Expertise France cherche un.e gestionnaire administratif.ve et financier.ière pour appuyer le Programme AdaptAction, programme international d'adaptation au changement climatique, au sein de la Division Climat et Nature de l'AFD siège à Paris.

Le Gestionnaire administratif et financier (anciennement nommé Unité de Gestion de Projet) a été initialement mise en place par un bureau d’étude retenu après appel d’offre (Cowater) au démarrage d’AdaptAction en mai 2017 dans le but d’appuyer l’AFD dans la mise en œuvre du programme. Dans un objectif de simplification, ces fonctions sont reprises en phase 2 dans le cadre d’un contrat global de ressources humaines géré par Expertise France.

Le Gestionnaire administratif et financier intervient en tant qu’assistance à maitrise d’ouvrage. Le Gestionnaire administratif et financier est en charge des activités principales suivantes :

-          Participer au lancement des appels d’offres des prestations, et accompagner le processus de passation de marché avec la Division Achat Groupe de l’AFD siège ;

-          assurer la gestion budgétaire, administrative, calendaire, contractuelle et financière des marchés, y compris la préparation des dossiers de décaissement ; 

-          développer et renseigner des outils de gestion de projet (outils de suivi contractuel et budgétaire, calendrier global du programme, reporting des livrables…) ;

-          participer ponctuellement, en lien avec la personne en charge du knowledge management et de la valorisation, aux activités de communication, capitalisation, knowledge management et autres chantiers transverses.

Description du poste :

Sous la responsabilité du Responsable du programme AdaptAction, rattaché au group AFD, la/le gestionnaire du Programme sera en charge de : 

a)      Lancer les appels d’offre et attribution des marchés en synergie avec la Division des Achats Groupe de l’AFD ;

b)      Appuyer la réponse aux questions de clarification posées en cours de consultation ;

c)       Appuyer le suivi contractuel de marchés (passation des éventuels avenants …)

d)      Participer au suivi budgétaire/comptable (dont prévisionnel) des marchés du Programme, par pays, par axe, par prestation, notamment via la création et l’utilisation d’outils dédiés ;

e)      Assurer le suivi documentaire du projet (classement des mails, dossiers, documents relatifs aux prestations, etc.) et gérer l’espace de stockage d’informations comptables et financières relatives au Programme, conforme aux normes de sécurité de l’AFD ;

f)       Contractualiser les experts complémentaires mobilisés ponctuellement ;

g)      Appuyer le paiement des prestations (vérification de la conformité des dépenses, validation des factures des prestataires, préparation des dossiers de décaissements, suivi-vérification auprès des prestataires de la réception du paiement) ;

h)      Appuyer la préparation d’un audit interne de correspondance (montant des marchés vs. dépenses effectuées) ;

i)        Participer à la préparation des réunions du Comité de suivi global d’AdaptAction.

j)        Participer au reporting (technique, contractuel, budgétaire) d’AdaptAction par le renseignement de ses différents outils de suivi – et créer de nouveaux outils le cas échéant ;

k)      Participer ponctuellement aux activités de communication, capitalisation, knowledge management et autres chantiers transverses ;

l)        Participer à l’instruction interne d’une extension potentielle du projet avec des financements européens (DG NEAR / DG INTPA) ou autres.