SITUATION/POSITION : Direction des Opérations – Département Capital humain et Développement social – Pôle Formation Professionnelle, Insertion et Emploi

Le département est composé de 3 pôles :

• Protection Social et Travail Décent
• Education, Enseignement Supérieur et Recherche
• Formation Professionnelle, Insertion et Emploi

Sous la supervision de la Responsable du pôle, le/la Chargé(e) de projets administratif et financier sera amené.e à appuyer, sur les plans administratifs et financiers, le développement et la mise en œuvre du portefeuille de projets définis.

Il/elle travaillera en lien avec la chargée de projets administratif et financier Transverse du pôle et au côté des chargé.e.s de projet techniques et opérationnels et des assistant.e.s de projet du pôle.

Dans le cadre de ses fonctions, outre le soutien au développement et à la mise en œuvre des projets, il/elle se chargé.e d’assurer le renforcement de capacités des équipes et l’harmonisation des pratiques administratives et financières.

Missions

Le CP Administratif et Financier sera en charge d’appuyer les équipes projets dans la gestion financière, budgétaire, comptable, administrative et contractuelle  de certains projets du pôle (les projets sont répartis avec un deuxième CPAF.

Conception et développement du portefeuille

• Appuyer les équipes dans l’élaboration de l’offre financière du projet et des analyses de rentabilité (relecture et propositions d'ajustements). 
• Vérifier les critères de rentabilité liés aux révisions budgétaires et contractuelles.
• Appuyer les équipes dans l'identification des prérequis administratifs nécessaires à la mise en œuvre opérationnelle 
• Identifie les risques financiers et administratifs et solutions associées.
• Assurer la contractualisation et le suivi des bailleurs (AFD, UE, etc.).

Mise en œuvre du projet : Gestion financière et logistique

• Met à jour les outils de suivi financier internes à l’Agence, conformément aux procédures et outils internes d’Expertise France ;
• En fonction des besoins, met en place des outils de suivi financier internes aux projets et accompagne les équipes projet à leur appropriation ;
• Assure le travail de planification budgétaire annuel et pluriannuel et valide les demandes d’approvisionnement des projets ;
• Assure le suivi financier de l'exécution budgétaire des projets et est le garant de la conformité des dépenses réalisées dans le cadre des projets, selon les procédures internes à Expertise France ;
• Prépare le reporting financier bailleur (contractuels) selon les procédures en vigueur ;
• Veiller à l'intégration des données du projet dans le système de gestion de projets (données identitaires, dates clés, import du budget, contrat bailleur etc.) ;
• Planifie et appuie les équipes dans la réalisation des exercices de reporting mensuel du pôle et plus largement des travaux financiers du pôle en conformité avec le cycle budgétaire et de clôture de l'agence ;
• Prépare la clôture budgétaire annuelle et les audits, avec l’appui de l’assistante de projet ;
• Avec l’appui de l’assitant.e de projet assure la gestion des aspects logistiques du projet (voyages et missions, frais, visa, moyens divers de fonctionnement...).

Activités de gestion administrative et contractuelle

• Accompagne l’appropriation des procédures et des outils par les équipes des projets et s’assure de leur bonne application par l’ensemble des parties ;
• Garantit la bonne gestion des risques contractuels du projet, identifier les risques et remonter l’information ;
• Contribue à l’identification des besoins et à la mise à jour des tableaux de bord/suivi existants en ce qui concerne la gestion administrative et contractuelle ;
• Participe à l’identification des ressources nécessaires (experts, prestataires, etc.) au regard des termes de référence définis par les équipes projet et met en place les cadres contractuels nécessaires (appels d’offres, contractualisation directe) ;
• Gère les contrats en cours des projets en lien avec services concernés.
• Supervise la préparation et le lancement des appels à projets, et appuie les équipes des projets dans la gestion des subventions ;
• Participe à la mise à jour du manuel de procédures et contribue à l’élaboration des outils et procédures internes de gestion des projets, dans le respect des procédures internes d’Expertise France ;
• Veille au classement des documents administratifs et contractuels ;
• Participe à la préparation des audits avec l’assistant.e de projet.
   

Processus de capitalisation

• Participe à la valorisation des retours d’expérience et à la diffusion de bonnes pratiques ;
• Contribue aux phases de développement ou de mise en œuvre de nouveaux projets auprès d’autres collaborateurs du département ;
• En fonction des besoins du département, le/la Chargée de projet administratif et financier peut être amené(e) à intervenir sur d’autres dossiers en cours ou en développement.