Réf.
2024/ECTEGAEF/12041
Type d'offre
Experts
Type de contrat
Contrat de prestation de services
Domaines d'expertises
Formation professionnelle, Insertion, Emploi ; Gestion administrative et financière
Date limite de candidature
10/11/2024 23:59
Durée de la mission
Court terme
Contrat
Indépendant / Entrepreneur Individuel
Durée
2 mois
Expert.e court terme en gestion administrative et financière (H/F)
Département Capital humain et Développement social - CHDS > Formation professionnelle, Insertion et Emploi
Mis en ligne le : 16/10/2024
AFRIQUE SUBSAHARIENNE
EUROPE CONTINENTALE
FRANCE
Description de la mission
Objectif de la prestation
L’objectif de la prestation vise à régulariser et mettre en conformité la situation administrative et financière du projet en vue de sa clôture prochaine ; ainsi qu'à accompagner les équipes terrain dans l’appropriation des outils de suivi financier et budgétaire et le respect des procédures.
En fonction de la date de démarrage de la mission, l'expert.e pourra également être amené.e à participer à l'intégration et la formation de la personne nouvellement recrutée au poste de assistant.e de projet au Congo.
Résultats attendus
L’expert.e sera en charge de la régularisation du volet administratif et financier du projet et la mise à jour des outils de suivi correspondants :
- Accompagnement des chefs de projet dans l’appropriation et la prise en main de l’outil de suivi budgétaire ;
- Identification des marchés présentant des irrégularités dans la procédure de passation et correction quand cela est possible ;
- Mise à jour des plans de passation de contrats (PPC) ;
- Fiabilisation des données juridiques et contractuelles dans le logiciel interne de gestion de projet.
En fonction de la date de démarrage de la mission, celle-ci pourra inclure la participation à l'intégration de la personne nouvellement recrutée au poste d'assistant.e de projet recruté.e, qui devra être en mesure de réaliser ses missions en autonomie et dans le respect des procédures en vigueur.
Méthodologie et activités prévisionnelles
L’essentiel de la prestation sera basé sur :
- La revue des outils disponibles et des procédures existantes ;
- Des échanges avec les personnels EF impliqués sur la mise en œuvre du projet à la Direction des Opérations (chefs de projet, assistant.e de projet terrain, chargée de projet siège, assistante de projet siège, chargée de projet administratif et financier transversale, coordinatrice administrative et financière, cellule contrats et achats), à la Direction des affaires financières (comptabilité, contrôle financier, trésorerie), au Département des affaires juridiques, et éventuellement au Contrôle interne.
Livrables attendus
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Livrables prévisionnels |
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1. Plan de travail pour l’ensemble de la prestation |
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2. Liste des marchés dont les procédures de passation ont été contrôlées et description des mesures correctives éventuelles prises |
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3. PPC mis à jour |
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4. Archivage des pièces de passation de marché/exécution des contrats en vue des audits 2023 et 2024 |
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5. Données juridiques et contractuelles fiabilisées dans le logiciel interne de gestion de projet |
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6. Rapport final de mission |
Durée estimée de la prestation
La mission se déroulera sur 30 H/J, avec une mission à prévoir au Congo.
Cette durée tient compte de la réunion de cadrage, de la réalisation des travaux, et de la rédaction du rapport de mission.
Description du projet ou contexte
Le projet VET TOOLBOX II vise à accompagner les investissements européens dans 11 pays d’Afrique sub-saharienne afin d’augmenter les effets positifs de ces investissements en termes d’emploi local et pour adapter la formation professionnelle, en lien avec les besoins du secteur privé. Il est mis en œuvre par un consortium d’agences européennes de coopération qui comprend ENABEL (chef de file), LuxDev, le British Council, la GIZ et Expertise France. Expertise France intervient dans deux pays: la République de Côte d'Ivoire et la République du Congo.
Le projet VET Toolbox II se décline en trois (03) axes :
(i) Encourager le dialogue public-privé sur les compétences tournées vers l’emploi et la formation professionnelle.
(ii) Appuyer les acteurs de la formation professionnelle pour développer leurs compétences et mieux adapter l’offre de formation professionnelle aux besoins des entreprises.
(iii) Favoriser l’échange de bonnes pratiques entre les acteurs de la formation professionnelle
Au cours de sa mise en œuvre, le projet a eu à souffrir d’un certain nombre d’éléments d’un point de vue administratif et financier :
- Absence d’outil de suivi et de planification budgétaire ;
- Vacance du poste d’Assistant.e de projet au siège pendant près d’un an entre le printemps 2023 et avril 2024 ;
- Succession de personnes différentes au poste de Chargé.e de projet (3 depuis le début du projet, sur une période de 2 ans) ;
- Manque d’appropriation, de maîtrise et de suivi des procédures.
A l’approche de la fin du projet, un outil de suivi budgétaire a été mis en place ; un important travail de pointage entre les dépenses faites au siège, les dépenses faites sur le terrain, les remontées de caisse et le logiciel comptable a été effectué ; le solde restant sur le budget du projet a pu être déterminé avec précision permettant l’établissement d’un nouveau budget prévisionnel sur la période restante.
Plusieurs chantiers administratifs et financiers restent néanmoins à finaliser et/ou lancer:
- Accompagner les chefs de projet dans l’appropriation et la prise en main de l’outil de suivi budgétaire, en lien avec l’Unité Support Projet (USP) pour la Côte d’Ivoire ;
- Préparer les audits 2023 et 2024 en vérifiant le bon respect des règles et procédures de passation de marchés, s’assurer pour chacun des contrats de la disponibilité et du bon archivage des pièces de passation de marché/exécution du contrat et procéder aux régularisations si besoin et quand cela est possible ;
- Mettre à jour les Plans de passation de contrats (PPC) en Côte d’Ivoire et au Congo ;
- Régulariser la situation des contrats passés dans le logiciel interne de gestion de projet.
Profil souhaité
- Formation supérieure en comptabilité, gestion administrative et financière avec 5 années minimum d’expérience
- Forte capacité de travail, de rigueur et d’organisation ;
- Parfaite maîtrise des outils bureautiques en particulier Excel ;
- Excellente expression écrite et orale en français ;
- Une expérience sur les procédures de passation de marchés financés d'Expertise France serait un atout.
Informations complémentaires
Le dossier de candidature doit être constitué :
- Du CV de l’expert.e en charge de la mission avec les références ;
- D'une lettre de motivation précisant les coûts de prestation (honoraires).
Critères de sélection des candidatures
Le processus de sélection des candidats s'opérera selon le(s) critère(s) suivant(s) :
- Formation/compétences/expériences du candidat
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.