Réf.
2024/ADPDR/12126
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDI
Date limite de candidature
13/11/2024 14:22
Contrat
Salarié
Département Gouvernance - GOUV > Direction du département - GOUV
Mis en ligne le : 31/10/2024
Sous l’autorité de la chargée de projet, et en collaboration avec l’équipe projet sur le projet Gender, l’assistant.e de projet sera responsable des missions suivantes:
Gestion administrative
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,
- Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
- Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
- Enregistrement et le classement des livrables et documents projet, notamment au format numérique, selon les procédures d’Expertise France, en lien avec le siège ;
- Contractualisation des experts (long-terme, locaux, court-terme) : suivi des contrats, vérification des feuilles de temps et lancement des paiements.
Gestion logistique
- Assister la chargée de projet dans l’organisation d’événements (séminaires, ateliers, formations) liés aux activités des projets, en lien avec le pôle Logistique : assurer l’envoi des invitations et établir les listes de participant.e.s, préparer les fournitures et le matériel nécessaire au bon déroulement des activités ;
- Anticiper les démarches nécessaires pour la programmation, l’organisation et le bon déroulement des missions : transports (en collaboration avec le prestataire voyage, hébergements, ordres de mission, relations avec des prestations spécifiques (traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation) si nécessaire
- Suivi des perdiems et suivi des justificatifs
- Assurer la collecte et le traitement des pièces justificatives (notes de frais, factures, listes de présence, attestations de formation…) ;
- Faciliter la contractualisation de contrats d’expertise et d’achats, en lien avec le pôle Achat et Juridique ;
- Suivi des avances et des factures des fournisseurs
Gestion financière
- Procède à la vérification de la conformité des pièces justificatives reçues pour mise en paiement ;
- Assure la mise en paiement en renseignant les Bons à Payer dans le logiciel Atlas;
- Archive les pièces comptables et les BAP ;
- Assure le suivi des dossiers mis en paiement avec les signataires / les services comptables ;
- Procède au suivi des avances ;
- Renseigne le journal de dépenses à chaque dépense et fiabilise l’information financière (ajoute les nouvelles dépenses, retraite /harmonise les libellés budgétaires, vérifie les formules, vérifie la cohérence des écritures d’inventaire, etc.)
- Identifie les écarts entre Atlas et X3 et les justifie ;
Expertise France, l'agence française de coopération technique internationale, collabore avec la Direction générale de l'appui aux réformes structurelles (DG REFORM) (Commission européenne) afin d'aider les pays de l'UE à concevoir et à mettre en œuvre des réformes dans le cadre de leurs efforts pour soutenir la création d'emplois et la croissance durable.
À cette fin, les États membres de l'UE soumettent des demandes de soutien au titre du RÈGLEMENT (UE) 2021/240 établissant un instrument de soutien technique (TSI).
Le département Gouvernance, en particulier le Pôle Transparence, Gestion et Redevabilité publiques, met en œuvre plusieurs projets dans le cadre de ce soutien.
A- Gender Mainstreaming in Public Policy and budgeting
Il existe une volonté dans toute l'Europe de mettre en œuvre des politiques en faveur de l'égalité entre les femmes et les hommes. En outre, la société civile, les parlements et les structures de contrôle attendent de plus en plus de l'efficacité et de la transparence des politiques publiques en matière d'égalité entre les femmes et les hommes. Toutefois, si les États membres ont mis en place des cadres juridiques, ils se heurtent souvent à l'absence de méthodologies et d'outils concrets et, partant, à l'absence d'impact positif concret.
Les demandes d'assistance technique de plusieurs États membres ont été regroupées afin de créer des synergies, de permettre des comparaisons et de faciliter l'apprentissage et les échanges entre pairs.
Le projet soutiendra douze autorités bénéficiaires dans neuf États membres, tant au niveau central que décentralisé, y compris les administrations responsables des politiques d'égalité entre les femmes et les hommes, des politiques sectorielles ou des processus budgétaires.
