Basé à Luanda, le.a Responsable Administratif et Financier, spécialisé.e en gestion des subventions (RAF) supervisera les aspects relatifs aux finances, à l'administration/RH, à la logistique et aux achats du programme UNI.AO. Cela inclut le suivi des systèmes de subventions, la gestion de la conformité, la gestion de la planification financière et la supervision des fonctions administratives. Le.a RAF, spécialisé.e en gestion des subventions, occupe une position clé pour soutenir la mise en œuvre efficace des activités du programme UNI.AO, surtout en ce qui concerne le suivi des subventions aux institutions d’enseignement supérieur en Angola (plus de 25 contrats à suivre).

Sous la supervision de la cheffe de projet, le.a Responsable Administratif et Financier, spécialisé.e en gestion des subventions, aura les principales responsabilités suivantes :

Responsable de la gestion quotidienne des questions liées à la gestion du projet ainsi qu'à l'administration, la comptabilité et les finances

·       Responsable de la supervision du personnel du domaine administratif et financier du programme (Assistant comptable et de soutien aux subventions, Assistant financier pour les subventions, Chauffeur-Logistique);

·       Assister la cheffe de projet (CdP) dans la gestion des contrats élaborés dans le cadre du programme, conformément aux règles d'Expertise France (notamment : émission de bons de commande, vérification des factures, paiements, vérification des dates de validité des contrats, élaboration d'avenants) ;

·       Responsable du processus de préparation et d'analyse administrative des appels d'offres, vérification des documents envoyés par les candidats en étroite collaboration avec la CdP et le siège d'Expertise France ;

·       Assurer la gestion du budget local et des comptes bancaires associés, avec la collaboration de la CdP et du siège d'Expertise France ;

·       Supervision et contrôle de la comptabilité locale conformément aux dispositions d'Expertise France ;

·       Gestion des flux de trésorerie ;

·       Contribuer à l'élaboration des rapports et tableaux financiers, en soutien à la CdP;

·       Participer à la clôture de l'exercice fiscal ;

·       Assurer le suivi des lettres et documents administratifs ; 

· Présenter des propositions opérationnelles relatives à la planification administrative et financière et aux processus de recrutement, en veillant au strict respect des   procédures ; 

·Responsable de la supervision de l'utilisation du véhicule du programme conformément aux règles d'Expertise France ;

Garantir la bonne exécution administrative et financière de la gestion des subventions aux IES, bourses d'études et autres dispositifs financiers du projet ;

·        Fournir des orientations et un accompagnement aux organisations sélectionnées sur les règles et procédures de gestion de leur subvention conformément aux directives du programme/EF/UE.

·        Maintenir des dossiers précis et à jour des activités et de la documentation liées aux subventions et aux bourses, en assurant la transparence et la redevabilité tout au long du processus.

·        Coordonner avec le reste de l’équipe pour examiner les dépenses des partenaires et garantir le respect des dispositions financières des contrats de subvention.

·        Identifier et coordonner les ajustements contractuels nécessaires à la bonne exécution des contrats de subvention (avenants, modifications budgétaires, etc.).

·        Mettre en place des outils de suivi et de gestion des contrats de subvention, tels qu'un tableau de bord et un manuel administratif et financier, afin de permettre un suivi et une gestion efficace du mécanisme

·        Superviser l’Assistant financier pour les subventions dans l’analyse des rapports financiers et des pièces justificatives présentés par les bénéficiaires des subventions

·        Valider les rapports financiers des IES bénéficiaires des subventions, utilisant la plateforme numérique dédiée par le programme

·        En collaboration avec l’équipe technique et la CdP, superviser la mise en œuvre des activités prévues dans le cadre des subventions, en suivant lesprogrès par rapport aux plans de travail et aux prévisionnels budgétaires des organisations soutenues.

·        Collaborer avec l’Assistant financier pour les subventions pour collecter, analyser et rapporter les données de suivi, en fournissant des retours aux bénéficiaires si nécessaire.