe programme, en coordination avec le Responsable du Programme Santé et le Directeur Pays ;
  • En lien avec le Responsable du Programme Santé, assurer le suivi et la mise à jour de la stratégie de gestion des risques ;
  • Assumer le rôle de Responsable du Programme Santé en son absence, y compris sur les questions de gestion de la sécurité, en coordination avec le Responsable Sécurité Régional et la Directrice Pays Ukraine.

2. Coordination et engagement externe

  • Organiser, à la demande du Responsable du Programme Santé, des réunions de coordination, d’échange et de concertation avec toutes les parties prenantes (atelier de programmation, comité technique, comité de pilotage, etc.) ;
  • Participer, sur demande, à l’organisation de comités de suivi et de pilotage, en étroite coordination avec les parties prenantes nationales (autorités ukrainiennes) ;
  • Veiller à la complémentarité du projet REHAB avec d’autres initiatives locales et régionales dans le secteur de la santé et rendre compte des discussions et opportunités de collaboration en cours ;
  • Fournir un support transversal pour la coordination de la Coopération Hospitalière ;
  • Représenter le Programme Santé et Expertise France lors d’événements nationaux et internationaux à la demande du Responsable du Programme Santé.

3. Gestion administrative et financière du projet

En collaboration étroite avec le Responsable du Programme Santé, l'équipe du programme santé, l'équipe USP Ukraine et le Chargé de Projet basé à Paris :

  • Assurer une coordination étroite pour l’organisation administrative, financière et logistique des missions des opérateurs techniques sur le terrain ;
  • Assurer la collecte des justificatifs de mission des opérateurs techniques mettant en œuvre le projet (en lien avec l'USP) ;
  • Veiller à ce que la planification budgétaire soit cohérente avec la planification opérationnelle, identifier les écarts et proposer des ajustements si nécessaire ;
  • Soutenir l’équipe des achats de l'USP dans la chaîne d’approvisionnement pour l’achat d’urgence et la fourniture de matériel médical spécialisé, en particulier en matière de réglementation des importations et des questions logistiques en Ukraine ;
  • Consolider le suivi budgétaire du projet et participer à des réunions régulières avec l’équipe financière de l'USP pour le suivi des dépenses ;
  • Assurer que l'USP dispose des informations requises pour les rapports internes d’Expertise France (suivi financier, prévisions budgétaires et clôtures) ainsi que pour les rapports financiers externes au bailleur ;
  • Garantir le respect des procédures imposées par les bailleurs (CDCS, AFD) et Expertise France (éligibilité des dépenses, passation de marchés, subventions, reporting).

4. Suivi-évaluation-capitalisation du projet

  • Travailler en coordination avec l'équipe du programme santé pour mettre en place le cadre méthodologique et les outils d’analyse pour le suivi et la mesure des résultats tout au long de la durée des projets ;
  • Assurer le suivi des indicateurs du projet (quantitatifs et qualitatifs), conformément au cadre logique ;
  • Mettre en œuvre les actions nécessaires pour faciliter le travail de collecte de données par les partenaires de mise en œuvre du projet et contribuer, le cas échéant, à leur analyse ;
  • Assurer le contrôle qualité des prestations/livrables produits par les experts dans le cadre du projet (rapports de mission, livrables contractuels, etc.) ;
  • Contribuer à l'élaboration et à la consolidation des documents et livrables clés liés aux activités du projet (résumés d'ateliers, réunions, formations, missions, etc.) ;
  • Coordonner la préparation des rapports d’activité intermédiaires et finaux (narratifs et financiers) pour le bailleur, selon les délais et modalités contractuels, avant validation par le siège.

5. Communication

En étroite collaboration avec le Responsable du Programme Santé :

  • Superviser la promotion des activités du projet REHAB, et à la demande du Responsable du Programme Santé, du projet APPUI, en étroite collaboration avec le Responsable Communication de l'USP, les départements dédiés au siège et le Responsable Communication de l’Ambassade de France ;
  • Soutenir la visibilité et la communication du Programme Santé ;
  • Assurer l’élaboration d’éléments de langage relatifs aux activités du projet sur lesquelles une visibilité est attendue ;
  • Assurer la création et la mise en œuvre du plan de communication du projet.

Description du projet ou contexte

Expertise France en Ukraine

En 2023, le MEAE a délégué à Expertise France une enveloppe de 14,5 M€ pour positionner la coopération technique française et répondre aux besoins de l'Ukraine à court, moyen et long terme. Cette facilité, intitulée mAIDan Ukraine, finance et cofinance des projets d'assistance technique pour accompagner les autorités ukrainiennes dans la préparation de la reconstruction et du processus d'adhésion à l'Union européenne.

