Le.a Responsable Administratif.ve et financier.ère (RAF) est chargé-e de: 

Gestion comptable et financière :

En supervision de le/l’Assistant.e de projet, le/la RAF est responsable des activités suivantes : 

• Contrôler la qualité des justificatifs comptables de EF et des partenaires de mise en œuvre: veiller à ce que chaque dépense relative au projet soit appuyée par une pièce justificative probante et en conformité avec les procédures d’Expertise France et du projet (respect des seuils de mise en concurrence, seuils d’engagement et de paiement) ;
• Contrôler la qualité des outils de trésorerie : veiller au paramétrage correct des journaux de caisse et banque des projets ;
• Superviser les opérations de caisse effectuées pare le/l'assistant-e de projet (contrôles mensuels et ponctuels) ;
• Suivre les opérations financières du compte bancaire Expertise France: frais bancaires, retraits, règlements ; contrôle des chèques et des opérations de virements ;
• Superviser la bonne numérotation des pièces comptables, leur classement méthodique et l’archivage papier et électronique par le/l’Assistant.e Administratif.ve et Logistique;
• Réaliser les clôtures mensuelles des journaux de caisse et banque, incluant rapprochement bancaire et inventaire de caisse ;
• Transmettre des clôtures mensuelles au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef.fe du projet ;
• Anticiper les besoins en trésorerie du projet et des partenaires ;
• Préparer et envoyer les demandes d’approvisionnement au siège d’Expertise France après validation du/de la Chef.fe du projet ;
• Contribuer aux revues du projet et aux clôtures annuelles et intermédiaires comptable du projet, en lien étroit avec le.a Chef.fe du projet et le siège.

Gestion budgétaire du projet et rapports financiers

Il/elle est responsable des aspects relatifs aux finances, incluant les éléments budgétaires, et notamment :

• Garantir la bonne affectation budgétaire des dépenses terrain ;
• Vérifier l’éligibilité des dépenses terrain prévues dans le budget du projet (EF et partenaires de mise en œuvre);
• Garantir le suivi budgétaire des dépenses (exécution financière) ;
• Préparer et mettre à jour les prévisionnels de dépenses du projet en lien étroit avec les équipes du projet (EF et ses partenaires) et le siège ;
• Participer à l’exercice mensuel de Reporting Pilotage Projet agence (RPP), participer aux exercices budgétaires agence (budget initial, budget révisé, prévisions d’atterrissage)
• Transmettre le suivi budgétaire mensuel du projet (format Expertise France) au siège d’Expertise France, après validation du Chef.fe de Projet ;
• Consolider les informations et elaborer les rapports financiers intermédiaires et final du projet (EF et partenaires de mise en œuvre) pour envoi au bailleur;
• Veiller à la cohérence des données financières avec les rapports techniques ainsi que les données relatives au suivi-évaluation du projet (données renseignées dans l’outil de suivi évaluation Log ALTO « SANSE ») ;
• Participer à l’amélioration des procédures, règles et outils administratifs et financiers sous la supervision du/de la Chef.fe de Projet, en concertation avec le siège d’Expertise France ;
• Mettre en place un manuel de procédures projet dans le respect des règles du bailleur (financement Initiative)
• Diriger les audits financiers prevues dans le cadre du projet (dépenses d’EF et des partenaires) ;
• Suivre et mettre en oeuvre les recommandations formulées par les auditeurs externes, l’équipe projet du siège d’Expertise France et les bailleurs en mission de supervision ;
• Représenter Expertise France, avec ou pendant l’absence de le.a Chef.fe de Projet, auprès des autorités et partenaires, dans les domaines financiers, administratifs, juridiques des projets. 

Accompagnement des partenaires de mise en œuvre

• Mise en place de réunions régulières avec les RAFs des partenaires de mise en œuvre pour anticiper d’éventuelles difficultés
• Vérification, analyse et transmission au siège des rapports financiers transmis par les partenaires avant envoi au siège
• Renforcer les compétences en matière de gestion administrative et financière du personnel administratif et financier de l’OSC mauritanienne.

Gestion des achats et des contrats

Le.a RAF assurera, conformément aux règles et procédures de passation de marché public d’Expertise France, la gestion de l’ensemble des fonds alloués pour les achats dur projet, et appuiera le.a Chef.fe du projet dans la mise en oeuvre du Plan de passation des contrats de marché du projet. Il procèdera notamment à :

• la rédaction des documents d’appels d’offre et au pilotage des processus de passation de marché (application des procédures de passation de marché public, cadrage et lancement, suivi des appels d’offres, sélections des offres) en collaboration avec l’équipe du projet et le siège d’Expertise France ;
• ’élaboration et à la mise en oeuvre d’un système de gestion (archivage) et de suivi de l’exécution des contrats passés (préparation des dossiers de demande d’importation, documentation des livraisons des produits et leur remise au bénéficiaire) ;
• contrôle qualité de l’exécution des marchés, en tant que principal interlocuteur des fournisseurs, en s’assurant que les consultants, prestataires et fournisseurs respectent les termes et conditions contractuelles, et les délais fixés ;
• reporting administratif et financier auprès d’Expertise France systématique pour tous les contrats signés, exécutés et clôturés. 

Gestion RH

Sous la supervision du Chef de Projets, il/elle est le contact principal du cabinet de portage salarial pour :

• Suivre et contrôler le paiement des salaires par le cabinet de portage conformément à la législation du pays ;
•  Participer au recrutement du personnel national ; 
• Superviser le suivi des congés, heures supplémentaires, récupérations, etc. du personnel ;
• Veiller aux plans de charges et au planning de travail des équipes et évaluer les compétences et les performances, en lien avec le.la Chef.fe du projet;
• Contribuer à la fixation des objectifs de l'Assistant.e de Projet.