Réf.
2024/ADPS/11878
Type d'offre
Poste terrain
Type de contrat
CDD
Domaines d'expertises
Affaires financières ; Gouvernance économique et financière
Date limite de candidature
30/09/2024 00:00
Contrat
Salarié
Durée
12 mois renouvelable
Assistant.e de projet - SAIF (H/F)
Département Géographique - GEO > DP Côte d'Ivoire
Mis en ligne le : 12/09/2024
AFRIQUE SUBSAHARIENNE
CÔTE D'IVOIRE
ABIDJAN
Description de la mission
Missions principales
En appui au chef de projet et en lien étroit avec l’USP, vos principales missions seront :
- La gestion logistique et événementielle des projets;
-La gestion administrative des projets;
-La gestion des subventions liées au projet;
- La gestion de la communication autour des projets.
Activités et tâches
Gestion logistique :
- Assurer ou appuie l’organisation logistique d’événements (séminaires, formations, ateliers, réunions, comités de pilotages ; commande auprès des prestataires ; accueil et coordination des prestataires lors des événements, etc), en lien avec l’USP et / ou avec les administrations bénéficiaires ;
- Programmer, organiser, optimiser les coûts et assurer le bon déroulement des missions terrain : déplacements, hébergement, per diem, obtention des visas, prises de rendez-vous, préparation des ordres de mission, documentation projets, etc ;
- Assurer l’envoi des invitations et établit les listes de participant(e)s ;
- Assurer la préparation des formulaires de participation et des attestations de formation ;
- Préparer les fournitures et le matériel nécessaires au bon déroulement des activités (commandes aux prestataires, suivi de commandes…) ;
- Vérifier la disponibilité et la fonctionnalité du matériel de projection ou matériel audio ;
- Assurer la gestion des feuilles d’émargement.
Gestion administrative :
- Gérer les aspects administratifs des dossiers liés à la mise en œuvre opérationnelle des projets ;
- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs : comptes rendus de réunions et d’ateliers, courriers, notes, etc ;
- Apporter un appui à l’organisation générale du projet : organisation de réunions, envoi de mails, relances téléphoniques, réception et distribution de courriers, etc ;
- Assurer l’archivage des documents projets et des pièces justificatives aux formats papiers et numériques.
Communication :
- Appuyer, en tant que de besoin, les activités de communication propres aux projets ;
- Mettre à jour et suivi de la base de photos et de vidéos en lien avec l’équipe projet ;
- Mettre à jour de l’agenda sur les sites internet des projets.
Description du projet ou contexte
L’Assistant(e) de projet, basé(e) dans les bureaux d’Expertise France à Abidjan, contribue à l’organisation et à la mise en œuvre des activités du projet Soutien aux Actions d’Intégrité Financière en Côte d’Ivoire (SAIF-CI) aux côtés de l'équipe projet, en lien étroit avec l’Unité Support Projets (USP) chez Expertise France Côte d’Ivoire.
Placé(e) sous la responsabilité hiérarchique du chef de projet, il/elle appuie l'équipe basée à Abidjan dans la gestion administrative, logistique et financière du projet.
Profil souhaité
Diplôme et expérience requis
- Diplôme BAC + 3 minimum en administration, logistique, gestion de projet ou autre filières connexes ;
- Expérience réussie d’au moins 3 ans sur un poste similaire ;
- La pluridisciplinarité est un atout (logistique, finances, administration, secrétariat) ;
- Excellente maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word exigée ;
- Maîtrise des fondamentaux de la gestion de projet et de l’organisation événementielle est un atout.
Qualités requises
- Rigueur et sens de l’organisation ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Autonomie, proactivité et réactivité ;
- Capacité d’adaptation et dynamisme ;
- Capacité de communication et de travail en équipe ;
- Maîtrise du français (écrit et oral) ;
- Anglais souhaitable ;
- Grand sens relationnel.
Informations complémentaires
Date de prise de fonction : Octobre 2024
Documents à soumettre : CV et lettre de motivation (2 pages maximum)
Nature du contrat : Contrat ivoirien à durée déterminée
Rémunération : selon grille salariale EF et profil
Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s à soumettre leur CV et Lettre de motivation mentionnant au moins 2 références dans les meilleurs délais.
Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.
Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique. L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :
- gouvernance démocratique, économique et financière ;
- paix, stabilité et sécurité ;
- climat, agriculture et développement durable ;
- santé et développement humain.
Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, mobilise de l’expertise technique et joue un rôle d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.