Réf.
2024/ADPAEF/12047
Type d'offre
Poste Siège
Type de contrat
CDI
Date limite de candidature
20/11/2024 23:59
Assistant.e de Projets Administration et Finance (H/F)
Département Développement durable - DD > Pôle Biodiversité
Mis en ligne le : 16/10/2024
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
PARIS
Description de la mission
Vos missions principales ?
Les principales missions confiées à l’assistant(e) de projets sont les suivantes. Les trois volets peuvent être plus ou moins importants en fonction des besoins des projets et des orientations données par la responsable de pôle et les chargé(e)s de projets :
Gestion administrative :
• En lien avec le ou les chargé(e)s de projets, gère les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
• Aide à la recherche documentaire, indexation, classement et archivage de documents ;
• Pré remplit les contrats d’expertise et les contrats de prestation de services, enregistre les contrats dans l’outil de l’agence (Atlas) ;
• Collecte, classement et archivage de pièces administratives (contrat principal du projet, marchés, contrats de mise en œuvre,) en version papier (originale) et en version électronique ;
• Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaire, compilation de documents,...) ;
• Mise en page des documents produits par les projets (termes de référence (TdR), rapports, publications diverses…) ;
• Rédaction de comptes rendus (CR) de réunions ;
• Mise à jour des tableaux de bord existants (suivie des contrats, des experts…).
Gestion budgétaire, financière et comptable :
• Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables ;
• Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF) ;
• Mise à jour des tableaux de bord de suivi budgétaire du projet ; vérifie la comptabilité et la bonne tenue du suivi financier ;
• Suivi des dépenses (relation avec le service comptable) et des factures fournisseurs (suivis, relance, enregistrement administratif) ;
• En coordination avec le chargé de projet, contribue à l’élaboration des rapports financiers ;
• Prépare les clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires (rapprochement bancaire) ;
• Prépare les audits annuels et finaux des projets (préparation des pièces justificatives, réunion de lancement, vérification du rapport financier…)
Gestion logistique :
• Assure ou appuie l’organisation logistique d’événement spécifique (missions siège, mission projets, voyages d’études, etc…) ;
• Prépare les dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtel, repas, service de traduction, etc…)
• Prépare les déplacements : ordre de mission, billets d’avions, perdiem, visa ;
• Gères les procédures d’obtention de passeports de services et visas.
Description du projet ou contexte
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• paix, stabilité et sécurité ;
• climat, agriculture et développement durable ;
• santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.
Le département développement durable est constitué de 4 pôles : (i) agriculture (ii) biodiversité et (iii) énergie et (iv) climat - développement urbain et économie circulaire. Ces quatre pôles travaillent en synergie au sein du département.
Profil souhaité
Compétences techniques :
• Formation supérieure de Bac+2/+3 type comptabilité, gestion administrative et financière, ou domaine équivalent et/ou deux à trois ans d’expérience en matière de gestion administrative et financière ;
• Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
• Des compétences en comptabilité et en gestion.
Compétences transverses :
• Capacité d’organisation dans un environnement sur un grand nombre de dossiers simultanément ;
• Être autonome et proactif ;
• Avoir de bonnes capacités relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe) ;
• Capacité de travailler en espagnol lu, écrit et parlé. L’anglais est un atout
Informations complémentaires
Le poste est basé à Paris au 40 Bd de Port-Royal, 75005 Paris.
La rémunération pour ce poste est composée d'un package annuel comprenant les avantages suivants :
- Un 13ème mois mensualisé et effectif dès la prise de poste.
- Une part variable de 3% du salaire brut annuel.
- Plus de 45 jours de congés annuels, avec la possibilité de monétiser jusqu'à 10 jours de RTT par an.
- Une part d'intéressement, calculée en fonction des résultats de l'année.
- Une allocation de 9 euros par jour pour les repas (Carte Swile).
- Une prise en charge de 50% des frais de transports en commun.
- Une prime de mobilité de 400 euros par an si vous préférez vous déplacer en vélo.
- Une mutuelle santé entièrement gratuite, prise en charge par l'agence.
- La possibilité de télétravailler 2 jours par semaine, avec une indemnisation de 20€ par mois, équivalant à 240€ nets de plus par an.
- Une prime de vacances annuelle de 450 euros.
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.