Intégré(e) à l’équipe Unité Support Projets (USP) en Haïti et placé(e) sous la supervision du Coordinateur des Fonctions Transverses (CFT), tout en étant en lien fonctionnel et managérial avec le Département des Affaires Juridiques (DAJ) du Siège, le/la Responsable Achats et Contrats a pour mission de :

·       Sécuriser les engagements/actes juridiques passés par l’USP et apporter autant que de besoin son expertise à l’ensemble des services de l’USP

En lien avec le DAJ, avec l’aide de son équipe et dans le cadre des règles et procédure adoptées par l’Agence, la/le responsable contrats et achats :

·       Fournit un conseil de 1^er niveau auprès des projets en matière d’expression de besoin, de passation de contrat, de technique d’achat et de suivi d’exécution

·       Assure, optimise et consolide la programmation des procédures de passation dont il a la charge à travers l’établissement de Plans de passation de contrats (PPC)

·       Organise « l’optimisation achat » des besoins programmés dont il a la charge par toute forme de démarches utiles (parangonnage, sourcing, établissement de base fournisseurs, cartographie achat, recours à tout dispositif de mutualisation, etc.)

·       Met en œuvre l’ensemble des procédures de passation de contrat relevant des besoins propres de l’USP et de son portefeuille de projets et prend en charge notamment :

o   l’élaboration des dossiers de consultation en lien avec les prescripteurs techniques,

o   la publication des avis,

o   le dépouillement des plis,

o   l’organisation et la supervision de l’évaluation des candidatures, offres et propositions de projets reçues en lien avec les experts des services prescripteurs,

o   la mise au point, la contractualisation et la notification des contrats,

o   l’enregistrement des contrats dans les systèmes d’information

·       Assure le suivi d’exécution contractuelle de ces contrats et le cas échéant les modifications contractuelles nécessaires (avenant, décisions, formelles, bons de commande, ordres de service, etc.).

·       En lien avec le DAJ et le service de la conformité de l’Agence, la/le responsable contrat et achat doit garantir la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence. Il se conforme également au dispositif interne de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.

Pour ce faire la/le Responsable contrats et achats :

·       S’approprie l’ensemble des règles applicables à la passation de contrats par l’Agence et se tient informé de leur mise à jour

·    Assure un lien permanent entre l’USP et le DAJ et autant que de besoin avec l’ensemble des autres services relevant de la fonction juridique de l’Agence, (Cellule contrat achat basée à Paris, USP basées dans d’autres pays, etc.)

·      Participe à l’ensemble des instances et autres comités relevant de la fonction juridique de l’Agence (Réseau DAJ+, Comité documentaire, Formations internes, groupes de travail, etc.)

·    Transmet au contrôle préalable du DAJ, conformément aux processus de l’Agence, les dossiers de consultation et autres rapports d’évaluation et d’attribution et toutes autres pièces produites au cours de la passation de contrat soumise à un contrôle

·       Contribue et facilite de manière générale tout contrôle ou audit sur son service et sur les activités auxquelles il a contribué

La/le responsable contrats et achats assure la mise en place d’une organisation efficiente de son pôle au bénéfice des projets, alliant respect du chronogramme d’activités et conformité juridique

La/le responsable achats contrats seconde le Coordinateur des Fonctions Transversales pour le pilotage des activités juridiques des projets et du bureau

Elle/il supervise l’approvisionnement du bureau et des projets

Elle/Il assure le reporting achat-juridique du bureau

Elle/il assure l’intérim du CFT sur les questions juridiques en cas d’absence.

Elle/Il pilote et gère les activités liées au système d’information de gestion des contrats et participe autant que de besoin au déploiement des nouveaux outils en lien avec la gestion des contrats

ACTIVITES PRINCIPALES

Supervision du traitement des commandes et mise en œuvre du processus d’achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France

·       Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat

·       Superviser le suivi des demandes d’achat et de l’avancement du traitement des commandes

·       Apporter un appui aux acheteurs pour la réalisation des achats, et la rédaction des contrats

·       Valider les dossiers d’achats/de subventions et les contrats y afférents

·       Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation interne (coordination et siège) selon la réglementation applicable à l’Agence et en particulier le règlement des marchés publics et subventions

·       Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles applicables

·       Elaborer les plans de passation de marchés pour chaque projet en lien avec les opérationnels et superviser la mise à jour

·       Centraliser les achats d’équipements durables et les faire valider par le CFT avant envoi au service dédié au siège

·       S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes

·       Appuyer les équipes dans l’établissement des dossiers d’appels d’offres et le suivi de bonne exécution, en particulier des marchés de travaux en veillant aux règles spécifiques à ce type de marchés (code de la commande publique, CCAG, droit de la construction…)

Passation et supervision de subventions selon les règles d’Expertise France

·       Superviser les appels à proposition en lien avec les opérationnels

·       Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées

·       Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis

·       Superviser l’évaluation et la sélection des bénéficiaires conformément aux procédures de l’Agence

Suivi d’exécution des contrats

·       Assurer le suivi et le respect des conditions contractuelles : livrables (rapport narratifs et financiers intermédiaires et finaux) / délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement ;

·       S’assurer du respect des règles de l’Agence auprès des bénéficiaires ;

·       Mettre en place des outils de gestion de subvention en lien avec le service financier et le CFT ;

·       Former les bénéficiaires aux règles internes et des bailleurs si nécessaire

·       Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques

Supervision de l’approvisionnement du bureau en lien avec les équipes achats

·       Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseurs, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…)

·       Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national

·       Superviser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau

·       Superviser la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison

·       Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs en lien avec les acheteurs

Management

·       Préparer les plannings des équipes achat sous sa responsabilité

·       Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe

·       Superviser la bonne réalisation des plannings de son équipe

·       Former les équipes d’achat aux procédures

·       Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés

·       Participer au briefing d’intégration des nouveaux arrivants

Activités transverses 

·       Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables

·       Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat

·       Elaborer en lien avec la CFT les reportings mensuels contrat et achat

·       Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs

·       Superviser l’archivage des documents juridiques-achat du bureau et des projets

·       Faire le lien avec le cabinet d’avocat local le cas échéant

·       Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