Les autres projets en cours en Ukraine incluent : le projet Pravo–Justice financé par l'UE, qui promeut un état de droit renforcé en Ukraine, en ligne avec les normes européennes et les pratiques comparatives ; L’Initiative qui soutient les pays bénéficiaires dans la conception, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation des financements du Fonds mondial de lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme. Le Fonds d'urgence pour l'Ukraine contre la tuberculose et le VIH, lancé en décembre 2022 avec un engagement de 7,2 M€ ; le projet “Stiykist” (résilience), qui vise à contribuer à la transformation sociale et à la résilience en Ukraine en renforçant les capacités des institutions nationales, régionales et locales dans le domaine de la formation professionnelle et des services sociaux, avec un accent particulier sur l'inclusion sociale des populations les plus vulnérables ; et le projet d’appui technique au Service d'audit de l'État (SAS), qui mobilise des expertises techniques françaises et locales pour aligner la législation ukrainienne sur l'acquis communautaire, notamment en matière de protection des intérêts financiers de l'UE et pour soutenir le SAS dans son rôle d'inspection et de suivi de l'utilisation des fonds de reconstruction.

Programme Santé Ukraine d'Expertise France

Dans le cadre de la stratégie de la France pour la reconstruction et l'aide en Ukraine, centrée sur le secteur de la santé, le Centre de crise et de soutien (CDCS) du MEAE finance le projet APPUI Santé à hauteur de 16 M€ sur 24 mois (2024 à 2025). Mis en œuvre en partenariat avec le ministère de la Santé de l'Ukraine et d'autres parties prenantes clés, ce projet vise à améliorer l'accès des populations ukrainiennes aux services de soins essentiels en période de crise. Il se concentre sur le renforcement de la coopération hospitalière entre la France et l'Ukraine, la mobilisation de l'expertise française, la reconstruction et la modernisation des infrastructures de santé ainsi que le don d'équipements médicaux à la demande du ministère de la Santé de l'Ukraine.

Le projet REHAB, financé par l'Agence française de développement (AFD) à hauteur de 5 M€ sur 24 mois, de 2025 à 2026, vise à soutenir l'Ukraine dans le maintien et le renforcement de son système de santé pour répondre aux conséquences du conflit sur la santé physique et mentale des Ukrainiens. Les activités sont axées sur l'amélioration des services et infrastructures en santé mentale dans la région d'Odessa ; le renforcement des efforts de réhabilitation physique et des infrastructures, tout en mettant également l'accent sur des initiatives de renforcement des capacités à l'échelle nationale avec des partenaires locaux et internationaux ; ainsi que la réalisation d’études de faisabilité pour préparer des opportunités de prêts concessionnels.

D'autres projets sont en cours de développement dans le cadre du programme Santé, y compris d'autres initiatives en préparation. Le projet APPUI est devenu un pilier clé de la coordination de l'Equipe France sur les questions de santé en Ukraine et soutient les efforts d’engagement et de coordination.

Profil souhaité

Qualifications / Compétences techniques

  • Diplôme de niveau Master en coopération internationale, développement, gestion de projet ou dans un domaine connexe.
  • Compétences en coordination d'équipes multidisciplinaires et multiculturelles.
  • Solide capacité à établir des relations de confiance avec les partenaires nationaux et internationaux, démontrée par une expérience pertinente.
  • Excellente maîtrise de la gestion de projet, idéalement dans le secteur de la santé.
  • Bonne connaissance du secteur de la santé en situation d'urgence et des autorités sanitaires nationales et régionales en Ukraine, un atout.
  • Capacité à mobiliser, coordonner et diriger des réseaux d’acteurs (experts, institutions, société civile, autorités).
  • Bonne connaissance des mécanismes de coopération, de l'aide publique au développement et des acteurs de la coopération internationale présents en Ukraine.
  • Aptitude au dialogue avec les partenaires techniques et financiers.
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale (rédaction de rapports techniques, documents d'analyse, comptes rendus, rapports d'activité, définition des termes de référence, etc.).
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques, en particulier Excel et Word.
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral) ; la connaissance de l'ukrainien est un atout.

Expérience professionnelle

  • Au moins 4 ans d'expérience en gestion de projet dans le domaine de la solidarité internationale (humanitaire ou coopération internationale), de l'assistance technique et/ou de la coopération internationale, de préférence dans le secteur de la santé.
  • Expérience préalable dans un environnement de sécurité détériorée.
  • Expérience significative en facilitation et en utilisation d’outils et de techniques participatifs.
  • Expérience avérée en coordination et en gestion d'équipe.

Compétences essentielles

  • Forte aptitude à la coordination et au travail d’équipe.
  • Grand sens de la diplomatie, très bonnes compétences relationnelles.
  • Initiative, autonomie et réactivité.
  • Bonne capacité d’adaptation et flexibilité.
  • Compétences en prise de décision et en gestion.
  • Capacité d’analyse et de synthèse.
  • Sens de l'organisation, de la planification et de l’anticipation.

Informations complémentaires

Lieu de la mission : Kyiv, Ukraine, avec des déplacements occasionnels dans plusieurs régions (Odesa, Chernihiv, Dnipro et autres oblasts selon l’orientation programmatique stratégique).
Type de contrat : CDDU (Contrat à Durée Déterminée d’Usage)
Durée : 12 mois renouvelable
Date de début souhaitée : 13 janvier 2025
Date limite de candidature : 30 novembre 2024 à 17h00 (heure de Paris)

Date limite de candidature : 30/11/2024 17:00

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

  • gouvernance démocratique, économique et financière ;
  • paix, stabilité et sécurité ;
  • climat, agriculture et développement durable ;
  • santé et développement humain.

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

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