Initialement, le projet était conçu pour soutenir neuf autorités bénéficiaires de sept États membres - c'est-à-dire la première cohorte d'autorités bénéficiaires. Cependant, au fur et à mesure du déroulement du projet, la visibilité des résultats du projet s'est accrue grâce à diverses activités, telles que des ateliers, des conférences et des formations en ligne. Par conséquent, quatre autorités bénéficiaires supplémentaires - c'est-à-dire la deuxième cohorte d'autorités bénéficiaires - ont exprimé leur intérêt à rejoindre le projet à la fin de l'année 2023. Ces nouveaux participants devraient devenir des partenaires actifs d'ici juin 2024. Le projet a développé une approche rationalisée pour accueillir en douceur les nouveaux bénéficiaires et les intégrer dans le flux de travail du projet en cours. Ces nouveaux venus s'engageront dans les mêmes processus de projet et bénéficieront de nombreux exercices de renforcement des capacités et d'une assistance technique directe jusqu'à la fin de 2025.
Au total, 12 autorités bénéficiaires participeront à des activités communes, tandis que 10 autorités bénéficiaires recevront un soutien individualisé.
B- Green Budgeting for European Regions
Suite à l'appel de l'instrument de soutien technique (TSI) 2024, deux régions européennes ont demandé un soutien technique spécifique et adapté de la DG REFORM pour le développement d'une méthode transparente et facilement applicable pour l'étiquetage climatique, ainsi que son intégration dans le cycle budgétaire. Le ministère régional de l'environnement et du climat de Lombardie (Italie) et le ministère des finances de Baden-Württemberg (Allemagne) ont demandé ce soutien spécifique pour atteindre la neutralité climatique d'ici 2040.
L'objectif général de ce projet est de soutenir l'Italie (en particulier le Ministère régional des finances et le Ministère de l'environnement de Lombardie), l'Allemagne (en particulier le Ministère des finances de l'État de Baden Württemberg) et la Grèce (en particulier le Ministère de l'économie et des finances) dans leurs efforts pour mettre en œuvre des réformes susceptibles d'encourager l'investissement, d'accroître la compétitivité et de contribuer à une convergence, une résilience et une reprise économiques et sociales durables. Cela devrait également renforcer leur capacité institutionnelle et administrative, y compris au niveau régional, afin de faciliter des transitions socialement inclusives, vertes et numériques, de relever
efficacement les défis identifiés dans les recommandations spécifiques à chaque pays et de mettre en œuvre le droit de l'Union.
A- Sustainibility in Local Public Finances
L'objectif général de ce projet est d'aider les villes européennes à aligner leurs pratiques de gestion des finances publiques sur les Objectifs de développement durable (ODD), en soutenant leurs efforts pour mettre en œuvre et réaliser l'Agenda 2030, ce qui pourrait encourager les investissements, accroître la compétitivité et aider à atteindre une convergence, une résilience et une reprise économiques et sociales durables. Cela devrait également renforcer les capacités institutionnelles et administratives au niveau des municipalités, afin de faciliter les transitions socialement inclusives, vertes et numériques, de relever efficacement les défis identifiés dans les recommandations spécifiques au pays et de mettre en œuvre le droit de l'Union.
Le(s) objectif(s) spécifique(s) de ce projet est(sont) :
- soutenir Bordeaux Metropolis, la ville de Barcelone, la ville de Hambourg et la ville d'Amsterdam pour concevoir, développer et mettre en œuvre des réformes ;
- soutenir Bordeaux Métropole, la ville de Barcelone, la ville de Hambourg et la ville d'Amsterdam pour aligner leurs pratiques budgétaires et leurs cadres politiques sur les Objectifs de Développement Durable et promouvoir ces pratiques auprès d'autres villes au sein de l'Union européenne.
Qualifications et compétences
• Diplôme pertinent en métier de la coopération internationale
• Maîtrise du français et de l’anglais ;
• Bonnes capacités rédactionnelles
Expérience professionnelle
• Expérience professionnelle préalable dans des fonctions liées ou sur des tâches équivalentes à celle de la fiche de poste ;
• Une expérience dans le domaine de la gestion de projets et de la coopération internationale au développement serait un atout ;
Compétences et qualités recherchées
• Être méthodique et organisé.e, anticiper les besoins et difficultés ;
• Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
• Capacité à travailler en autonomie, proactivité et prise d’initiative ;
• Aisance relationnelle, disponibilité, sens du travail en équipe
• Bonne gestion des urgences et réactivité, capacité à gérer les priorités
La répartition du temps de travail de l’assistant/e sera :
- 80% sur le projet Gender
- 10% sur le projet Green Budgeting for regions
- 10% sur le projet Sustainibility in Local public finances
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.